Pulpity pracownicze enova365

Pulpity pracownicze dostępne w oprogramowaniu EPR enova365 to narzędzia wspierające samoobsługę pracowniczą. Ułatwiają generowanie i zarządzanie wnioskami pracowniczymi, przez co niektóre procesy kadrowe zachodzące w firmie są zautomatyzowane i zoptymalizowane. Jednak to nie wszystko, dowiedz się, jakie jeszcze procesy wspierają pulpity enova365.

Praca zdalna w Polsce

Praca poza siedzibą biura to już nie trend, ale codzienność wielu polskich (i nie tylko) firm. Kiedy w marcu 2020 roku pandemia COVID-19 objęła terytorium Polski, wielu pracodawców i pracowników zastanawiało się jak będzie wyglądać ich praca. Na szczęście, korzystanie z nowoczesnych systemów informatycznych pozwoliło na szybkie przejście firm w tryb pracy zdalnej. Oczywiście nie dla wszystkich było to łatwe, nie wszystkie branże mogły sobie też na to pozwolić. Skalę tego zjawiska pokazuje badanie przeprowadzone w marcu 2020 roku (czyli z pierwszych miesięcy pandemii oraz lockdownu w Polsce) przez Konfederację Lewiatan – 88% firm wykorzystywało pracę zdalną w czasie trwania pandemii.

Trochę łatwiej na pracę zdalną przechodziły organizacje, które korzystały z usług chmurowych. Przechowywanie danych w chmurze i dostęp do nich z poziomu przeglądarki internetowej, a nie klasycznej aplikacji instalowanej lokalnie, przyspieszało czas przenoszenia pracy i pracowników z jednego dużego biura, do wielu mniejszych domowych biur.

Co, poza dostępem i przechowywaniem danych w chmurze, przyspieszyło przechodzenie na tryb pracy poza siedzibą firmy? Łatwiej było organizacjom, które korzystały z systemów klasy ERP (Enterprise Resource Planning), czyli tych, które wspierają codzienną pracę firmy np. obszar kadrowy i zarządzanie zasobami ludzkimi.

Po ponad roku wiemy, że hasła takie jak: praca zdalna czy praca hybrydowa, odzwierciedlają naszą nową codzienność. Przyzwyczajenie do nowego sposobu pracy wbrew pozorom nie było takie łatwe. Pracodawcy musieli zaufać swoim pracownikom w wykonywaniu pracy w innym miejscu, pracownicy musieli szybko przearanżować swoje przestrzenie prywatne na domowe biura, a to naprawdę były ogromne wyzwania, szczególnie dla organizacji, które wcześniej nie praktykowały pracy zdalnej.

Działem, który stanął przed wyzwaniem pracy zdalnej, był między innymi dział Human Resources. Kadrowi i rekruterzy praktycznie z dnia na dzień musieli zacząć korzystać z aplikacji do spotkań on-line. Co więcej, wszystkie dokumenty, w tym wnioski urlopowe i dokumentacja pracownicza, były od tego momentu przesyłane w formie PDF, skanów, a nie w wersji papierowej. Aplikacjami, które pomagają kadrowej czy specjaliście ds. personalnych są Pulpity Pracownicze dostępne w enova365.

Pulpity zdalne enova365

Jednym z elementów nowoczesnych systemów informatycznych, który ułatwia pracę kadrowych, ale też samych pracowników, są Pulpity Pracownicze. To moduły systemu enova365, do których dostęp jest możliwy 24 godziny na dobę, z dowolnego urządzenia, w tym mobilnego, wystarczy dostęp do Internetu, login i hasło. Pulpit Pracownika pozwala na wgląd w dokumentację kadrową, która przekazywana jest do działu HR. To ogromne ułatwienie dla kadrowych i samych pracowników oraz ich przełożonych.

