Case study z wdrożenia w M3 Olsztyn: od wielu narzędzi do jednego środowiska ERP

Każda rozwijająca się firma dochodzi do momentu, w którym kolejne rozwiązania przestają wystarczać. M3 Olsztyn potrzebowało już nie następnego programu, lecz wspólnego środowiska dla sprzedaży, magazynu, finansów i obsługi klienta. Tak rozpoczął się projekt, który zmienił sposób pracy całej organizacji.

Kiedy firma rośnie szybciej niż jej systemy

Więcej klientów, więcej zamówień, więcej dostawców. Dla rozwijającej się firmy to dobry scenariusz – do czasu, gdy informacje zaczynają krążyć między osobnymi programami, a pełny obraz sytuacji powstaje dopiero po połączeniu danych z kilku miejsc.
 
M3 Olsztyn właśnie znalazł się w takim momencie. Dalszy rozwój wymagał nie kolejnego narzędzia, lecz uporządkowania sprzedaży, magazynu, finansów i relacji z klientami. Tak rozpoczęło się wdrożenie systemu ERP Streamsoft Prestiż, jego integracja z platformą B2B Saly oraz uruchomienie elektronicznej wymiany danych z dostawcami.
 

Wszystko działa. Tylko nie w jednym miejscu

M3 Olsztyn od ponad 20 lat działa w branży wyposażenia i wykończenia wnętrz. Firma oferuje podłogi i drzwi, obsługuje klientów indywidualnych, a także realizuje i koordynuje większe projekty wykończeniowe. Współpraca z wieloma producentami i dostawcami pozwala jej dostarczać rozwiązania do mieszkań, domów, biur oraz obiektów usługowych.
 

Wraz ze wzrostem skali działalności coraz trudniej było zarządzać poszczególnymi obszarami bez wspólnego źródła danych. Sprzedaż, stany magazynowe, rozliczenia i historia kontaktów z klientami musiały zostać połączone tak, aby pracownicy nie tylko szybciej docierali do informacji, ale również mogli na niej polegać.
 

Firma nie szukała więc systemu obsługującego pojedynczy dział. Potrzebowała rozwiązania, które obejmie cały proces – od zamówienia złożonego przez klienta aż po rozliczenie i kontrolę kondycji przedsiębiorstwa.
 

Najważniejsze pytanie nie brzmiało „jaki system?”, lecz „jak połączyć cały proces?”

Po analizie potrzeb zaproponowaliśmy wdrożenie Streamsoft Prestiż w zakresie modułów Handlowo-Magazynowego, Finansów i Księgowości, Środków Trwałych oraz CRM.
 

Sam wybór ERP był jednak tylko częścią projektu. W firmach z branży wyposażenia wnętrz sprawna obsługa zależy od przepływu informacji między sprzedażą, magazynem, dostawcami i kanałami składania zamówień. Dlatego od początku trzeba było uwzględnić integracje, a nie traktować je jako dodatek wdrażany później.
 

To właśnie doświadczenie w podobnych projektach i wcześniejsze integracje z rozwiązaniami B2B były jednym z powodów, dla których M3 Olsztyn zdecydował się na współpracę z naszym zespołem.
 

Zamówienia przestały krążyć między systemami

Połączenie Saly ze Streamsoft Prestiż sprawiło, że zamówienia zaczęły trafiać bezpośrednio do systemu ERP. Bez ponownego wprowadzania tych samych danych i bez niepotrzebnego przenoszenia informacji między programami.
 

Projekt objął również EDI, czyli elektroniczną wymianę danych z dostawcami. Automatyzacja ograniczyła ręczną obsługę dokumentów i usprawniła komunikację poza firmą.
 

Dla M3 Olsztyn oznaczało to krótszą drogę od zamówienia klienta do jego realizacji. Dla pracowników – mniej czynności, które wcześniej zabierały czas i zwiększały ryzyko pomyłek.

Największa zmiana nie polegała na uruchomieniu nowego oprogramowania. Polegała na tym, że informacje potrzebne w różnych częściach firmy zaczęły spotykać się w jednym miejscu.

Dzięki wdrożonemu rozwiązaniu zyskaliśmy jedno narzędzie, z którego nadzorujemy całą działalność przedsiębiorstwa: od obsługi sprzedaży i magazynu, przez rozliczenia, aż po relacje z klientami.

Pracownicy uzyskali dostęp do spójnych danych o sprzedaży, stanach magazynowych, finansach i klientach. Kierownictwo mogło szybciej oceniać bieżącą sytuację firmy, bez wcześniejszego zbierania i porównywania informacji z kilku źródeł.
 

System zaczął wspierać codzienną pracę tam, gdzie wcześniej pojawiały się przestoje: przy obsłudze zamówień, wymianie dokumentów, kontroli stanów i analizie danych.

E-commerce, produkcja, handel, magazyn oraz dystrybucja. Zobacz Streamsoft →

 

Zmianę było widać w codziennej pracy

 
Pracownicy zyskali dostęp do spójnych informacji o sprzedaży, stanach magazynowych, finansach i klientach. Kierownictwo mogło szybciej oceniać sytuację firmy, bez zbierania danych z kilku miejsc.
 

Najważniejszy efekt dotyczył jednak obsługi zamówień. 

Integracja ERP z B2B oraz automatyzacja wymiany danych z dostawcami przyspieszają czas realizacji zamówień i wspierają nas w utrzymaniu wysokiego standardu obsługi.

Wdrożenie usprawniło więc nie tylko pracę wewnątrz firmy. Jego efekty zaczęli odczuwać także klienci. O wszystkich rezultatach przeczytasz w pełnym case study wdrożenia, klikając w ten link.
 

ERP powinien odpowiadać na rzeczywisty sposób działania firmy

 
Historia M3 Olsztyn pokazuje, że o wartości wdrożenia nie decyduje sama liczba uruchomionych modułów. Liczy się to, czy system łączy obszary, które na co dzień muszą ze sobą współpracować: sprzedaż, magazyn, finanse, platformę B2B i dostawców.
 

Właśnie dlatego każde wdrożenie rozpoczynamy od poznania organizacji pracy klienta. Dopiero później dobieramy rozwiązania, które mają ją realnie usprawnić.
 

Porozmawiajmy o potrzebach Twojej firmy i sprawdźmy, jak może wyglądać system dopasowany do jej codziennej pracy.