Wdrożenie systemu ERP w firmie w 7 krokach: plan, etapy, metodyka

Nieprecyzyjna analiza potrzeb, źle dobrany system, opór pracowników – to tylko niektóre z powodów, przez które wdrożenie ERP może skończyć się fiaskiem. A stawka jest wysoka. Dobrze zaplanowany i przeprowadzony proces oznacza pełną kontrolę nad firmowymi danymi, automatyzację kluczowych operacji i realne oszczędności. Jak wygląda skuteczne wdrożenie krok po kroku? Co zrobić, by system faktycznie usprawnił działanie firmy, zamiast stać się kosztownym problemem? W tym artykule znajdziesz konkretne wskazówki – od planowania i wyboru systemu po kluczowe etapy implementacji i opiekę powdrożeniową. 

 

Proces wdrożenia systemu ERP – na czym polega?

Wdrożenia systemów ERP są wieloetapowymi procesami, które obejmują analizę potrzeb biznesowych, wybór odpowiedniego oprogramowania, jego konfigurację oraz integrację z istniejącą infrastrukturą IT. Choć cała ścieżka może wydawać się zawiła, jej efekty są warte zachodu. Dzięki rozwiązaniom klasy ERP firma redukuje koszty, automatyzuje powtarzalne procesy i odzyskuje porządek w dokumentach.

 

Co zrobić przed wdrożeniem systemu ERP w firmie?

Skuteczne wdrożenie systemu ERP wymaga dobrze przemyślanego planu, który pozwoli uniknąć opóźnień i dodatkowych kosztów. Przedsiębiorstwo powinno rozpocząć ten proces od zdefiniowania swoich kluczowych potrzeb i celów biznesowych. Jak to zrobić? 

 

Zastanów się, jakie obszary Twojej działalności wymagają wsparcia – czy w magazynie brakuje pełnej kontroli nad stanami surowców i produktów? Może ręczne wpisywanie danych o zamówieniach w różnych systemach powoduje błędy i opóźnienia? A może skomplikowane składniki pensji utrudniają precyzyjne wyliczanie wynagrodzeń, przez co dział kadr i płac spędza długie godziny na korektach? 

 

Od planu do realizacji. 7 etapów wdrożenia systemu ERP

Jak dokładnie przebiega implementacja nowego rozwiązania? Wiele zależy od branży, rozmiaru firmy, a także jej specyficznych procesów. Przykładowo wdrożenie systemu ERP w dużej firmie produkcyjnej najczęściej obejmuje integracje z oprogramowaniami branżowymi (np. CAD/CAM).  Często potrzebne są dodatkowe rozwiązania, takie jak Konfigurator Produktu (np. dla branży stolarki otworowej) czy WMS do kompleksowego zarządzania magazynem.  

 

Obszerne wdrożenia systemu ERP w firmach produkcyjnych z natury trwają więc dłużej, niż projekty w małych przedsiębiorstwach usługowych z prostymi procesami. 

 

Cały proces wdrożenia systemu ERP z reguły dzieli się na kilka etapów: 

 

• analiza przedwdrożeniowa – firma wdrożeniowa zajmuje się kompleksową analizą potrzeb klienta i procesów zachodzących w jego firmie;
   

• wybór najlepszego systemu ERP – na podstawie analizy partner wdrożeniowy proponuje rozwiązania, które najlepiej spełniają oczekiwania przedsiębiorstwa;
   

• wybór dodatkowych rozwiązań dla biznesu – jeśli w Twoim przypadku potrzebne będą dodatkowe integracje lub rozwiązania dedykowane konkretnej branży, na to również znajdzie się miejsce w planie wdrożenia systemu ERP;
   

• implementacja i konfiguracja systemu ERP – partner wdrożeniowy instaluje system i dopasowuje go do potrzeb firmy, a także przeprowadza testy pilotażowe;

 