Pulpity Pracownicze enova365 pozwalają na sprawny obieg dokumentów np. wniosków urlopowych. Pracownik samodzielnie składa wniosek o urlop, wystarczy że zaloguje się do aplikacji. Z drugiej strony, pracownik zyskuje dostęp do wszystkich swoich danych kadrowych, przez co dział Human Resources nie musi odpisywać na liczne e-maile i prośby o sprawdzenie np. limitów urlopowych. Z poziomu Pulpitu Pracownika można też sprawdzić historię swoich wypłat wynagrodzenia czy deklaracji podatkowych.

Z drugiej strony, przełożony w Pulpicie Kierownika może z łatwością zaakceptować elektroniczny wniosek o urlop, złożony przez podwładnego. W jednym miejscu menadżer, kierownik czy dyrektor mają podgląd wszystkich limitów urlopowych swoich pracowników, mogą zaplanować nieobecności w dziale, zorganizować czas pracy w sezonach urlopowych np. w wakacje i ustalić na ten okres zastępstwa.

enova365 Pulpit Pracownika

Pulpit Pracownika enova365 dedykowany jest dla każdego pracownika w Twojej firmie. Aplikacja pozwala na szybki wgląd we własne dane kadrowe i umożliwia ich szybkie zweryfikowanie. Przy przeprowadzce czy narodzinach dziecka, pracownik już nie musi prosić działu kadrowego o przesłanie danych, z których ten korzysta. Logując się do własnego pulpitu, pracownik może samodzielnie sprawdzić wszystkie potrzebne dane i w razie konieczności skorygować je, wysyłając do działu HR brakujące dokumenty.

Aplikacja gromadzi także dane związane ze współpracą pracownika z organizacją: historię zatrudnienia, cykliczne oceny pracownicze i przede wszystkim daje szybki wgląd do limitu urlopu, co jest najczęściej zadawanym pytaniem działowi HR przez pracowników.

enova365 Pulpit Kierownika

Korzystając z Pulpitu Kierownika enova365, przełożony (kierownik, menadżer, dyrektor) ma możliwość wglądu do danych pracowniczych na temat swoich podwładnych.

Dzięki aplikacji dział HR nie jest zaangażowany w zgłaszanie i akceptowanie urlopu. Przełożony dostaje powiadomienie o nowym wniosku urlopowym, może go szybciej zaakceptować (bądź nie). Dział HR otrzymuje monit dopiero po akceptacji wniosku przez przełożonego, a system automatycznie koryguje pozostały limit urlopu pracownika. Dzięki temu dział HR może skupić się na innych zadaniach, ponieważ część pracy wykonywana jest automatycznie przez system.

Co więcej, kierownicy samodzielnie mogą sprawdzić historię i wnioski urlopowe konkretnego pracownika, ale też wszystkich swoich podwładnych. To usprawnia planowanie urlopów w większych zespołach, szczególnie w czasie wakacji, ferii czy w okolicach świąt i długich weekendów, gdzie każdy chciałby móc wziąć wolny dzień. Pulpicie Kierownika to także narzędzie do monitorowania czasu pracy m.in. ilości nadgodzin realizowanych przez pracowników, co pomaga wyciągnąć wnioski, być może ktoś jest zbyt mocno obłożony i inny członek zespołu może mu pomóc? A może potrzebna jest jeszcze jedna osoba w dziale?

Z drugiej strony, dzięki Pulpitowi Kierownika menadżerowie zyskują wgląd do kwestii formalnych jak lista badań, szkolenia BHP. Przydaje się także dedykowana sekcja „Umowy”, w której można zweryfikować czas trwania umowy oraz do kiedy obowiązuje. To ogromne ułatwienie dla działu HR, który nie musi sprawdzać umów w wersjach papierowych i odpowiadać na pytania o koniec daty jej obowiązywania, wystarczy kilka kliknięć w aplikacji.

