System DMS: co to jest, jak działa i czym kierować się przy wyborze?

System DMS (Document Management System) to oprogramowanie służące do cyfrowego zarządzania dokumentami — ich przechowywania, katalogowania i kontroli obiegu. Jako moduł systemu ERP pozwala zintegrować dokumenty z procesami biznesowymi, co zwiększa efektywność, poprawia kontrolę i redukuje koszty operacyjne. W artykule przedstawiamy kluczowe funkcje systemu DMS, korzyści płynące z jego wdrożenia oraz podpowiadamy, jakie oprogramowanie wybrać.
 

Co to jest system DMS?

System DMS (Document Management System) to oprogramowanie do cyfrowego zarządzania dokumentami – ich przechowywania, katalogowania, wersjonowania i udostępniania w sposób bezpieczny i kontrolowany.

 

Możesz traktować go jak inteligentny, firmowy „segregator w chmurze”, który nie tylko porządkuje pliki, ale też automatyzuje obieg dokumentów, pozwala szybko je wyszukać i dba o zgodność z procedurami oraz przepisami. W środowisku ERP moduł DMS jest naturalnym rozszerzeniem systemu. Dzięki wspólnej bazie danych dokumenty są powiązane z procesami biznesowymi, co minimalizuje ryzyko błędów i przyspiesza pracę.

 

Problemy tradycyjnego obiegu dokumentów

Jeszcze niedawno większość firm funkcjonowała w świecie papierowych dokumentów. Faktury, umowy czy raporty wędrowały od biurka do biurka, czekając na podpis lub akceptację. Czasem ginęły w stosach papierów, czasem trzeba je było drukować po kilka razy, a proces potrafił ciągnąć się tygodniami.

 

Przy tradycyjnym obiegu dokumentów firmy najczęściej zmagają się z:

 

• Brak transparentności – trudno określić, na jakim etapie znajduje się dokument i kto jest za niego odpowiedzialny
• Ryzyko utraty lub zniszczenia dokumentów – papier jest wrażliwy na uszkodzenia i łatwo może zostać zgubiony.
• Wysokie koszty operacyjne – druk, skanowanie, archiwizacja i transport dokumentów generują stałe koszty.
• Niska efektywność – ręczne procesy obiegu wydłużają czas realizacji zadań i obniżają produktywność zespołu.

 

Przeczytaj też: Elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Jak działa i jak go wdrożyć?
 
Moduł DMS do systemu ERP eliminuje te ograniczenia. Dokumenty są digitalizowane i przechowywane w centralnym repozytorium, a ich obieg odbywa się według zdefiniowanych procedur (workflow). Każda wersja jest rejestrowana, a dostęp możliwy tylko dla osób uprawnionych. Dzięki temu procesy stają się szybsze, bezpieczniejsze i w pełni mierzalne, a firma zyskuje większe korzyści.

 

Funkcje systemu do zarządzania dokumentami

Tworzenie predefiniowanych szablonów dokumentów

Moduł DMS w systemie ERP, pozwala tworzyć gotowe wzorce dokumentów — od umów po formularze ofertowe. Dzięki temu pracownicy nie muszą zaczynać od pustej kartki, a dokumenty zachowują jednolitą strukturę i wygląd, zgodny z identyfikacją wizualną firmy. To prosty sposób na ograniczenie błędów i znaczną oszczędność czasu przy powtarzalnych zadaniach.

 

Integracja z technologią OCR

Oprogramowanie do zarządzania dokumentami może współpracować z technologią OCR (Optical Character Recognition), która umożliwia automatyczne odczytywanie tekstu z zeskanowanych dokumentów i konwersję go na dane cyfrowe. Dzięki temu np. faktura papierowa po zeskanowaniu jest automatycznie rozpoznawana, a jej kluczowe dane trafiają do odpowiednich pól w systemie ERP – bez potrzeby ręcznego przepisywania.

 

Bezpieczeństwo i kontrola dostępu

Każdy dokument w systemie DMS ma jasno określone zasady dostępu. Możesz precyzyjnie ustalić, kto może dokument wyświetlać, edytować, komentować czy zatwierdzać. Wszystkie działania są zapisywane w logach systemowych, co zwiększa bezpieczeństwo i ułatwia audyt. To szczególnie ważne w branżach podlegających surowym regulacjom dotyczącym ochrony danych.

 

Wersja desktopowa i mobilna

Nowoczesne oprogramowanie do zarządzania dokumentami działa zarówno na komputerze stacjonarnym, jak i na urządzeniach mobilnych. Dzięki temu masz dostęp do dokumentów, możesz je zatwierdzać lub wyszukiwać z dowolnego miejsca — w biurze, w podróży czy na spotkaniu u klienta. To ogromna wygoda i elastyczność, szczególnie w firmach, które mają rozproszone zespoły.
 

Jaki system DMS wybrać do firmy?

Wybór odpowiedniego systemu ERP z modułem DMS powinien opierać się przede wszystkim na analizie procesów w firmie oraz sposobie pracy z dokumentami. Warto wziąć pod uwagę m.in.:

 

• Zakres integracji – czy wybrany system ERP płynnie łączy się z innymi używanymi oprogramowaniami.

• Możliwości automatyzacji – np. obsługa OCR, workflow, definiowanie ścieżek akceptacji.

• Bezpieczeństwo i kontrola dostępu – możliwość nadawania dostępów wybranym użytkownikom i rejestracja wszystkich działań.