• szkolenie pracowników – przed uruchomieniem oprogramowania czas na szkolenie zespołu. Zwykle prowadzi się je po skonfigurowaniu systemu i przygotowaniu dedykowanych rozwiązań, tak by szkolenie odbyło się w środowisku jak najbardziej zbliżonym do oczekiwanego przez klienta;

 

• start produkcyjny i nadzór nad uruchomieniem – gdy użytkownicy potrafią swobodnie poruszać się po systemie, czas na kolejny etap wdrożenia systemu ERP. To moment, w którym firma przechodzi na pracę na nowym oprogramowaniu, a partner wdrożeniowy oferuje aktywne wsparcie (np. w zamknięciu pierwszego miesiąca);

 

• opieka powdrożeniowa – regularne aktualizacje, bieżące wsparcie i pomoc w razie awarii to tylko niektóre z usług, jakie zapewnia kompleksowa opieka serwisowa oferowana przez partnera wdrożeniowego. 

 

 

1. Analiza przedwdrożeniowa

Pierwszym krokiem jest wybór odpowiedniego partnera wdrożeniowego. To on przeprowadzi dokładny audyt potrzeb, który pomoże dopasować najlepszy system ERP dla firmy. Warto postawić na dostawcę z doświadczeniem w Twojej branży – im lepiej rozumie on zachodzące w niej procesy, tym większa szansa na płynne i skuteczne wdrożenie. 

 

Na czym polega analiza przedwdrożeniowa? To kompleksowy audyt działalności firmy, który obejmuje: 

 

• Mapowanie procesów biznesowych – analiza operacji zachodzących w firmie, takich jak zarządzanie zamówieniami, produkcją, magazynem czy finansami.
   

• Identyfikację obszarów wymagających optymalizacji – wskazanie, gdzie występują trudności i które procesy można zautomatyzować.
   

• Definiowanie wymagań funkcjonalnych – określenie, jakie moduły systemu ERP będą kluczowe dla codziennej pracy.
   

• Sprawdzenie zgodności z obecnymi systemami – ocena, jakie integracje będą niezbędne (np. z marketplacem dla firmy e-commerce czy rozwiązaniami branżowymi dla przedsiębiorstwa produkcyjnego). 

 

Dzięki analizie możemy precyzyjnie dopasować rozwiązanie do realnych potrzeb firmy. Na tej podstawie tworzony jest harmonogram wdrożenia systemu ERP, który minimalizuje ryzyko przestojów i problemów technicznych. Dobrze przeprowadzony audyt to więc podstawa udanego wdrożenia. 

 

2. Wybór najlepszego systemu ERP

Proces wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie nie obejdzie się bez wyboru odpowiedniego oprogramowania. Najważniejsze jest dopasowanie systemu do realnych potrzeb firmy – zarówno tych obecnych, jak i przyszłych. 

 

Przeczytaj też: Jak wybrać system ERP do firmy w 4 krokach?

 

Przy wyborze systemu ERP kluczowe są: 

 

• Funkcjonalność dopasowana do branży: czy system obsłuży specyfikę Twojej działalności? Przykładowo, w firmie produkcyjnej istotne będzie zaawansowane planowanie zasobów materiałowych (MRP) i monitorowanie kosztów wytworzenia, a w handlu – integracja z platformami e-commerce i systemami magazynowymi.
   

• Elastyczność i skalowalność: czy system da się łatwo rozbudować, gdy firma się rozwinie? Czy pozwala na personalizację procesów bez konieczności kosztownych modyfikacji?
   

• Integracja z innymi narzędziami: ERP nie działa w próżni. Jeśli firma korzysta z dedykowanych rozwiązań do księgowości, CRM-u czy systemów produkcyjnych, warto sprawdzić, czy nowy system ERP będzie z nimi współpracował.
   

• Model wdrożenia – chmura czy on-premise? – przedsiębiorstwa mają do wyboru systemy lokalne (on-premise)lub rozwiązania chmurowe, które eliminują potrzebę inwestowania w infrastrukturę IT. 

