Lista płac – co zawiera i jak obliczyć wynagrodzenia pracowników?

Jak przygotować listę płac, która będzie poprawna i nie zajmie całego dnia?
Rozliczanie wynagrodzeń to proces, który wymaga dokładności, znajomości zmieniających się przepisów i sprawnej organizacji danych. W tym artykule pokazujemy krok po kroku, jak prawidłowo stworzyć listę płac – od wymaganych dokumentów po niezbędne składniki wynagrodzenia. Podpowiadamy też, jak nowoczesne systemy kadrowo-płacowe mogą uprościć ten proces i pozwolić Ci zaoszczędzić czas, ograniczając ryzyko błędów do minimum.

 

Lista płac – jak ją stworzyć?

​Lista płac to dokument księgowy, który potwierdza rozliczenie wynagrodzeń pracowników, naliczenie składek do ZUS oraz zaliczek na podatek dochodowy. Jej prawidłowe sporządzenie wymaga uwzględnienia szeregu informacji i dokumentów, które odzwierciedlają zarówno formalne aspekty zatrudnienia, jak i bieżące dane dotyczące czasu pracy oraz należnych świadczeń.​

 

Do stworzenia listy płac potrzebne będą takie dokumenty jak:

 

• umowa o pracę – określa warunki zatrudnienia (m.in. wysokość wynagrodzenia, wymiar czasu pracy),
• ewidencja czasu pracy – zawiera szczegółowe informacje o przepracowanych godzinach, nadgodzinach, urlopach czy zwolnieniach lekarskich,
• lista obecności – potwierdza faktyczną obecność pracownika w pracy,
• informacje o dodatkach i premiach –  np. premie uznaniowe, dodatki za pracę w nocy czy inne świadczenia przewidziane w regulaminie wynagradzania,
• oświadczenie PIT-2, 
• informacje dotyczące kosztów uzyskania przychodów,
• świadectwa pracy od poprzednich pracodawców – dzięki nim można ustalić wymiar urlopu wypoczynkowego pracownika oraz okresy składkowe.

 

Jak obliczyć listę płac? Składniki i etapy naliczania wynagrodzeń

Nie istnieje jeden wzór listy płac, dlatego każda z nich wygląda nieco inaczej. To pracodawca ustala, jakie składniki się na niej znajdą. Zwyczajowo jednak na liście widnieje:

 

• nazwa pracodawcy,
• imię i nazwisko pracownika/pracowników (w zależności od tego, czy jest to indywidualna lista płac, czy zbiorcza),
• okres do jakiego się odnosi,
• numer listy i/lub jej nazwa,
• data wypłaty wynagrodzenia
• kwota wynagrodzenia (brutto i netto)
• data i podpisy osób sporządzających

 

Do obliczenia i stworzenia listy płac należy również uwzględnić wszystkie składniki wynagrodzenia:

 

• wynagrodzenie zasadnicze,
• składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe),
• podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne,
• podstawę naliczenia podatku dochodowego (z uwzględnieniem kosztów uzyskania przychodu, kwoty wolnej od podatku oraz ulgi podatkowej lub zwolnienia z PIT, jeśli takowe przysługują),
• dodatki do wynagrodzenia (premie, dodatki przysługujące np. za pracę w nocy),
• potrącenia (np. komornicze, alimentacyjne, dobrowolne potrącenia na ubezpieczenie grupowe),
• wynagrodzenie netto (tzw. kwota do wypłaty).

 

 

Wsparcie w generowaniu list płac dzięki systemowi kadrowemu

System kadrowo-płacowy znacząco usprawnia codzienną pracę działu HR, zwłaszcza w zakresie rozliczania wynagrodzeń i tworzenia listy płac pracowników. Dzięki automatyzacji procesów, eliminujesz żmudne, ręczne operacje i zyskujesz czas na realizację bardziej strategicznych zadań.

