Faktura zaliczkowa a końcowa – różnice i sposoby rozliczania

Faktura zaliczkowa i końcowa pełnią różne funkcje w rozliczeniach – pierwsza dokumentuje otrzymanie przedpłaty, a druga podsumowuje transakcję i uwzględnia wcześniejsze zaliczki. Kiedy wystawić fakturę zaliczkową, a kiedy końcową? Jakie dane powinny znaleźć się w obu dokumentach? I wreszcie – jak prawidłowo je rozliczyć i zaksięgować? 

 

Faktura zaliczkowa a faktura końcowa – czym się różnią?

Faktura zaliczkowa dokumentuje otrzymanie częściowej płatności przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi, natomiast faktura końcowa podsumowuje całą transakcję i uwzględnia wcześniej wystawione faktury zaliczkowe. To podstawowe różnice między tymi dwoma dokumentami. Ponadto faktura zaliczkowa jest wystawiana do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano przedpłatę, a faktura końcowa – po zakończeniu realizacji zamówienia. 

 

Faktura zaliczkowa

 

Faktura zaliczkowa to dokument księgowy, potwierdzający otrzymanie zaliczki, zadatku lub przedpłaty na poczet przyszłej dostawy towaru lub wykonania usługi. Jest wystawiana przez sprzedawcę i stanowi podstawę do rozliczenia podatku VAT w momencie otrzymania środków.

Fakturę zaliczkową wystawia się w sytuacjach, gdy klient wpłaca część należności przed otrzymaniem towaru czy wykonaniem usługi. Najczęściej dotyczy to:

 

• zamówień o wysokiej wartości, gdzie sprzedawca chce zabezpieczyć się przed ryzykiem,
• transakcji wymagających długiego czasu realizacji, np. produkcji na indywidualne zamówienie,
• usług rozłożonych na etapy, gdzie płatność odbywa się stopniowo,
• umów, które przewidują przedpłatę jako warunek rozpoczęcia realizacji.

 

Kiedy wystawia się fakturę zaliczkową? Termin

 

Zgodnie z art. 106i ust. 7 pkt 2 ustawy o VAT (Dz.U.2024.361), fakturę zaliczkową należy wystawić nie wcześniej niż 60. dnia przed otrzymaniem przedpłaty i do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano zaliczkę. 

 

Co powinna zawierać faktura zaliczkowa?

 

Faktura zaliczkowa musi zawierać elementy wymienione w art. 106f ustawy o VAT, takie jak m.in.:

 

• numer i datę wystawienia,
• dane sprzedawcy i nabywcy (nazwa, adres, NIP),
• kwotę otrzymanej zaliczki,
• stawkę i kwotę podatku VAT,
• nazwę towaru lub usługi objętej zaliczką,
• termin realizacji dostawy lub usługi (jeśli określony).

Konieczne jest również uwzględnienie kwoty podatku wyliczonej według wzoru:

 

KP =  
$\frac{\mathrm{ZB}\times \mathrm{SP}}{100+\mathrm{SP}}$

 

Legenda:
 

KP – kwota podatku

ZB – kwota części lub całości otrzymanej zapłaty

SP – stawka podatku

 

Faktura końcowa

 

Faktura końcowa to dokument podsumowujący całą transakcję, uwzględniający wcześniej wystawione faktury zaliczkowe. Wystawia się ją po zakończeniu dostawy towaru lub wykonania usługi, aby ostatecznie rozliczyć się z klientem. 

 

Co powinna zawierać faktura końcowa?

 

Zgodnie z art. 106f ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług, faktura końcowa powinna zawierać numery wszystkich wcześniej wystawionych faktur zaliczkowych dotyczących danej transakcji. Faktura końcowa do faktury zaliczkowej powinna również uwzględniać kwotę pomniejszoną o wcześniej wpłacone części. Kwotę podatku pomniejsza się o sumę kwot podatku wykazanego w fakturach dokumentujących otrzymanie zaliczek. Dodatkowo, dla ułatwienia rozliczeń, sprzedawca może wpisać daty wystawienia faktur zaliczkowych oraz ich kwoty, choć nie jest to obowiązkowe.

 

W fakturze końcowej muszą znaleźć się również wszystkie wymagane przez prawo dane, takie jak:

 

• imiona i nazwiska lub nazwy sprzedawcy oraz kupującego,
• adresy oraz numery NIP sprzedawcy i kupującego,
• data dostarczenia towarów lub świadczenia usługi,
• opis przedmiotu transakcji,
• ilość oraz jednostka miary dostarczonych towarów lub wykonanych usług,
• cena jednostkowa brutto i netto,
• wartość sprzedaży brutto i netto,
• stawka VAT i jego wartość.

 

 

Jak wystawić fakturę zaliczkową?