 

W naszym portfolio znajdują się rozwiązania od dwóch polskich producentów: Streamsoft oraz Soneta (enova365). Systemy Streamsoft Prestiż, Verto i enova365 oferują szerokie możliwości konfiguracji i dostosowania do specyfiki działalności, niezależnie od branży. Nasi eksperci pomogą wybrać optymalne rozwiązanie, tak aby ERP nie tylko usprawnił bieżące procesy, ale także wspierał rozwój firmy w dłuższej perspektywie. 
 

 

3. Wybór dodatkowych rozwiązań dla Twojego biznesu

Przy procesie wdrożenia systemu ERP czasem okazuje się, że potrzebne są również dodatkowe rozwiązania. Standardowe moduły mogą nie obejmować wszystkich specyficznych procesów w firmie lub wymagać integracji z używanymi przez przedsiębiorstwo systemami. Choć nie jest to standardowy element planu wdrożenia ERP, warto mieć świadomość, że może się pojawić. Jeśli zajdzie taka potrzeba, dostarczymy Ci niezbędne rozwiązania branżowe. 

 

4. Implementacja i konfiguracja systemu klasy ERP

Czas na kluczowy etap – implementację systemu ERP. To moment, w którym firma wdrożeniowa instaluje oprogramowanie, konfiguruje moduły, przenosi dane z dotychczasowego systemu oraz integruje nowe rozwiązanie z używanymi przez firmę narzędziami.  

 

Ile trwa wdrożenie systemu ERP? Od kilku tygodni do nawet kilku, kilkunastu miesięcy. Wszystko zależy od poziomu skomplikowania procesów oraz zakresu prowadzonych prac. Mniejsze projekty, obejmujące np. same kadry i płace, są realizowane znacznie szybciej od rozbudowanych wdrożeń, które integrują obszary produkcji, magazynu, handlu i CRM.  

 

5. Szkolenie pracowników

Po konfiguracji programu droga wcale się nie kończy. Udane wdrożenie systemu ERP oznacza efektywne korzystanie z oprogramowania przez wszystkich użytkowników. Jak zaznajomić ich z nowym rozwiązaniem? Przede wszystkim poprzez szkolenia.  

 

Firma wdrożeniowa zwykle przeznacza kilka dni na pokazanie nowym użytkownikom, jak obsługiwać system. Warto podejść do tego etapu na spokojnie i nie przyspieszać go, pozwalając pracownikom na czynny udział w szkoleniach. Dzięki temu zwiększamy ich przyszły komfort pracy. 

 

W ramach umowy często oferuje się też pakiet godzin serwisowych, które klient może wykorzystać, gdy napotka trudności i będzie potrzebować wsparcia w obsłudze programu.  

 

6. Start produkcyjny i nadzór nad uruchomieniem

Jest to kluczowy moment w procesie wdrożenia systemu ERP. To, w jaki sposób będzie wyglądało przejście na pracę w nowym oprogramowaniu, w dużej mierze zależy od tego, jak zrealizowano wszystkie poprzednie etapy.  

 

Jako firma wdrożeniowa dbamy o to, by uruchomienie produkcyjne przebiegało sprawnie, komfortowo i bez wstrzymywania pracy systemu. Nie zostawiamy klienta samego z problemami. W zależności od zainstalowanych rozwiązań oferujemy adekwatne wsparcie.

 

Przykładowo, jeśli prace obejmowały moduł Kadr i Płac, asystujemy w pierwszych naliczeniach list płac i przygotowaniu deklaracji. W księgowości natomiast wspólnie zamykamy pierwszy miesiąc, weryfikujemy dane i wysyłamy wymagane sprawozdania.  
 

7. Opieka powdrożeniowa

Aktualizacje systemu ERP, szybka reakcja na ewentualne błędy czy skalowanie infrastruktury IT do rosnącego biznesu – to tylko część sytuacji, które prawdopodobnie prędzej lub później wystąpią po wdrożeniu oprogramowania. To dlatego opieka serwisowa po starcie programu jest tak ważna. Dzięki niej oddelegowujesz techniczne kwestie do partnera wdrożeniowego i możesz skupić się na prowadzeniu biznesu.

