Jak wyliczać wynagrodzenie pracownika w 2025 roku? Kluczowe zasady dla działów kadr i płac

Naliczanie wynagrodzeń to jedno z najważniejszych zadań działu kadr i płac, wymagające dokładności i znajomości przepisów. Od kwoty brutto trzeba odjąć należne składki, co sprawia, że pracownik otrzymuje inną kwotę „na rękę”, niż ta w umowie. W tym poradniku pokazujemy krok po kroku, jak obliczyć pensję w 2025 roku i jak systemy kadrowo-płacowe ułatwiają to zadanie.
 

Naliczanie wynagrodzeń – najważniejsze informacje

Naliczanie wynagrodzeń to proces ustalania kwoty, jaką pracownik powinien otrzymać za pracę, zgodnie z umową i przepisami prawa. Obejmuje obliczenie wszystkich składników płacy (podstawy, dodatków, premii), odjęcie wymaganych potrąceń (zaliczki na PIT, składki ZUS, PPK w przypadku uczestników) oraz przygotowanie listy płac i wypłaty.
 

Kwota brutto to suma składników wynagrodzenia, z których część stanowi podstawę składek i podatku zgodnie z przepisami.
Kwota netto jest tym, co pracownik faktycznie otrzymuje „na rękę”.
 

Składki i podatki nalicza się zgodnie z:
 

• ustawą o systemie ubezpieczeń społecznych
• ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych

 

Krok po kroku: jak obliczyć wynagrodzenie pracownika

1. Ustalenie wynagrodzenia brutto

Wynagrodzenie brutto to kwota, od której naliczane są wszystkie składki i podatki. Składa się m.in.. z:
 

• wynagrodzenia zasadniczego,
• dodatków i premii,
• wynagrodzenia za nadgodziny,
• ekwiwalentu za urlop,
• wynagrodzenia chorobowego (jeśli w danym miesiącu pracownik przebywał na zwolnieniu lekarskim).

Poza tymi elementami są jeszcze składniki wynagrodzenia, które nie podlegają oskładkowaniu, jak np.:
 

• nagrody jubileuszowe,
• odprawy emerytalne oraz rentowe,
• świadczenia przyznawane przez pracodawcę na rzecz podnoszenia kwalifikacji pracownika (np. szkolenia).

 

2. Obliczenie składek na ZUS 

Składki ZUS dzielimy na te finansowane przez pracownika oraz przez pracodawcę. 
 

Rodzaj składki	Część pokrywana przez pracownika	Część pokrywana przez pracodawcę
Chorobowa	2,45%	x
Emerytalna	9,76%	9,76%
Rentowa	1,5%	6,5%
Wypadkowa	x	od 0,4% do 3,6%

3. Obliczenie składka zdrowotnej 

Składka wynosi 9% podstawy, którą stanowi wynagrodzenie brutto pomniejszone o składki społeczne (emerytalną, rentową, chorobową).
 

4. Uwzględnienie PPK (Pracownicze Plany Kapitałowe)

Jeśli pracownik przystąpił do PPK, przy naliczaniu wynagrodzenia należy to uwzględnić. 
 

• Składka pracownika: standardowo 2% wynagrodzenia brutto (możliwość zwiększenia do 4%).
• Składka pracodawcy: standardowo 1,5% wynagrodzenia brutto (możliwość zwiększenia do 4%)

 

5. Obliczenie zaliczki na podatek (PIT)

Po odjęciu składek społecznych i kosztów uzyskania przychodu oblicza się zaliczkę na podatek PIT według właściwej stawki podatku (12% w pierwszym progu lub 32% po jego przekroczeniu).
 

6. Uwzględnienie innych potrąceń

Na tym etapie naliczania wynagrodzenia pracownika uwzględnia się również inne potrącenia, takie jak zaliczki alimentacyjne czy kary umowne. 
 
Może Cię zainteresować: Elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Jak działa i jak go wdrożyć?
 