W systemach ERP istnieje możliwość wystawienia wielu faktur zaliczkowych dla jednego zamówienia. Dzięki temu możesz wygodnie rozkładać płatność na raty i zarządzać wszystkimi dokumentami z poziomu jednego oprogramowania. Po wykonaniu usługi lub dostarczeniu towaru w kilku kliknięciach wygenerujesz też fakturę końcową, która automatycznie uzupełni się o poprzednie faktury zaliczkowe.

 

Co więcej, systemy ERP nie tylko upraszczają proces fakturowania i księgowania, ale również są stale aktualizowane. Masz więc pewność, że oprogramowanie jest zawsze na bieżąco z obecnymi regulacjami prawnymi.

 

Poznaj systemy ERP, które obsłużą Twoją księgowość: Streamsoft oraz enova365. 

 

 

Faktura zaliczkowa – jak ją rozliczyć?

Prawidłowe rozliczenie i zaksięgowanie faktury zaliczkowej wymaga uwzględnienia obowiązujących przepisów dotyczących podatku VAT oraz zasad rachunkowości. Zgodnie z art. 19a ust. 8 ustawy o VAT (Dz.U. 2004 Nr 54 poz. 535), obowiązek podatkowy powstaje w momencie otrzymania zaliczki (poza wyjątkami ujętymi w ustawie), a nie dopiero w chwili realizacji dostawy towaru lub wykonania usługi. Oznacza to, że wartość z faktury zaliczkowej musi zostać uwzględniona w deklaracji VAT w okresie, w którym została przyjęta.

 

Faktura zaliczkowa a KPiR

 

Faktury zaliczkowej zazwyczaj nie ujmuje się w KPiR (Księdze Przychodów i Rozchodów). Ponieważ faktura zaliczkowa dokumentuje jedynie przedpłatę, a nie ostateczne wykonanie usługi czy sprzedaż towaru, co do zasady nie podlega ona księgowaniu w KPiR. Przychód ujmuje się dopiero w momencie wystawienia faktury końcowej, kiedy transakcja zostanie sfinalizowana.
 

 

Faktura końcowa – rozliczenie

Faktura końcowa do zaliczki to dokument, który zamyka transakcję i umożliwia pełne rozliczenie zarówno w zakresie podatku VAT, jak i podatku dochodowego. Zgodnie z art. 106f ustawy o VAT faktura końcowa musi zawierać odniesienie do wszystkich wcześniejszych faktur zaliczkowych oraz wykazywać kwoty już zapłacone i opodatkowane. 

 

Jak zaksięgować fakturę końcową w KPiR? Faktura końcowa stanowi dokument potwierdzający realizację sprzedaży i musi zostać uwzględniona jako przychód w wartości netto. Jeśli przedsiębiorca otrzymał wcześniej zaliczki, ich wartość nie była ujmowana w księgach, dlatego faktura końcowa zawiera pełną kwotę netto zamówienia.

 

Jeśli natomiast ostatnia faktura zaliczkowa obejmowała całą wartość zamówienia i spełniała wszystkie wymogi formalne, wystawienie faktury końcowej nie jest konieczne. W takiej sytuacji możliwe jest wystawienie faktury końcowej zerowej, która nie wpływa na rozliczenia podatkowe, ale stanowi formalne zamknięcie transakcji.

 

 

Kiedy nie trzeba wystawiać faktury końcowej?

Faktura końcowa do zaliczki nie zawsze jest konieczna. Jeśli wystawiono wcześniej fakturę zaliczkową, która pokryła całą kwotę usługi lub towaru, wówczas traktuje się ją jako końcową. 

 

Podobnie dzieje się, gdy wszystkie poprzednie faktury zaliczkowe sumują się do 100% wartości usługi czy produktu. Indywidualna interpretacja podatkowa 0114-KDIP1-3.4012.476.2020.3.PRM z 28 października 2020 r. wskazuje, że w takich sytuacjach nie trzeba wystawiać faktury końcowej. 

 

System ERP – zachowaj kontrolę nad księgowością

Proces księgowania faktur zaliczkowych i końcowych może być czasochłonny, zwłaszcza gdy firma obsługuje dużą liczbę transakcji. Wdrożenie systemu ERP, takiego jak Streamsoft czy enova365, pozwala na automatyzację procesu księgowania i eliminuje ryzyko błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.

 

Systemy ERP umożliwiają m.in. automatyczne przypisywanie faktur do odpowiednich okresów rozliczeniowych, generowanie deklaracji VAT oraz kontrolowanie zgodności dokumentów z obowiązującymi przepisami podatkowymi. Dzięki temu przedsiębiorca ma pewność, że jego faktury są prawidłowo rozliczane i że nie wystąpią problemy związane z podwójnym księgowaniem zaliczek czy błędnym wykazywaniem podatku.