Samoobsługa pracownicza w enova365 – co pracownik może zrobić bez udziału działu kadr?

Samoobsługa pracownicza w enova365 pozwala przenieść wiele codziennych spraw kadrowych bezpośrednio do Pulpitu Pracownika. Zamiast pytać kadry o pozostały urlop, wysyłać wniosek mailem czy prosić o pasek wynagrodzenia, pracownik może załatwić te sprawy samodzielnie online.

Korzyść jest obustronna. Pracownik szybciej dociera do potrzebnych informacji, a dział HR poświęca mniej czasu na powtarzalne czynności administracyjne. Pulpity są przy tym częścią szerszego obszaru enova365 Kadry, Płace i HR, więc mogą korzystać z danych już obecnych w systemie kadrowo-płacowym.

Samoobsługa pracownicza w enova365 – co zyskuje firma?

Największą korzyścią jest ograniczenie prostych spraw, które każdego dnia trafiają do działu kadr. Pracownik zyskuje dostęp do własnych danych i procesów, a HR nie musi pośredniczyć przy każdej zmianie, wniosku czy pytaniu.

W praktyce wygląda to tak:

Pulpity mogą być dostępne online również z urządzeń mobilnych. Pracownik ma więc dostęp do swoich spraw niezależnie od tego, czy pracuje przy biurku, zdalnie czy w innym oddziale firmy.

Co pracownik może zrobić samodzielnie w enova365?

Pracownik może sam sprawdzić urlop, czas pracy i wynagrodzenie, złożyć wniosek, zgłosić zmianę danych czy pobrać dostępne dokumenty. Dokładny zakres zależy od konfiguracji Pulpitu oraz nadanych uprawnień.

Najczęściej samoobsługa obejmuje:

• sprawdzanie limitu i historii nieobecności,
• składanie wniosków urlopowych,
• składanie wniosków o delegację lub pracę zdalną,
• kontrolowanie statusu złożonych spraw,
• dostęp do informacji o wynagrodzeniu,
• generowanie pasków wypłaty i innych raportów,
• sprawdzanie własnego czasu pracy,
• składanie wniosków o zmianę danych,
• dostęp do wybranych informacji z dokumentacji pracowniczej.

Dane płacowe dostępne pracownikowi są częścią szerszego procesu naliczania i dokumentowania wynagrodzeń. Jeśli ten temat jest dla Ciebie istotny, szerzej opisaliśmy go w poradniku o tym, co zawiera lista płac.

Wnioski online zamiast maili i papierowych formularzy

Jednym z najprostszych sposobów wykorzystania Pulpitu jest przeniesienie wniosków pracowniczych do systemu. Pracownik wypełnia formularz, a sprawa trafia do osoby, która powinna podjąć decyzję.

Przykładem jest wniosek urlopowy. Po jego zaakceptowaniu enova365 może automatycznie utworzyć odpowiednią nieobecność w kalendarzu pracownika. Nie trzeba przepisywać danych z kartki, maila ani osobnego formularza.

W podobny sposób można obsługiwać między innymi:

• delegacje,
• pracę zdalną,
• wyjścia prywatne i służbowe,
• wybrane sprawy związane z czasem pracy,
• wnioski dotyczące PPK.

Przy większej liczbie zatrudnionych właśnie takie drobne procesy zaczynają zajmować kadrom dużo czasu. Przeniesienie ich do jednego obiegu daje wtedy znacznie większy efekt niż samo zastąpienie papieru formularzem elektronicznym.

Pulpit Kierownika skraca drogę od wniosku do decyzji

Po drugiej stronie wielu procesów znajduje się przełożony. Pulpit Kierownika daje mu dostęp do informacji potrzebnych przy zarządzaniu zespołem i pozwala obsługiwać sprawy składane przez pracowników.

Kierownik może między innymi:

• akceptować wnioski,
• sprawdzać obecności i planowane nieobecności,
• kontrolować czas pracy i nadgodziny,
• planować harmonogramy,
• organizować zastępstwa.

Dzięki temu część spraw może zostać zamknięta pomiędzy pracownikiem a jego przełożonym, bez ręcznego przekazywania dokumentów przez HR. Szerzej oba narzędzia porównaliśmy we wpisie o Pulpicie Pracownika i Pulpicie Kierownika.

Samoobsługa może obejmować znacznie więcej niż urlopy

Urlopy, wnioski i paski wynagrodzeń to najbardziej oczywiste zastosowania, ale możliwości enova365 nie muszą się na nich kończyć. System można wykorzystać także w procesach wynikających ze sposobu działania konkretnej firmy.

Może to być na przykład:

• współpraca z zewnętrznym systemem RCP,
• wychwytywanie braków w ewidencji czasu pracy,
• oceny i samooceny pracowników,
• obsługa szkoleń,
• przypomnienia o badaniach, kursach i uprawnieniach,
• dodatkowe formularze i wieloetapowe procesy akceptacji.

To szczególnie przydatne tam, gdzie podobne zadania są dziś rozproszone pomiędzy Excelem, pocztą i kilkoma osobnymi aplikacjami. Nie zawsze trzeba wdrażać kolejne narzędzie. Czasem lepiej wykorzystać dane i procesy, które firma ma już w swoim środowisku ERP.