Pulpit Kierownika jest też miejscem przechowywania ostatnich ocen pracowniczych. Często odbywają się one z udziałem specjalisty ds. HR. Po zakończonej ocenie wnioski i ewentualne prezentacje lub szablony ocen dodawane są w formie załącznika dla każdego pracownika oddzielnie. Dzięki temu w jednym miejscu przechowywana jest historia takich ocen, a przełożony ma dostęp do ocen każdego ze swoich podwładnych.

Na co pozwala Praca zdalna w Pulpitach enova365?

Pulpit Pracownika w enova365 można rozszerzyć o funkcjonalność: Pracy Zdalnej w Pulpitach. Dodatkowy moduł sprawdza się w czasie pracy zdalnej lub hybrydowej, ale też w organizacjach o strukturze rozproszonej, w których pracownicy wykonują swoje zadania z różnych miejsc i częste spotkania z przełożonym lub w grupie projektowej są ograniczone.

Praca zdalna w Pulpitach

To wgląd do przydzielonych przez przełożonego i współpracowników zadań. W jednej aplikacji zebrane są wszystkie projekty i zadania, razem z ich opisem oraz terminem wykonania. Pracownik może także przydzielić zadanie innej osobie, aby wspólnie dokończyć projekt. Co ważne, przy każdej czynności możemy dodać datę jej realizacji i potrzebne załączniki. Dzięki statusom (np. do wykonania, w trakcie, wykonane) widzimy, ile rzeczy jest do wykonania w danym tygodniu i jaki mają status.

Drugą ważną funkcjonalnością jest możliwość ewidencjonowania czasu pracy. Do każdego zadania można włączyć stoper i wiedzieć ile czasu zajęło jego wykonanie. Praca zdalna w Pulpitach może służyć jako narzędzie do rejestrowania czasu pracy, wystarczy włączyć stoper przy rozpoczęciu pracy i wyłączyć licznik przy wylogowaniu się z systemu. Szczególnie przydaje się to przy wykonywaniu zadań poza siedzibą firmy. Dział HR zyskuje wgląd do przepracowanych godzin pracownika, jest to ważne przy pracach projektowych.

Jakie firmy skorzystają z wprowadzenia zdalnych pulpitów pracowniczych enova365?

Pulpity pracownicze to nie tylko aplikacja, która wesprze Twoją firmę w czasie pracy zdalnej lub hybrydowej. Pulpity enova365 sprawdzają się jako wsparcie i automatyzacja procesów w każdej organizacji.

Wspierają przede wszystkim pracę działów HR i kadr. Pozwalają na ułatwienie i usprawnienie ich pracy. Dzięki wykorzystaniu pulpitów niektóre elementy zostaną zautomatyzowane jak np. obieg wniosków urlopowych. Zmniejszy się ilość pytań o dane pracowników czy limity urlopów.

Pulpity pracownicze dedykowane są także dla organizacji, które mają strukturę rozproszoną lub jej specyfika wymusza częste wyjazdy służbowe pracowników. Takie delegacje nie zawsze są planowane i wniosek o delegację wpada w ostatniej chwili. Dla pracownika to kilka kliknięć w aplikacji, dla kierownika tylko akceptacja, a dział kadrowy od razu ma powiadomienie o nowym wniosku i wie jaką dietę trzeba będzie wpłacić i jak rozliczyć delegację.

Z drugiej strony Pulpit Pracownika enova365 to dobre narzędzie do monitorowania zadań i czasu pracy. Sprawdza się przy pracach projektowych, gdzie ważna jest kolejność wykonywania zadań i uczestniczą w nich różne osoby, z różnych działów.

Pulpity, w których ewidencjonowany jest czas pracy, pomagają w monitorowaniu nadgodzin. Kierownik może wyciągać wnioski o obłożeniu swojego zespołu i stopniu skomplikowania zadania, a kadrowi zyskują informację o ilości przepracowanych nadgodzin, co pomaga w ich łatwiejszym policzeniu i doliczeniu do kolejnej wypłaty wynagrodzenia.