 

Nasz dział obsługi serwisowej to ponad 30 Ekspertów z wieloletnim doświadczeniem. O skali działania najlepiej mówią liczby. Każdego roku rozwiązujemy przeszło 20 000 zgłoszeń technicznych. Poza naprawą usterek i bieżącym wsparciem oferujemy również wymiarowanie i skalowanie infrastruktury oraz indywidualne usługi DRaaS (Disaster Recovery as a Service).
 

 

Dlaczego wdrożenie systemu ERP się nie udało? 5 głównych powodów

Zdarza się, że wdrożenie systemu ERP skończy się porażką, a klient ma poczucie straconego czasu i pieniędzy. To rzadki scenariusz, ale trzeba wiedzieć, co do niego prowadzi, by skutecznie unikać takich sytuacji. Co najczęściej jest przyczyną nieudanej implementacji oprogramowania? 

 

• Brak osób odpowiedzialnych – zespół dedykowany wdrożeniu powinien być nie tylko po stronie firmy wdrożeniowej, ale również po stronie klienta. Czynny udział w procesie pozwala na sprawną komunikację, jasne wyznaczenie potrzeb i wymagań, a także ułatwia szkolenie z obsługi programu. Kontakt z osobami decyzyjnymi znacznie przyspiesza też całe wdrożenie, dzięki czemu projekt nie przeciąga się w czasie.
   

• Nieprecyzyjne określenie potrzeb i wymagań – według badań brak odpowiedniej komunikacji między klientem a dostawcą oprogramowania jest jednym z najczęstszych powodów nieudanego wdrożenia systemu ERP.¹

   

• Brak integracji – aby program klasy ERP mógł działać efektywnie, musi stać się naturalną częścią organizacji. Powinien więc integrować się z innymi systemami używanymi przez firmę (np. branżowymi), tak, by zachować spójność danych w firmie.
   

• Wybór niewłaściwego partnera – do udanego wdrożenia systemu ERP w przedsiębiorstwie potrzebujesz zaufanego dostawcy, który zna procesy w Twojej branży. Przed podjęciem współpracy zapytaj więc m.in. o referencje od podobnych klientów, doświadczenie w danym sektorze czy czas działania na rynku. Stabilna firma, która od lat wdraża systemy ERP, będzie dysponować wiedzą niezbędną do sprostania nawet najbardziej skomplikowanym projektom.
   

• Opór pracowników – nowe technologie często spotykają się z niechęcią pracowników. Bywają postrzegane jako niepotrzebne, uciążliwe i obciążające. Takie nastawienie zwykle wynika z braku edukacji i zbyt małej liczby szkoleń. Duży opór zespołu może jednak sprawić, że nawet najlepsze wdrożenie systemu ERP skończy się niepowodzeniem, bo firma zwyczajnie przestanie z niego korzystać.  

 

Jak przygotować się do wdrożenia systemu ERP? Zbiór dobrych praktyk

O czym trzeba pamiętać, przygotowując się do wdrożenia systemu ERP? Przede wszystkim o stworzeniu zespołu projektowego (po stronie klienta) z przedstawicielami różnych działów. Znaczenie mają też wybór doświadczonego partnera wdrożeniowego i odpowiednie przeszkolenie pracowników. Nie można zapomnieć także o wsparciu powdrożeniowym. Dzięki temu system ERP skutecznie usprawni działanie firmy i przyniesie długoterminowe korzyści.  
 

Stwórz zespół projektowy

 

Wdrożenie systemu ERP to projekt, który wymaga nadzoru. Jako właściciel firmy lub osoba decyzyjna to do Ciebie należy zadanie stworzenia odpowiedzialnego zespołu po swojej stronie. W takiej grupie powinny znaleźć się osoby znające specyfikę przedsiębiorstwa i zachodzących w niej procesów. Najlepiej, gdy są to ludzie ze wszystkich obszarów (lub większości), których usprawnieniem będzie zajmował się system ERP. Przykładowo, jeśli projekt obejmuje moduł związany z księgowością – do zespołu warto zaprosić główną księgową firmy.