Jak wygląda to w praktyce? Samoobsługa dla ponad 500 pracowników

Dobrym przykładem jest nasze wdrożenie w firmie Balcerzak, gdzie jednym z wyzwań była obsługa procesów kadrowych dla ponad 500 osób.

Po wdrożeniu pracownicy mogą między innymi:

• monitorować czas pracy i wymiar urlopu,
• składać wnioski urlopowe i delegacje,
• sprawdzać pasek wypłaty i kartę wynagrodzeń.

Kierownicy zyskali natomiast szybki wgląd w obecności i planowane nieobecności zespołu oraz możliwość obsługi wniosków. Część procesów związanych z urlopami i nadgodzinami została w ten sposób przeniesiona z papierowego obiegu do systemu.

 

Przykład wdrożenia

Balcerzak

Kadry i płace

Wdrożenie enova365 usprawniło obsługę kadrowo-płacową ponad 500 pracowników. Integracja z RCP oraz Pulpit Pracownika i Kierownika zautomatyzowały rozliczanie czasu pracy, urlopy i obsługę dokumentów pracowniczych.

Zobacz wdrożenie →

Nie zawsze trzeba wymieniać systemy, które już działają

Wdrożenie Pulpitów nie musi oznaczać wymiany całego środowiska IT. enova365 można połączyć z narzędziami, które firma chce nadal wykorzystywać, a potrzebne dane przekazywać pomiędzy systemami automatycznie.

Tak było między innymi w Fabryce Wody. Przy obsłudze ponad 300 pracowników pozostawiono istniejący system RCP i rozwiązanie księgowe, a enova365 została z nimi zintegrowana. Dzięki temu nie było potrzeby ponownego, ręcznego wprowadzania tych samych informacji.

To istotne przy planowaniu całego projektu. Celem nie powinno być dodawanie kolejnych aplikacji, ale uproszczenie przepływu danych pomiędzy pracownikiem, kierownikiem, kadrami i systemami już wykorzystywanymi w firmie.

Co z dokumentacją pracowniczą?

Pulpit może również udostępniać pracownikowi wybrane informacje i dokumenty kadrowe. Sama dokumentacja pracownicza jest jednak znacznie szerszym obszarem i obejmuje między innymi akta osobowe prowadzone w częściach A, B, C, D i E.

Jeżeli chcesz uporządkować ten temat od strony formalnej, przygotowaliśmy osobny poradnik wyjaśniający, co zawierają poszczególne części akt osobowych pracownika.

W firmach, które chcą odejść od dokumentacji papierowej, kolejnym krokiem może być prowadzenie akt w formie elektronicznej. Zasady takiego procesu opisujemy w artykule o e-teczkach pracowniczych.

Kiedy warto wdrożyć samoobsługę pracowniczą?

Najwięcej zależy nie od samej liczby pracowników, ale od tego, ile czasu firma przeznacza dziś na ręczną obsługę prostych spraw.

Pulpity warto rozważyć szczególnie wtedy, gdy:

• kadry regularnie odpowiadają na te same pytania,
• wnioski nadal krążą mailem lub na papierze,
• pracownicy mają utrudniony dostęp do własnych danych,
• firma działa w kilku lokalizacjach,
• przełożeni potrzebują szybkiego wglądu w obecności i nieobecności,
• czas pracy jest rejestrowany w osobnym systemie,
• wraz ze wzrostem zatrudnienia rośnie liczba zadań administracyjnych.

Dobrym początkiem jest więc analiza procesów, które dziś najbardziej obciążają HR. Dopiero później warto dobierać konkretne funkcje i zakres Pulpitów.

Jak wdrożyć Pulpit Pracownika w enova365?

Dobrze zaplanowane wdrożenie zaczyna się od ustalenia, co pracownicy i kierownicy faktycznie powinni robić w systemie. Na tej podstawie dobiera się uprawnienia, formularze, procesy akceptacji i ewentualne integracje.

Najczęściej analizujemy:

1. Jakie sprawy najczęściej trafiają do działu kadr?
2. Które z nich można przenieść do samoobsługi?
3. Kto powinien akceptować poszczególne wnioski?
4. Jakie dane mają widzieć pracownik i kierownik?
5. Czy potrzebna jest integracja z RCP lub innym rozwiązaniem?
6. Które działania można dodatkowo zautomatyzować?

Dwie firmy korzystające z Pulpitu Pracownika mogą potrzebować zupełnie innych rozwiązań. Jednej wystarczą podstawowe wnioski i dostęp do informacji, inna będzie potrzebowała wieloetapowych akceptacji, integracji z RCP czy własnych formularzy i automatyzacji.

Dlatego przy wdrożeniu ważne jest doświadczenie partnera, który zna nie tylko sam system, ale również realia pracy działów kadrowych. Jako partner enova365 pomagamy zaprojektować procesy tak, aby samoobsługa rzeczywiście odciążała HR i była wygodna dla pracowników oraz kierowników.

Ile kosztuje samoobsługa pracownicza w enova365?

Koszt zależy od zakresu systemu, wybranego modelu licencjonowania i funkcji potrzebnych konkretnej firmie. Aktualne warianty można porównać na stronie cennik enova365.

Samoobsługa daje najlepsze efekty wtedy, gdy jest częścią szerszego podejścia do cyfryzacji kadr. Wtedy pracownicy zyskują prostszy dostęp do swoich spraw, a dział HR może skupić się na zadaniach, które rzeczywiście wymagają jego zaangażowania.