E-dokumentacja pracownicza. Elektroniczne teczki w 2025 r.

Prowadzenie dokumentacji pracowniczej jest obowiązkiem pracodawców zatrudniających osoby na podstawie umowy o pracę (art. 94 Kodeksu pracy). Jeszcze do niedawna oznaczało to segregatory pełne papierów, archiwa i czasochłonne wyszukiwanie informacji. Dziś coraz więcej przedsiębiorstw odchodzi od tego modelu, zastępując go e-teczkami pracowniczymi — czyli cyfrową formą akt osobowych. To rozwiązanie nie tylko upraszcza pracę działu kadr, ale też zapewnia zgodność z przepisami i bezpieczeństwo danych. W artykule wyjaśniamy, czym są e-teczki, co powinny zawierać, jak wdrożyć je w firmie i dlaczego warto połączyć je z systemem ERP, który ułatwia zarządzanie dokumentacją.

Czym są e-teczki pracownicze i co obejmuje dokumentacja pracownicza?

E-teczki pracownicze to elektroniczna forma akt osobowych, która zastępuje tradycyjne teczki papierowe. Zawierają wszystkie dokumenty wymagane przez przepisy prawa oraz te nieobowiązkowe, ale przydatne w codziennej pracy działu kadr. Dzięki temu możesz mieć szybki dostęp do potrzebnych informacji, ograniczyć ryzyko zgubienia dokumentów i łatwiej kontrolować poprawność danych.

 

E-teczka powinna obejmować m.in.:

 

Podstawowe dokumenty (część A – ogólne informacje o pracowniku):

• Dane osobowe i kontaktowe pracownika

• Umowa o pracę i aneksy

• Oświadczenia pracownika (np. w sprawie RODO, zgoda na przetwarzanie danych)

Dokumenty związane z wynagrodzeniem i świadczeniami (część B):

• Listy płac, naliczenia, potrącenia

• Zasiłki, premie i nagrody

• Dokumentacja podatkowa i ubezpieczeniowa

Dokumenty dotyczące przebiegu pracy i kwalifikacji (część C):

• Oceny okresowe i raporty kompetencji

• Szkolenia i certyfikaty

• Uprawnienia i licencje wymagane w pracy

Dokumenty dodatkowe i archiwalne (część D/E):

• Urlopy, zwolnienia lekarskie

• Korespondencja służbowa

• Inne dokumenty nieobowiązkowe, ale ważne dla wewnętrznego monitoringu i audytu

   

Pamiętaj, że zakres dokumentów zależy od specyfiki firmy i obowiązujących przepisów. E-teczki powinny odzwierciedlać wszystkie części akt osobowych wymagane ustawowo, aby były zgodne z Kodeksem pracy i rozporządzeniami dotyczącymi prowadzenia dokumentacji.

 

Przeczytaj też: Elektroniczny obieg dokumentów w firmie: jak działa i jak go wdrożyć?

 

Czy e-teczki są równoważne z papierowymi aktami pracowniczymi?

Tak, elektroniczne akta pracownicze mają taką samą moc prawną jak tradycyjne papierowe, pod warunkiem że są prowadzone zgodnie z przepisami Kodeksu pracy (art. 94) i rozporządzeniami dotyczącymi dokumentacji pracowniczej. Oznacza to, że skany i pliki cyfrowe muszą być kompletne, czytelne i możliwe do weryfikacji.

 

W praktyce:

 

• dokumenty w e-teczkach muszą odpowiadać zawartości papierowych akt;

• każda zmiana lub uzupełnienie powinny być rejestrowane;

• dostęp do dokumentów musi być chroniony i kontrolowany zgodnie z RODO.

Dzięki temu możesz prowadzić pełne e-teczki, które spełniają wymogi prawa, a jednocześnie znacznie ułatwiają pracę działu kadr i księgowości.

 

Jak przejść na e-teczki – krok po kroku

Przejście na e-teczki nie musi być trudne. Wystarczy dobrze zaplanować proces i uporządkować dokumentację. Oto najważniejsze kroki:

 

1. Analiza obecnej dokumentacji – sprawdź, które akta są w formie papierowej i jakie dokumenty musisz przenieść do wersji elektronicznej.

2. Przygotowanie do e-teczek – wybierz system kadrowo-płacowy, w którym będziesz prowadzić dokumentację.

3. Digitalizacja dokumentów – zeskanuj papierowe akta i wprowadź je do systemu. Zadbaj, by wszystkie pliki były czytelne i kompletne.

4. Organizacja e-teczek – podziel dokumenty na części zgodnie z przepisami (A, B, C, D), tak aby każdy pracownik miał kompletną teczkę w systemie.

5. Szkolenie kadry – pokaż pracownikom działu kadr, jak obsługiwać e-teczki, dodawać dokumenty i korzystać z wyszukiwania.

6. Monitorowanie i audyt – regularnie sprawdzaj kompletność i poprawność akt, aby zawsze były zgodne z przepisami.

Dzięki wdrożeniu e-teczek w ramach systemu ERP wszystkie informacje są dostępne w jednym miejscu, a procesy kadrowe stają się bardziej płynne i uporządkowane.

