Elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Jak działa i jak go wdrożyć?

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to nowoczesny sposób zarządzania dokumentacją firmową, eliminujący konieczność korzystania z papierowych kopii. Przejście na cyfrową dokumentację wymaga analizy potrzeb firmy, wyboru odpowiedniego oprogramowania oraz jego wdrożenia i przeszkolenia pracowników. Kluczowymi korzyściami są: zwiększona efektywność, oszczędność czasu i kosztów oraz poprawa kontroli nad dokumentacją. Taki obieg dokumentów redukuje też ryzyko związane z utratą lub uszkodzeniem dokumentów, które występuje w obiegu tradycyjnym. 

 

Streszczenie. Co musisz wiedzieć o cyfrowym obiegu dokumentów?

 

 

Elektroniczny obieg dokumentów – co to?

Elektroniczny obieg dokumentów to nowoczesne zarządzanie dokumentacją poprzez digitalizację umów, faktur, zamówień i tym podobnych.  Zamiast tradycyjnego przechowywania papierowych kopii i podpisywania dokumentów ręcznie, wykorzystuje się system informatyczny, który pozwala na zatwierdzanie, przekazywanie i składowanie dokumentacji w formie elektronicznej.
 

Dzięki modułom Workflow w systemach ERP firma może ustalić swoje własne ścieżki akceptacji np. wniosków urlopowych czy faktur i tym samym dostosować proces elektronicznego obiegu dokumentów do specyfiki swojej organizacji.
 

Taka digitalizacja to nie tylko wygoda, ale też znaczna automatyzacja procesów biznesowych. Pracownicy nie tracą czasu na przeszukiwanie segregatorów z umowami, kilkoma kliknięciami składają wnioski, które trafiają do osób odpowiedzialnych, a zaoszczędzony czas przeznaczają na zadania strategiczne.

 

Elektroniczny obieg dokumentów – na czym polega?

 

Każda organizacja może ustalić swój własny proces elektronicznego obiegu dokumentów. W przypadku faktury kosztowej, mógłby on wyglądać w ten sposób:

 

1. Digitalizacja – dokument trafia do firmy, gdzie jest wprowadzany do systemu elektronicznego obiegu dokumentów. Jeśli jest w formie papierowej, to konieczne jest jego uprzednie zeskanowanie (np. z wykorzystaniem technologii OCR).

 

2. Przepływ dokumentu do osób odpowiedzialnych – firma samodzielnie ustanawia swój workflow, zgodnie z którym przesyłane są pisma. Dokumenty trafiają do wskazanych wcześniej pracowników, którzy mogą je zaakceptować, wstrzymać lub odrzucić.

 

3. Akceptacja i zatwierdzanie – wyznaczone osoby w organizacji akceptują e-dokument i zatwierdzają go, często z wykorzystaniem podpisów elektronicznych.

 

4. Archiwizacja – zaakceptowane pisma trafiają do archiwum w systemie, a dzięki szybkiej wyszukiwarce dokumentów, odnalezienie ich w przyszłości nie będzie sprawiało problemu. Co więcej, dane te są szyfrowane, dlatego pracownicy mogą być spokojni o bezpieczeństwo przekazywanych wewnątrz organizacji faktur, pism czy wniosków.

 

 

Czy elektroniczny obieg dokumentów jest obowiązkowy?

Elektroniczny obieg dokumentów nie jest obowiązkowy we wszystkich firmach. Stopniowo pojawiają się jednak regulacje dla kolejnych podmiotów, które – przynajmniej częściowo – nakładają ten obowiązek na przedsiębiorców.

 
• Od 2025 roku wielu przedsiębiorców jest zobowiązanych do stosowania Krajowego Systemu Doręczeń Elektronicznych (e-Doręczeń), a obowiązek będzie rozszerzany na kolejne podmioty zgodnie z harmonogramem. Już teraz jest on wymogiem m.in. wśród jednostek administracji publicznej, organów władzy i niektórych podmiotów niepublicznych (np. adwokatów, radców prawnych czy notariuszy).

 

• Od 1 kwietnia 2026 roku wszystkie podmioty gospodarcze będą zobowiązane do korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF).

 

• Od 1 stycznia 2028 roku planuje się obowiązek korzystania z systemów klasy EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją).

 

Schemat obiegu dokumentów w firmie – tradycyjny vs elektroniczny

 

W przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów wszystkie etapy wypełniania i wysyłania dokumentacji odbywają się na papierowych kopiach. Zamówienia czy umowy wymagają wielokrotnego drukowania, ręcznego podpisywania i skanowania. Ich kopie są następnie składowane w fizycznych archiwach firmy. Tradycyjny obieg dokumentów wymaga więc miejsca na przechowywanie papierowych wersji dokumentacji. 

 

Z kolei e-obieg dokumentów eliminuje te problemy poprzez możliwość elektronicznego wypełniania, zatwierdzania i przekazywania dokumentów, co skraca czas procesu oraz poprawia jego efektywność. Dodatkowo, cyfrowe archiwum umożliwia łatwy dostęp do dokumentów w każdej chwili, dzięki czemu pozwala na szybką analizę danych i podejmowanie trafniejszych decyzji. 