 

Jak obliczyć wynagrodzenie netto pracownika

Aby obliczyć wynagrodzenie netto, od kwoty brutto całkowitego wynagrodzenia odejmujemy:
 

• należne składki społeczne,
• składkę zdrowotną,
• zaliczkę na podatek dochodowy (po uwzględnieniu kosztów uzyskania przychodu),
• wpłaty do PPK (jeśli obowiązują),
• oraz inne potrącenia.

 

Zaliczki na podatek dochodowy

 

Zaliczkę na podatek dochodowy wylicza się z podstawy opodatkowania, czyli wynagrodzenia pomniejszonego o składki na ubezpieczenie społeczne oraz koszty uzyskania przychodu (KUP). Dla pracownika miejscowego koszty te wynoszą 250 zł, zaś dla dojeżdżającego z innego miasta – 300 zł. 
 

Uzyskaną w tej sposób kwotę należy pomnożyć przez właściwą stawkę podatku: 
 

• 12% w pierwszym progu (do 120 000 zł rocznie) 
• 32% w drugim progu (powyżej 120 000 zł rocznie).

Jeśli pracownik złożył oświadczenie PIT-2, przy obliczaniu zaliczki dodatkowo uwzględnia się kwotę wolną od podatku. 

 

Przykład obliczenia wynagrodzenia netto – 5000 zł brutto

 

 

Naliczanie wynagrodzeń pracowników może odbywać się ręcznie, ale zawsze wiąże się to z ryzykiem błędów ludzkich. Ponadto przy rozbudowanych zespołach staje się to nieoptymalnym procesem, który trwa nawet kilka dni. Dzięki nowoczesnym systemom ERP do kadr i płac można skrócić ten czas i zautomatyzować naliczanie płac nawet w firmach wykorzystujących wieloskładnikowe wynagrodzenia.

 

Streamsoft Prestiż – wygoda dla działu HR

Streamsoft Prestiż to system ERP szczególnie ceniony w firmach produkcyjnych, handlowych i usługowych, gdzie zarządzanie personelem musi być ściśle powiązane z innymi procesami biznesowymi. Moduł Kadry i Płace integruje się z ewidencją czasu pracy, produkcją i planowaniem grafików, co pozwala precyzyjnie rozliczać pracowników w oparciu o faktyczne dane. Dzięki temu kadry nie działają „obok” firmy, lecz są spójne z jej całościowym funkcjonowaniem.

 

System automatyzuje kluczowe zadania – od naliczania wynagrodzeń, przez obsługę umów różnego typu, aż po e-deklaracje i raporty dla instytucji publicznych. Ważnym atutem jest Panel Pracownika i Kierownika, który przenosi część procesów kadrowych do świata online – wnioski urlopowe, dostęp do pasków płacowych czy zatwierdzanie grafików odbywają się wprost z przeglądarki. To usprawnia komunikację i redukuje formalności, a jednocześnie zapewnia pełną zgodność z przepisami prawa.

Poznaj Streamsoft Prestiż 
 

enova365 – Kadry i Płace zawsze zgodne z przepisami

 

Moduł Kadry i Płace w enova365 to odpowiedź na realne potrzeby działów HR. System umożliwia automatyczne naliczanie wynagrodzeń, obliczanie składek ZUS, podatków PIT oraz obsługę Pracowniczych Planów Kapitałowych. Wszystko odbywa się w pełnej zgodności z obowiązującymi przepisami prawa – system jest na bieżąco aktualizowany wraz ze zmianami legislacyjnymi, dzięki czemu eliminuje ryzyko błędów i opóźnień.

 

enova365 pozwala definiować dowolne składniki wynagrodzenia – od podstawy, przez premie i nadgodziny, aż po świadczenia nietypowe. Automatycznie generuje deklaracje do ZUS i e-deklaracje do urzędów, a także obsługuje potrącenia, zaliczki i pożyczki pracownicze. System wspiera także e-teczki pracownicze, harmonogramy pracy oraz rozliczanie czasu pracy, co czyni go kompletnym narzędziem dla każdego działu kadr i płac.