 

Do tego zadania dobrze jest przydzielić również „techniczne” osoby, np. informatyków (zwłaszcza przy bardzo rozbudowanych wdrożeniach systemów ERP). Wówczas przygotowanie infrastruktury pod implementację oprogramowania będzie znacznie płynniejsze.

 

Wybierz zaufaną firmę do wdrożenia systemu ERP 

 

Wybór systemu ERP to jedno, ale jego wdrożenie to zupełnie inna historia. Poprawne zidentyfikowanie potrzeb, migracja danych i integracja z używanymi już systemami to kluczowe aspekty implementacji oprogramowania. To właśnie dlatego zaufanie właściwej firmie wdrożeniowej ma takie znaczenie.  

 

Kluczowe jest, aby wybrany partner nie tylko posiadał doświadczenie techniczne, ale także dogłębną znajomość procesów w Twojej branży. Każda firma działa w nieco odmienny sposób – inne wymagania ma przedsiębiorstwo spożywcze, inne mięsne, a jeszcze inne e-commerce. Dobrze dobrany dostawca ERP rozumie te specyficzne potrzeby i potrafi dostosować system tak, by faktycznie wspierał rozwój Twojego biznesu. 

 

 

Zadbaj o szkolenie pracowników

 

Po uruchomieniu systemu ERP firma wdrażająca zwykle przeprowadza szkolenie dla pracowników. Przeskok na nowe rozwiązanie może jednak zająć nieco czasu. Opór zespołu przed nową technologią jest jedną z najczęstszych barier podczas wdrożenia oprogramowania – aż 61% respondentów wskazuje, że doświadczyło takich problemów.¹

 

Pomocna okaże się więc dodatkowa edukacja, komunikowanie nadchodzących zmian i przedstawienie, w jaki sposób technologia pomoże w optymalizacji codziennych procesów. Dzięki temu wdrożenie systemu ERP przebiegnie sprawniej.

 

Zadbaj o opiekę powdrożeniową

 

Średni czas korzystania z jednego oprogramowania tej klasy to ponad 8 lat.¹ Trudno o uniknięcie choćby najmniejszej usterki przez tak długi czas. Do tego dochodzą bieżące potrzeby, takie jak aktualizacje programu czy rozbudowa systemu.

 

Jeśli więc wdrożenie ERP w przedsiębiorstwie ma się zakończyć sukcesem, a nowa technologia ma służyć przez długie lata, niezbędna jest opieka serwisowa. Zaczynając projekt implementacji programu, szukaj partnera, który będzie w stanie obsłużyć Twoją firmę również pod tym kątem

 

Skuteczne wdrożenie systemu ERP – klucz do efektywności Twojej firmy

Odpowiedni plan wdrożenia systemu ERP i sprawdzony partner umożliwiają usprawnienie procesów, redukcję kosztów oraz automatyzację codziennych zadań. Kluczem do udanego projektu jest m.in. dobór oprogramowania dostosowanego do potrzeb klienta (czasem z dodatkową personalizacją), odpowiednie przeszkolenie pracowników oraz zapewnienie wsparcia po wdrożeniu.

 

Jako Ekspert zrealizowaliśmy już przeszło 850 wdrożeń ERP, a zaufało nam ponad 6300 klientów. Dzięki naszemu doświadczeniu i znajomości różnych branż pomagamy firmom przejść przez cały proces – od analizy po wsparcie powdrożeniowe.

 

Chcesz dowiedzieć się, jak ERP może usprawnić Twoją firmę? Skontaktuj się z nami i rozpocznij efektywne wdrożenie!

 
 

Bibliografia:

1. Raport myERP: „Synergia w branży ERP 2024”