 

 

Przykłady EOD w działach i firmach

 

Elektroniczny obieg dokumentów w księgowości

 

Przykładem działu, w którym EOD odgrywa kluczową rolę, jest księgowość. Umożliwia wówczas elektroniczny obieg faktur kosztowych, rozliczeń oraz dokumentacji podatkowej. Eliminuje jednocześnie konieczność ręcznego wprowadzania danych i fizycznego przesyłania dokumentów oraz umożliwia eksport faktur do systemu ERP. W efekcie czas potrzebny na zaksięgowanie faktur ulega skróceniu, a cały proces staje się sprawniejszy. 

 

Przykład elektronicznego obiegu dokumentów w HR

 

Digitalizacja umów i elektroniczny obieg dokumentów to również łatwiejszy przesył dokumentacji kadrowej. Pracownicy działów HR automatyzują wówczas procesy, a ich typowe zadania – takie jak proces aneksowania umowy o pracę – stają się łatwiejsze, szybsze i pozbawione chaosu.

 

Integracja systemu do elektronicznego obiegu dokumentów z systemem ERP gwarantuje także porządek w plikach i wygodne poruszanie się po cyfrowych archiwach.

 

Elektroniczny obieg dokumentów w administracji publicznej

 

W administracji publicznej EOD wprowadza istotne usprawnienia w obsłudze klientów, rejestracji dokumentów urzędowych oraz prowadzeniu spraw administracyjnych. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w urzędzie możliwe jest również szybkie i efektywne rozpatrywanie wniosków urlopowych.

 

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie produkcyjnej

 

Co jeszcze usprawnia elektroniczny obieg dokumentów? Za przykład posłuży firma produkcyjna, gdzie system stanowi nieocenione narzędzie do zarządzania dokumentacją związaną z produkcją, zamówieniami, dostawami, kontrolą jakości oraz logistyką.

 

Dzięki EOD możliwe jest szybkie udostępnianie informacji między działami, co znacząco przyspiesza procesy produkcyjne. Przykładowo, zamówienia od klientów mogą być automatycznie przekazywane do działu produkcji, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania danych i redukując ryzyko błędów. Ponadto, cyfrowy obieg dokumentów umożliwia śledzenie statusu zamówień, kontroli jakości oraz zarządzanie dostawami. To zaś przyczynia się do poprawy efektywności pracy i zwiększenia konkurencyjności firmy na rynku.

 
Przeczytaj też: Jak utrzymać optymalny wskaźnik rotacji zapasów?
 

 

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

Do podstawowych zalet płynących z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie należą:

 

 

• Bezpieczeństwo danych

Dzięki zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń i bezpiecznego środowiska, system do elektronicznego obiegu dokumentów zapewnia poufność i integralność danych, redukując ryzyko utraty lub nieautoryzowanego dostępu do dokumentów. Takie sytuacje mogą natomiast mieć mieć w przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów – pracownicy mogą nieumyślnie zgubić bądź zniszczyć fizyczną kopię.

 

 

• Szybkie odnalezienie poszukiwanego dokumentu

Długie poszukiwania dokumentacji w archiwach, przekopywanie teczek i bezowocne próby odnalezienia ważnej faktury mogą pójść w niepamięć. Digitalizacja dokumentów znacznie przyspiesza proces odnajdywania ważnych pism i zwiększa efektywność pracowników, którzy mogą sprawnie wrócić do swoich obowiązków. E-obieg dokumentów pozwala na katalogowanie dokumentacji, dzięki czemu zlokalizowanie potrzebnych kopii to zwykle kwestia kilku kliknięć.

 

 

• Oszczędność pieniędzy 

Implementacja cyfrowego obiegu dokumentacji redukuje koszty związane z drukiem, przechowywaniem i dystrybucją dokumentów papierowych, co przekłada się na oszczędności finansowe dla firmy. Przedsiębiorstwo może zmniejszyć wydatki związane z wygospodarowaniem przestrzeni do składowania pism, a także zmaksymalizować wydajność pracowników i oszczędzić ich czas pracy potrzebny do odnalezienia dokumentów. 

 

 

• Bezproblemowa wymiana informacji między działami

Wśród zalet elektronicznego obiegu faktur i pozostałych dokumentów firmowych znajduje się szybka i efektywna wymiana informacji między pracownikami. To zaś poprawia komunikację wewnętrzną i przyspiesza realizację procesów biznesowych.

 

 

• Ochrona danych dopasowana do przepisów prawa

Systemy do elektronicznego obiegu dokumentów umożliwiają dostosowanie polityki bezpieczeństwa do obowiązujących przepisów prawa, co zapewnia zgodność z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

 

Ponadto systemy ERP wspierające cyfrowy obieg dokumentacji oferują również integrację z innymi narzędziami i rozwiązaniami (takimi jak KSeF, e-Doręczenia czy elektroniczny podpis). Są więc nie tylko zgodne z aktualnymi wymogami prawnymi, lecz również stanowią bezpieczne ułatwienie dla procesów w całej organizacji.