• Elastyczność i skalowalność – system ERP powinien rosnąć razem z Twoją firmą i dostosowywać się do nowych procesów.

• Dostępność mobilna – dziś praca zdalna to codzienność wielu firm, dlatego system ERP z modułem DMS powinien ją wspierać.

Z naszą pomocą wdrożysz oprogramowania ERP od wiodących polskich producentów: Streamsoft (Pro, Prestiż, Verto) oraz Soneta (enova365, Triva).

 

Streamsoft Prestiż

 

Moduł DMS w systemie Streamsoft Prestiż oferuje kompleksowe zarządzanie dokumentami w formie cyfrowej. Umożliwia rejestrację i katalogowanie plików, przypisywanie im atrybutów, nadawanie sygnatur oraz definiowanie ścieżek akceptacyjnych. Funkcja OCR pozwala na automatyczne rozpoznawanie treści zeskanowanych dokumentów i ich szybkie wprowadzenie do systemu.

 

System wspiera wersjonowanie dokumentów, tworzenie i aktualizację szablonów oraz pełną kontrolę dostępu. Dzięki Portalowi DMS można dodawać i akceptować dokumenty bezpośrednio z poziomu przeglądarki internetowej, co jest wygodne w pracy zdalnej i mobilnej. Wszystkie pliki są przechowywane w centralnym repozytorium, dostępnym dla uprawnionych użytkowników w dowolnym miejscu i czasie.

 

enova365

 

Moduł DMS w systemie enova365 wspiera pełny, elektroniczny obieg dokumentów – od rejestracji, przez akceptację, aż po archiwizację. Dokumenty można gromadzić w rejestrach (przychodzące, wychodzące, wewnętrzne), przypisywać do spraw, działów lub elementów struktury organizacyjnej. Wbudowana funkcja OCR umożliwia skanowanie dokumentów papierowych i automatyczne rozpoznawanie ich treści, co eliminuje konieczność ręcznego wprowadzania danych.

 

Dzięki integracji z Workflow, system pozwala definiować ścieżki obiegu dokumentów i przydzielać je odpowiednim osobom. Wszystkie materiały są dostępne w jednym repozytorium, co ułatwia współpracę zespołów i zapewnia pracę na aktualnych wersjach dokumentów.

 

Korzyści z wdrożenia programu do zarządzania dokumentami

• Cyfryzacja dokumentów
  Zamiana papierowych dokumentów na wersje elektroniczne oznacza koniec z zagubionymi fakturami czy umowami. Wszystko masz w jednym, bezpiecznym miejscu, dostępnym 24/7.
   

• Automatyzacja procesów
  System DMS pozwala zautomatyzować obieg dokumentów — od przesłania do odpowiedniej osoby, przez akceptację, aż po archiwizację. To eliminuje przestoje i redukuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego obiegu.

   

• Łatwe wyszukiwanie danych
  Dzięki metadanym, indeksowaniu i zaawansowanym filtrom, potrzebne dokumenty znajdziesz w kilka sekund. Nie musisz już przeszukiwać papierowych segregatorów czy folderów na dysku.

   

• Zarządzanie dostępem
  Masz pełną kontrolę nad tym, kto i jakie dokumenty może oglądać lub edytować. To ważne dla bezpieczeństwa i ochrony poufnych informacji.
   
• Własne ścieżki akceptacyjne
  Możesz tworzyć dedykowane workflow dopasowane do specyfiki Twojej firmy. Dokumenty trafiają do właściwych osób w odpowiedniej kolejności, co przyspiesza i usprawnia decyzje.
   
• Wygodna praca zdalna
  DMS dostępny z poziomu komputera i urządzeń mobilnych umożliwia dostęp do dokumentów i ich obsługę niezależnie od miejsca pracy — czy to biuro, dom czy podróż służbowa.
•  
• Redukcja kosztów operacyjnych
  Mniej papieru, mniej drukowania, mniej fizycznej przestrzeni na archiwum – to realne oszczędności w budżecie firmy.
   

• Zgodność z przepisami i audytami
  System DMS pomaga w utrzymaniu zgodności z regulacjami prawnymi (np. RODO, przepisy podatkowe), bo rejestruje każdy ruch dokumentu i przechowuje go bezpiecznie.

 

Wdrożenie systemu ERP z modułem DMS

Wdrożenie systemu ERP z modułem DMS to świetny sposób na uporządkowanie wszystkich dokumentów i procesów w Twojej firmie. Dzięki temu rozwiązaniu możesz zapomnieć o gubieniu ważnych papierów czy traceniu czasu na szukanie informacji – wszystko masz pod ręką, w jednym miejscu i zawsze dostępne.
 

Dowiedz się więcej: Jak wygląda wdrożenie systemu ERP w 7 krokach?
 

Moduł DMS usprawnia obieg dokumentów, pozwala na ich łatwe przechowywanie i szybkie wyszukiwanie, co znacząco przyspiesza pracę i redukuje ryzyko błędów. To z kolei przekłada się na oszczędność czasu i pieniędzy, a także większą kontrolę nad codziennymi zadaniami i dokumentacją.
 

Wdrożenie dostosowujemy do potrzeb Twojej firmy – od analizy, przez konfigurację i migrację danych, aż po szkolenia dla pracowników, aby każdy szybko i sprawnie korzystał z nowych narzędzi.