Elektroniczny obieg dokumentów w firmie. Jak działa i jak go wdrożyć?

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to nowoczesny sposób zarządzania dokumentacją firmową, eliminujący konieczność korzystania z papierowych kopii. Przejście na EOD wymaga analizy potrzeb firmy, wyboru odpowiedniego oprogramowania oraz jego wdrożenia i przeszkolenia pracowników. Kluczowymi korzyściami są zwiększona efektywność, oszczędność czasu i kosztów oraz poprawa kontroli nad dokumentacją. Taki obieg dokumentów redukuje też ryzyko związane z utratą lub uszkodzeniem dokumentów, które występuje w obiegu tradycyjnym. Profesjonalni partnerzy wdrożeniowi mogą wesprzeć udane i efektywne wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentacji w firmie, co przyczyni się do poprawy procesów biznesowych i konkurencyjności organizacji.

 

Elektroniczny obieg dokumentów – co to?

 

Elektroniczny obieg dokumentów to nowoczesny sposób przechowywania dokumentów przedsiębiorstwa w formie zdigitalizowanej. Wszystkie dane firmowe (a więc np. faktury, umowy czy zamówienia) są wówczas składowane na serwerach firmy lub w chmurze. Jest to alternatywna metoda zarządzania dokumentacją, w której dokumenty są przesyłane, podpisywane, zatwierdzane i przechowywane elektronicznie, eliminując konieczność korzystania z papierowych kopii.

 

Aby zachować płynny przepływ danych między pracownikami, przedsiębiorstwo powinno wdrożyć system do elektronicznego obiegu dokumentów. Dzięki temu każdy dokument trafia do kolejnych osób według ustalonego wcześniej schematu. Procesy biurowe stają się bardziej efektywne, zaś ryzyko utraty lub uszkodzenia dokumentacji maleje. 

 

 

Schemat obiegu dokumentów w firmie – tradycyjny vs elektroniczny

 

W przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów wszystkie etapy wypełniania i wysyłania dokumentacji odbywają się na papierowych kopiach. Zamówienia czy umowy wymagają wielokrotnego drukowania, ręcznego podpisywania i skanowania. Ich kopie są następnie składowane w fizycznych archiwach firmy. Tradycyjny obieg dokumentów wymaga więc miejsca na przechowywanie papierowych wersji dokumentacji. 

 

Z kolei e-obieg dokumentów eliminuje te problemy poprzez możliwość elektronicznego wypełniania, zatwierdzania i przekazywania dokumentów, co skraca czas procesu oraz poprawia jego efektywność. Dodatkowo, cyfrowe archiwum umożliwia łatwy dostęp do dokumentów w każdej chwili, dzięki czemu pozwala na szybką analizę danych i podejmowanie trafniejszych decyzji. 

 

 

Przykłady EOD w działach i firmach

 

Elektroniczny obieg dokumentów w księgowości

 

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) odgrywa kluczową rolę w księgowości, umożliwiając szybkie przetwarzanie faktur, rozliczeń oraz dokumentacji podatkowej. Przez eliminację konieczności ręcznego wprowadzania danych i fizycznego przesyłania dokumentów, czas potrzebny na zaksięgowanie faktur ulega skróceniu.  Cały obieg dokumentów księgowych jest zatem sprawny, a dokumentacja – bezpieczna. 

 

 

Elektroniczny obieg dokumentów w administracji publicznej

 

W administracji publicznej EOD wprowadza istotne usprawnienia w obsłudze klientów, rejestracji dokumentów urzędowych oraz prowadzeniu spraw administracyjnych. Dzięki elektronicznemu obiegowi dokumentów w urzędzie możliwe jest również szybkie i efektywne rozpatrywanie wniosków urlopowych. 

 

 

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie produkcyjnej

 

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie produkcyjnej stanowi nieocenione narzędzie do zarządzania dokumentacją związaną z produkcją, zamówieniami, dostawami, kontrolą jakości oraz logistyką. 

 

Dzięki EOD możliwe jest szybkie udostępnianie informacji między działami, co znacząco przyspiesza procesy produkcyjne. Przykładowo, zamówienia od klientów mogą być automatycznie przekazywane do działu produkcji, eliminując potrzebę ręcznego przepisywania danych i redukując ryzyko błędów. Ponadto, cyfrowy obieg dokumentów umożliwia śledzenie statusu zamówień, kontroli jakości oraz zarządzanie dostawami. To zaś przyczynia się do poprawy efektywności pracy i zwiększenia konkurencyjności firmy na rynku.

 

 

 

Zalety elektronicznego obiegu dokumentów

 

Do podstawowych zalet płynących z wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w przedsiębiorstwie należą:

 

 

• Bezpieczeństwo danych

 

Dzięki zastosowaniu odpowiednich zabezpieczeń, EOD zapewnia ochronę poufności i integralności danych, redukując ryzyko utraty lub nieautoryzowanego dostępu do dokumentów. Takie sytuacje mogą natomiast mieć mieć w przypadku tradycyjnego obiegu dokumentów – pracownicy mogą nieumyślnie zgubić bądź zniszczyć fizyczną kopię. 

 

 

• Szybkie odnalezienie poszukiwanego dokumentu

 

Długie poszukiwania dokumentacji w archiwach, przekopywanie teczek i bezowocne próby odnalezienia ważnej faktury mogą pójść w niepamięć. Digitalizacja znacznie przyspiesza proces odnajdywania ważnych pism i zwiększa efektywność pracowników, którzy mogą sprawnie wrócić do swoich obowiązków. E-obieg dokumentów pozwala na katalogowanie dokumentacji, dzięki czemu zlokalizowanie potrzebnych kopii to zwykle kwestia kilku kliknięć. 