Jak prowadzić e-teczki zgodnie z przepisami i bezpieczeństwem danych

Prowadzenie e-teczek w systemie ERP to sposób na uporządkowaną, bezpieczną i zgodną z przepisami obsługę dokumentacji kadrowej. Zamiast segregatorów i papierowych akt, wszystkie dane pracowników przechowujesz w formie cyfrowej – dostępnej z dowolnego miejsca, ale tylko dla osób z odpowiednimi uprawnieniami. To ważne, bo zgodnie z Kodeksem pracy i RODO pracodawca ma obowiązek chronić dane osobowe i umożliwiać ich udostępnienie wyłącznie wtedy, gdy jest to uzasadnione.

 

System ERP powinien więc nie tylko porządkować akta osobowe według części A, B, C i D, ale też zapewniać kontrolę dostępu, rejestr działań użytkowników oraz możliwość łatwego eksportu dokumentów w formacie wymaganym przez przepisy. Każda zmiana – np. dodanie umowy, aneksu czy zaświadczenia – powinna być odnotowana, tak by w razie kontroli Państwowej Inspekcji Pracy można było szybko wykazać pełną historię dokumentacji.

 

Co powinien zapewniać system do prowadzenia e-teczek

Obszar	Wymaganie
Zgodność z przepisami	Obsługa struktury A–D, zgodność z Kodeksem pracy i rozporządzeniem z 2018 r.
Bezpieczeństwo danych (RODO)	Rejestracja operacji, kontrola dostępu, szyfrowanie, kopie zapasowe
Dostęp użytkowników	Uprawnienia dla pracodawcy, kadrowego i pracownika
Archiwizacja i eksport danych	Eksport w formacie XML, długoterminowe przechowywanie
Integracja	Połączenie z modułem kadr i płac w systemie ERP

Ile czasu trzeba przechowywać dane osobowe pracownika?

Czas przechowywania e-teczek zależy od daty zatrudnienia. Dla umów zawartych po 1 stycznia 2019 r. obowiązuje 10 lat od zakończenia stosunku pracy. Dla wcześniejszych – 50 lat, chyba że pracodawca przekazał do ZUS formularze OSW i RIA, co skraca okres również do 10 lat.

 

System ERP może automatycznie pilnować tych terminów i sygnalizować, które dane można już usunąć. To ważne, bo zgodnie z RODO dane osobowe pracownika należy przechowywać tylko tak długo, jak to konieczne do celów, w jakich je zebrano. W efekcie Twoja firma działa zgodnie z prawem i unika ryzyka naruszenia przepisów.

 

Może Cię zainteresować: System DMS: definicja, funkcje, korzyści i czym kierować się przy wyborze

 

Kiedy pracodawca może zniszczyć akta pracownika?

Akta pracownika można zniszczyć po upływie okresu przechowywania dokumentacji. Przed tym krokiem sprawdź, czy dokumenty nie są potrzebne do rozliczeń z ZUS, urzędem skarbowym lub w toczących się postępowaniach.

 

Pracownik może dobrowolnie odebrać swoje akta po zakończeniu okresu przechowywania. Jeśli nie skorzysta z tej możliwości, powinieneś go poinformować o planowanym zniszczeniu dokumentów. Zawiadomienie warto wysłać z wyprzedzeniem, np. 30 dni wcześniej, aby uniknąć nieporozumień.

 

System ERP może w tym pomóc: automatycznie wskazuje dokumenty do usunięcia, rejestruje powiadomienia i zapisuje historię zniszczenia. Dzięki temu masz pełną kontrolę nad dokumentacją i działasz zgodnie z przepisami.

 

Poznaj nasze rozwiązania do obsługi e-akt osobowych

System ERP do e-teczek pracowniczych pozwala prowadzić dokumentację w jednym miejscu, oszczędzając czas i ograniczając ryzyko błędów. Wszystkie dokumenty — od umów po zaświadczenia — są przypisane do właściwych części akt osobowych, a dostęp do nich mają tylko uprawnione osoby. Dzięki temu zapewniasz bezpieczeństwo danych pracowników i zgodność z RODO. Wśród takich systemów znajdują się np. rozwiązania od zaufanych polskich producentów – Streamsoft Prestiż oraz Soneta (producent oprogramowania enova365)

 

Automatyzacja w ERP sprawia, że każda zmiana wprowadzana w danych kadrowych lub płacowych jest odzwierciedlana w e-teczkach w czasie rzeczywistym. To minimalizuje ryzyko pomyłek, przyspiesza procesy i daje Ci pewność, że dokumentacja jest zawsze aktualna.

 

Dodatkowo system umożliwia:

 

• szybki dostęp do dokumentów w dowolnym momencie,

• monitorowanie terminów, np. kończących się umów czy badań lekarskich,

• pełną kontrolę historii zmian dla potrzeb audytu lub kontroli PIP.

Dzięki temu prowadzenie e-teczek staje się nie tylko obowiązkiem prawnym, ale też realną korzyścią dla Twojej firmy. Jeśli chcesz sprawdzić, jak działa takie rozwiązanie w praktyce, możesz przetestować demo systemu ERP i przekonać się, jak usprawnia codzienną pracę działu kadr.

Źródła:
1. Art. 94. KP – Kodeks pracy
2. E-akta – skrócenie okresu przechowywania akt pracowniczych oraz ich elektronizacja