 

 

• Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie

Dzięki możliwości przechowywania dokumentów w chmurze, użytkownicy mogą mieć dostęp do potrzebnych informacji z każdego miejsca na świecie. System do elektronicznego obiegu dokumentów ułatwia pracę zdalną z użyciem przeglądarki i aplikacji mobilnych oraz współpracę z klientami i partnerami biznesowymi na odległość.

 

 

• Ochrona środowiska

Wśród zalet elektronicznego obiegu dokumentów w firmie warto wymienić także redukcję zużycia papieru, zasobów naturalnych oraz ograniczenie emisji CO2 związanej z transportem i przetwarzaniem dokumentów papierowych. W ten sposób e-obieg przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego.

 

 

Wady i wyzwania związane z EOD

System do elektronicznego obiegu dokumentów usprawnia działania organizacji, ale zwykle wiąże się ze zmianami, które wymagają od pracowników przyzwyczajenia się do nowych zasad. Jak więc uniknąć przestojów w procesach i płynnie wdrożyć zarządzanie zdigitalizowaną dokumentacją?
 
Wybierz doświadczonego partnera technologicznego, który przeanalizuje potrzeby Twojej firmy jeszcze przed wdrożeniem nowych rozwiązań IT i zadba o cały proces. Wsparcie techniczne dostawcy w razie napotkania trudności to dla organizacji spokój ducha i oszczędność czasu oraz zasobów.

 

Jak przygotować się do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?

 

1. Analiza przedwdrożeniowa

 

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie nie może odbyć się bez uprzedniej analizy. Poprzez dokładną ocenę obecnego procesu obiegu dokumentów można zidentyfikować, jakie dane są przetwarzane oraz które osoby biorą udział w ich akceptacji. Dzięki kompleksowej analizie można również wskazać wady obowiązujących procedur i postarać się o ich usprawnienie. 

 

2. Wybór systemu i partnera oraz wdrożenie

 

Program do elektronicznego obiegu dokumentów dopasowany do potrzeb firmy to połowa sukcesu. W cyfryzacji dokumentacji chodzi przede wszystkim o łatwy przepływ danych, spójność informacji i bezproblemowy dostęp do dokumentów.
 
Warto zatem wybrać system, który będzie służył do zarządzania procesami w całym przedsiębiorstwie i połączy informacje spływające ze wszystkich działów na jednej, wspólnej bazie danych. Takim rozwiązaniem jest modułowe oprogramowanie klasy ERP. Wówczas do implementacji e-obiegu w firmie potrzebny będzie moduł DMS (Document Management System).

 

Producenci renomowanych programów ERP rozbudowują swoje moduły o dodatkowe funkcjonalności, takie jak np. integracja z OCR, czyli technologią do rozpoznawania znaków i tekstów z plików PDF i innych formatów graficznych. Dzięki temu zeskanowane dokumenty są przetwarzane na dane, które łatwo przeniesiesz do systemu. Możesz więc zapomnieć o ręcznym, powolnym wprowadzaniu informacji.
 

Druga połowa sukcesu to natomiast sam etap wdrożenia. Aby proces przebiegał sprawnie i efektywnie, warto wybrać doświadczonego partnera wdrożeniowego. Jego wiedza i umiejętności to gwarancja powodzenia i usprawnienia procesów związanych z obiegiem dokumentów. 

 

Nasza wiedza i doświadczenie wynikają z ponad 30 lat na rynku oraz 850 udanych wdrożeń w różnych branżach. Jeśli oczekujesz kompleksowego doradztwa, profesjonalnego wdrożenia i skutecznej opieki serwisowej po wdrożeniu – skontaktuj się z nami!

 

 

 

3. Szkolenie pracowników z funkcjonalności systemu

 

Po zakończonej implementacji systemu przychodzi czas na szkolenie pracowników. Firma wdrożeniowa prezentuje wówczas przed kadrą jak używać oprogramowania, odpowiada na bieżące pytania i przedstawia funkcjonalności programu krok po kroku. Dobrze przeszkoleni użytkownicy końcowi to niezbędny element poprawnego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w każdej firmie. 

 

 

Podsumowanie – elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie

 

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to nowoczesny sposób zarządzania dokumentacją firmową, eliminujący konieczność korzystania z papierowych kopii. Przejście na EOD wymaga analizy potrzeb firmy, wyboru odpowiedniego oprogramowania oraz jego wdrożenia i przeszkolenia pracowników. Kluczowymi korzyściami są zwiększona efektywność, oszczędność czasu i kosztów oraz poprawa kontroli nad dokumentacją. Taki obieg dokumentów eliminuje też ryzyko związane z utratą lub uszkodzeniem dokumentów, które występuje w obiegu tradycyjnym. 

 

Profesjonalni partnerzy wdrożeniowi mogą być gwarantem efektywnej i udanej implementacji obiegu dokumentacji w firmie, co przyczyni się do poprawy procesów biznesowych i konkurencyjności organizacji. Jeśli chcesz unowocześnić i zabezpieczyć procesy w przedsiębiorstwie, skontaktuj się z nami. Wspólnie wybierzemy rozwiązania optymalne dla Twojego biznesu.