System kadrowo-płacowy dla średniej firmy – na co zwrócić uwagę przy wyborze?

System kadrowo-płacowy dla średniej firmy powinien nie tylko naliczać wynagrodzenia, ale też wspierać czas pracy, dokumentację pracowniczą, samoobsługę, integracje i raportowanie. Przy wyborze warto sprawdzić, czy rozwiązanie odpowiada na rzeczywiste procesy firmy i będzie mogło rozwijać się razem z organizacją.

 

Czego średnia firma powinna wymagać od systemu kadrowo-płacowego?

W średniej firmie system kadrowo-płacowy powinien przede wszystkim porządkować codzienną pracę działu kadr i płac oraz ograniczać liczbę ręcznych czynności. Przy kilkudziesięciu lub kilkuset pracownikach samo naliczanie wynagrodzeń to za mało.

 

Warto zwrócić uwagę, czy system wspiera m.in.:

 

• obsługę kadr i wynagrodzeń,
• ewidencję czasu pracy i nieobecności,
• automatyzację powtarzalnych operacji,
• wnioski i samoobsługę pracowniczą,
• elektroniczną dokumentację pracowniczą,
• raportowanie,
• integrację z księgowością i innymi procesami firmy,
• zarządzanie uprawnieniami użytkowników.

 

Przykładem rozwiązania obejmującego te obszary jest Kadry Płace i HR w enova365.

 

Z doświadczenia wdrożeniowego wiemy, że wraz ze wzrostem firmy problemem coraz częściej staje się nie brak pojedynczej funkcji, ale duża liczba ręcznych operacji, rozproszone dane i trudniejsza kontrola nad procesami. Dlatego przy wyborze warto patrzeć nie tylko na listę dostępnych funkcji, ale przede wszystkim na to, czy system rzeczywiście pasuje do sposobu pracy organizacji.

 

 

10 rzeczy, które warto sprawdzić przed wyborem systemu kadrowo-płacowego

Lista funkcji to dobry punkt wyjścia, ale nie powinna być jedynym kryterium wyboru. Dwa systemy mogą oferować podobne możliwości na papierze, a zupełnie inaczej radzić sobie z procesami charakterystycznymi dla Twojej firmy. Dlatego przed decyzją warto sprawdzić rozwiązanie na konkretnych scenariuszach pracy.

 

1. Obsługa rzeczywistych zasad wynagradzania

 

Na początku warto dokładnie określić, jakie zasady wynagradzania system będzie musiał odwzorować w praktyce. Samo pytanie, czy rozwiązanie nalicza wynagrodzenia, mówi niewiele.

 

Przeczytaj też: Lista płac – co zawiera i jak obliczyć wynagrodzenia pracowników?

 

Znacznie ważniejsze jest to, czy poradzi sobie z rzeczywistymi scenariuszami występującymi w firmie: różnymi składnikami wynagrodzenia, premiami i dodatkami, absencjami, korektami, umowami cywilnoprawnymi czy odmiennymi zasadami obowiązującymi poszczególne grupy pracowników.

 

Przykład firmy Balcerzak pokazuje, że przy bardziej złożonych procesach kadrowo-płacowych system powinien radzić sobie jednocześnie z rozbudowanymi zasadami wynagradzania, pracą zmianową, różnymi wzorcami czasu pracy i danymi z RCP

 

2. Aktualizacje związane ze zmianami przepisów

 

Kadry i płace są obszarem silnie zależnym od zmian prawnych. Dlatego znaczenie ma nie tylko to, co system potrafi w dniu zakupu, ale również sposób jego aktualizowania.

 

Warto sprawdzić:

 

• kto odpowiada za aktualizacje,
• jak szybko pojawiają się zmiany,
• czy wymagają dodatkowej konfiguracji,
• kto weryfikuje poprawność wdrożenia aktualizacji,
• jak dostawca informuje klientów o zmianach.

 

Dobrym sygnałem jest regularny rozwój systemu i publikowanie wersji uwzględniających aktualne wskaźniki oraz zmiany dotyczące kadr i płac. 

 

Nie oznacza to jednak, że odpowiedzialność działu kadr znika. System jest narzędziem — procedury i nietypowe przypadki nadal wymagają wiedzy osób odpowiedzialnych za rozliczenia.

 

3. Ewidencja czasu pracy i integracja z RCP

 

W średniej firmie czas pracy często staje się jednym z najważniejszych źródeł danych dla wynagrodzeń. Jeżeli firma korzysta z rejestracji wejść i wyjść, systemu zmianowego albo różnych harmonogramów, warto sprawdzić:

 

• możliwość tworzenia harmonogramów,
• rozliczanie nadgodzin,
• obsługę różnych systemów czasu pracy,
• ewidencję nieobecności,
• wymianę danych z systemem RCP,
• sposób zatwierdzania zmian przez przełożonych.

 

Im mniej ręcznego przepisywania danych między RCP, kadrami i płacami, tym mniejsze ryzyko rozbieżności.

 

4. Elektroniczna dokumentacja pracownicza

 

Jeżeli firma planuje odejście od papierowych akt, warto wcześniej sprawdzić, jak prawidłowo prowadzić e-teczki pracownicze i jakie wymagania powinien spełniać wykorzystywany do tego system.

 

Przepisy wymagają, aby system wykorzystywany do prowadzenia dokumentacji pracowniczej w postaci elektronicznej zapewniał m.in. ochronę przed utratą i nieuprawnionym dostępem, integralność dokumentacji i metadanych, identyfikację osób mających dostęp, rejestrowanie zmian, wyszukiwanie dokumentacji oraz możliwość jej eksportu i wydruku.