 

Konkretne korzyści dla działu kadr:

 

• Oszczędność czasu i zasobów – automatyczne naliczanie wynagrodzeń skraca czas przygotowania listy płac.
• Minimalizacja błędów – system eliminuje ryzyko pomyłek typowych dla ręcznych obliczeń (np. związanych z nadgodzinami, nieobecnościami czy składkami).
• Zgodność z przepisami – oprogramowanie jest na bieżąco aktualizowane zgodnie z obowiązującym prawem pracy i przepisami podatkowymi, co daje pewność poprawności wyliczeń.
• Pełna automatyzacja – raz zdefiniowane składniki płacowe (np. premie, dodatki, zasiłki) są automatycznie uwzględniane przy generowaniu list płac w ustalonych cyklach (np. miesięcznych).
• Łatwy dostęp do dokumentacji i historii płac – system ERP z modułem Kadr i Płac umożliwia szybkie generowanie raportów, zestawień i archiwizacji dokumentów.

Dla firm zatrudniających dziesiątki czy setki pracowników, takie rozwiązanie to ogromny komfort.

 

Poznaj systemy obsługujące kadry i płace

 

 

Streamsoft Prestiż – wygodna obsługa kadrowo-płacowa

 
Moduł Kadry i Płace w systemie Streamsoft Prestiż to niezawodne narzędzie do sprawnego naliczania wynagrodzeń oraz automatycznego generowania list płac – zgodnie z aktualnymi przepisami prawa. System uwzględnia wszystkie niezbędne składniki, potrącenia i ulgi, a także integruje się z ZUS PUE, e-ZLA i systemami bankowymi, co znacząco ułatwia cały proces rozliczeń. Dzięki cyfrowym aktom osobowym i ewidencji czasu pracy zyskujesz pełną kontrolę nad danymi kadrowymi – bez zbędnej papierologii.
 

Poznaj system Streamsoft Prestiż

 
 

 

enova365 – Twój system kadrowo-płacowy

 
enova365 to nowoczesny i elastyczny system ERP, który rośnie razem z Twoją firmą. Dzięki modułowi Kadry i Płace z łatwością zautomatyzujesz kluczowe procesy kadrowo-płacowe – od ewidencji czasu pracy, przez naliczanie wynagrodzeń, aż po generowanie list płac i raportów. Program jest na bieżąco aktualizowany zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, co daje Ci pewność zgodności i bezpieczeństwa. Oszczędzaj czas, eliminuj błędy i zarządzaj kadrami w sposób nowoczesny i przejrzysty – wypróbuj enova365.
 

Pobierz demo enova365

 

 

Czy można przechowywać listę płac w formie elektronicznej?

​Tak, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa pracy, pracodawca może przechowywać listę płac w formie elektronicznej. Od 1 stycznia 2019 r. przepisy umożliwiają prowadzenie dokumentacji pracowniczej, w tym dokumentacji płacowej, zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej.

 

Czy lista płac jest obowiązkowa?

Nie, lista płac nie jest obowiązkowa. Choć przepisy prawa tego nie nakazują, to wiele firm woli jednak ją posiadać, by ułatwić obliczenia między pracodawcą, organami publicznymi a pracownikiem. 

 

Indywidualna lista płac a zbiorcza. Czym się różnią?

Indywidualna lista płac to nieoficjalny dokument księgowy, który zawiera informacje o wynagrodzeniu oraz składnikach pensji konkretnej osoby. Znajdują się tam dane osobowe, należne składki, podatki czy potrącenia. Na bazie listy płac pracownika można stworzyć pasek wynagrodzeń.

 

Zbiorcza lista płac obejmuje natomiast wszystkich lub wybranych (np. z konkretnego działu) zatrudnionych. Co istotne, pracownicy nie powinni mieć wglądu do takiego dokumentu. Ujawnienie wysokości wynagrodzenia innych osób bez ich zgody jest naruszeniem zgodnie z ustawą z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych.

 

Kto podpisuje listę płac?

Odpowiedzialność za sporządzenie i podpisanie listy płac spoczywa na pracodawcy, a pracownik nie musi jej podpisywać. Przygotowaniem i weryfikacją tego dokumentu często zajmują się specjaliści z działu kadr i płac.