 

 

• Oszczędność pieniędzy 

 

Implementacja EOD redukuje koszty związane z drukiem, przechowywaniem i dystrybucją dokumentów papierowych, co przekłada się na oszczędności finansowe dla firmy. Przedsiębiorstwo może zmniejszyć wydatki związane z wygospodarowaniem przestrzeni do składowania dokumentacji, a także zmaksymalizować wydajność pracowników i oszczędzić ich czas pracy potrzebny do odnalezienia dokumentów. 

 

 

• Bezproblemowa wymiana informacji między działami

 

Wśród zalet elektronicznego obiegu faktur i pozostałych dokumentów firmowych znajduje się szybka i efektywna wymiana informacji między pracownikami. To zaś poprawia komunikację wewnętrzną i przyspiesza realizację procesów biznesowych.

 

 

• Ochrona danych dopasowana do przepisów prawa

 

Systemy EOD umożliwiają dostosowanie polityki bezpieczeństwa do obowiązujących przepisów prawa, co zapewnia zgodność z regulacjami dotyczącymi ochrony danych osobowych.

 

 

• Dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca na świecie

 

Dzięki możliwości przechowywania dokumentów w chmurze, użytkownicy mogą mieć dostęp do potrzebnych informacji z każdego miejsca na świecie, co ułatwia pracę zdalną oraz współpracę z klientami i partnerami biznesowymi.

 

 

• Ochrona środowiska

 

Wśród zalet elektronicznego obiegu dokumentów w firmie warto wymienić także redukcję zużycia papieru, zasobów naturalnych oraz ograniczenie emisji CO2 związanej z transportem i przetwarzaniem dokumentów papierowych. W ten sposób e-obieg przyczynia się do ochrony środowiska naturalnego.

 

 

Jak przygotować się do wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?

 

1. Analiza przedwdrożeniowa

 

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie nie może odbyć się bez uprzedniej analizy. Poprzez dokładną ocenę obecnego procesu obiegu dokumentów można zidentyfikować, jakie dane są przetwarzane oraz które osoby biorą udział w ich akceptacji. Dzięki kompleksowej analizie można również wskazać wady obowiązujących procedur i postarać się o ich usprawnienie. 

 

2. Wybór systemu i partnera oraz wdrożenie

 

Program do elektronicznego obiegu dokumentów dopasowany do potrzeb firmy to połowa sukcesu. W cyfryzacji dokumentacji chodzi przede wszystkim o łatwy przepływ danych, spójność informacji i bezproblemowy dostęp do dokumentów. Warto zatem wybrać system, który będzie służył do zarządzania procesami w całym przedsiębiorstwie i połączy informacje spływające ze wszystkich działów na jednej, wspólnej bazie danych. Takim rozwiązaniem jest modułowe oprogramowanie klasy ERP. Wówczas do implementacji e-obiegu w firmie potrzebny będzie moduł z funkcjonalnością DMS (Document Management System).

Producenci renomowanych programów ERP rozbudowują swoje moduły o dodatkowe funkcjonalności, takie jak np. OCR, czyli możliwość rozpoznawania znaków i tekstów z plików PDF i innych formatów graficznych. Dzięki temu zeskanowane dokumenty są przetwarzane na dane, które łatwo przeniesiesz do systemu. Możesz więc zapomnieć o ręcznym, powolnym wprowadzaniu informacji. 

 

Druga połowa sukcesu to natomiast sam etap wdrożenia. Aby proces przebiegał sprawnie i efektywnie, warto wybrać doświadczonego partnera wdrożeniowego. Jego wiedza i umiejętności to gwarancja powodzenia i usprawnienia procesów związanych z obiegiem dokumentów. 

 

Nasza wiedza i doświadczenie wynikają z ponad 30 lat na rynku oraz 850 udanych wdrożeń w różnych branżach. Jeśli oczekujesz kompleksowego doradztwa, profesjonalnego wdrożenia i skutecznej opieki serwisowej po wdrożeniu – skontaktuj się z nami!

 

 

 

3. Szkolenie pracowników z funkcjonalności systemu

 

Po zakończonej implementacji systemu przychodzi czas na szkolenie pracowników. Firma wdrożeniowa prezentuje wówczas przed kadrą jak używać oprogramowania, odpowiada na bieżące pytania i przedstawia funkcjonalności programu krok po kroku. Dobrze przeszkoleni użytkownicy końcowi to niezbędny element poprawnego wdrożenia elektronicznego obiegu dokumentów w każdej firmie. 

 

 

Podsumowanie – elektroniczny obieg dokumentów w Twojej firmie

 

Elektroniczny obieg dokumentów (EOD) to nowoczesny sposób zarządzania dokumentacją firmową, eliminujący konieczność korzystania z papierowych kopii. Przejście na EOD wymaga analizy potrzeb firmy, wyboru odpowiedniego oprogramowania oraz jego wdrożenia i przeszkolenia pracowników. Kluczowymi korzyściami są zwiększona efektywność, oszczędność czasu i kosztów oraz poprawa kontroli nad dokumentacją. Taki obieg dokumentów eliminuje też ryzyko związane z utratą lub uszkodzeniem dokumentów, które występuje w obiegu tradycyjnym. 

 

Profesjonalni partnerzy wdrożeniowi mogą być gwarantem efektywnej i udanej implementacji obiegu dokumentacji w firmie, co przyczyni się do poprawy procesów biznesowych i konkurencyjności organizacji. Jeśli chcesz unowocześnić i zabezpieczyć procesy w przedsiębiorstwie, skontaktuj się z nami. Wspólnie wybierzemy rozwiązania optymalne dla Twojego biznesu.