5. Samoobsługa pracowników i kierowników

 

Jednym z najbardziej praktycznych sposobów odciążenia działu HR jest przeniesienie części prostych czynności do samoobsługi pracowniczej.

 

Pracownik może sam:

 

• sprawdzić limit urlopu,
• złożyć wniosek urlopowy,
• sprawdzić dane kadrowe,
• zgłosić zmianę części danych,
• pobrać pasek wynagrodzenia,
• sprawdzić informacje dotyczące czasu pracy.

 

Kierownik może z kolei zatwierdzać wnioski czy pracować na danych dotyczących swojego zespołu. Przykładowo Pulpit Pracownika w systemach ERP pozwala obsługiwać wnioski urlopowe, dane kadrowe, informacje o wynagrodzeniu, czas pracy oraz wybrane wnioski pracownicze bez każdorazowego angażowania działu HR. Przy kilkuset pracownikach różnica może być znacząca: wiele pytań i prostych operacji nie musi już trafiać do kadrowej.

 

6. Workflow i elektroniczny obieg wniosków

 

 

7. Integracja z księgowością i innymi systemami

 

W średniej firmie system kadrowo-płacowy rzadko funkcjonuje całkowicie samodzielnie. Dane mogą być potrzebne w:

 

• księgowości,
• controllingu,
• bankowości,
• systemie RCP,
• Business Intelligence,
• systemach HR,
• narzędziach do planowania,
• innych elementach środowiska ERP.

 

8. Raportowanie i dostęp do danych zarządczych

 

Dział kadr pracuje na danych, które mogą być ważne nie tylko dla HR. Zarząd lub dyrektor finansowy może potrzebować odpowiedzi na pytania:

 

• ile kosztują wynagrodzenia w poszczególnych działach,
• jak zmienia się poziom absencji,
• gdzie rośnie liczba nadgodzin,
• jak wyglądają koszty zatrudnienia,
• jakie są tendencje dotyczące rotacji.

 

Dlatego warto sprawdzić, czy raporty można budować na bieżąco, czy każdy nowy przekrój danych wymaga ręcznego eksportu do Excela. System kadrowo-płacowy dla średniej firmy powinien stopniowo stawać się również źródłem danych zarządczych, a nie wyłącznie narzędziem operacyjnym działu płac.

9. Bezpieczeństwo, uprawnienia i historia zmian

 

Dane kadrowo-płacowe należą do najbardziej wrażliwych informacji przetwarzanych w organizacji. Dlatego podczas prezentacji systemu warto dokładnie sprawdzić:

 

• sposób definiowania uprawnień,
• ograniczenia dostępu do danych,
• możliwość różnicowania uprawnień według ról,
• rejestrowanie działań użytkowników,
• zabezpieczenie dokumentacji,
• kopie zapasowe i odtwarzanie danych,
• sposób uwierzytelniania użytkowników.

 

Szczególnego znaczenia nabiera to przy elektronicznej dokumentacji pracowniczej. Obowiązujące wymagania wskazują m.in. na konieczność identyfikacji osób mających dostęp do dokumentacji i rejestrowania dokonywanych zmian.

 

10. Skalowalność i możliwość dalszego rozwoju

 

Częsty błąd polega na wyborze programu wyłącznie na podstawie obecnego zatrudnienia. Jeżeli firma ma dzisiaj 50 pracowników, ale planuje nowe oddziały, przejęcia lub zwiększenie zatrudnienia, warto uwzględnić ten scenariusz już podczas wyboru.

 

Sprawdź:

 

• czy można łatwo dodawać kolejnych użytkowników,
• czy system obsłuży nowe jednostki organizacyjne,
• czy pozwala obsługiwać więcej niż jedną spółkę,
• jakie dodatkowe moduły można dołączyć,
• czy można rozbudować integracje,
• jak będzie zmieniał się koszt rozwiązania.

Migracja systemu kadrowo-płacowego co dwa lub trzy lata jest znacznie bardziej kłopotliwa niż wybór rozwiązania, które można rozwijać razem z organizacją.

 

Kiedy obecny system przestaje wystarczać?

Nie ma jednej liczby pracowników, po której przekroczeniu system kadrowo-płacowy automatycznie staje się niewystarczający. Znacznie ważniejsze jest to, jak wygląda codzienna praca zespołu i ile ręcznych czynności wymaga obsługa procesów kadrowo-płacowych.

 

Sygnałem ostrzegawczym jest sytuacja, w której coraz większa część pracy odbywa się poza systemem albo wymaga ręcznego przenoszenia danych między różnymi narzędziami. Warto rozważyć zmianę rozwiązania, jeżeli:

 

• te same dane są przepisywane między kilkoma programami,
• część ewidencji prowadzona jest równolegle w Excelu,
• kadry otrzymują dużą liczbę papierowych lub mailowych wniosków,
• przygotowanie listy płac wymaga ręcznego zbierania danych z wielu źródeł,
• kierownicy nie mają dostępu do danych dotyczących swoich zespołów,
• pracownicy pytają HR o informacje, które mogliby sprawdzić samodzielnie,
• dokumentacja jest rozproszona między papierem, dyskami i systemami,
• przygotowanie prostego raportu zajmuje kilka godzin,
• każda zmiana procesu wymaga tworzenia kolejnego obejścia,
• dział kadr staje się wąskim gardłem dla całej organizacji.

 

Dowiedz się więcej o wdrażanych przez nas systemach ERP do obsługi kadrowo-płacowej:

 

Jeżeli nie masz pewności, od czego zacząć, zapraszamy na krótką konsultację online. Podczas rozmowy ustalimy, jak działa Twoja firma, które obszary wymagają uporządkowania i który system warto rozważyć w pierwszej kolejności.

 

Wypełnij formularz kontaktowy