Case studies - Balcerzak

Zobacz case study z wdrożenia systemu enova365 w firmie Balcerzak

Case studies - Balcerzak

Zobacz case study z wdrożenia systemu enova365 w firmie Balcerzak

Firma została założona w 1996 roku, a jej pierwszy właściciel, Klaudiusz Balcerzak, zbudował zakład od podstaw i tym samym rozpoczął tworzenie marki Balcerzak.

Nowoczesny park maszynowy w połączeniu z oryginalnymi recepturami i wysokimi standardami jakościowymi stanowi źródło sukcesu firmy. Głównymi odbiorcami firmy są hurtownie, sklepy detaliczne, supermarkety, hipermarkety, a także sieci dyskontowe.

Najważniejsze fakty o firmie Balcerzak

Branża:
Przetwórstwo mięsne

Ton
wyrobów na dobę

Różnych
produktów

Zatrudnionych
osób

Zasięg terytorialny
cała Europa

Pobierz pełne case study Balcerzak

Zobacz zastosowany system w praktyce i screenshoty poszczególnych rozwiązań

Dane projektu

Nazwa firmy
Balcerzak Sp. z o.o.

Branża
Spożywcza / mięsna

Zasięg terytorialny
Cała Europa

Rok wdrożenia
2018

Wdrożony system
enova365 Wersja Platynowa

Czynniki warunkujące potrzebę zmiany systemu w firmie Balcerzak

Poprzednio używany system kadrowo-płacowy w firmie Balcerzak przestał nadążać za zmieniającymi się przepisami, regulacjami i otoczeniem biznesowym. Był to jeden z głównych powodów warunkujących konieczność zmiany oprogramowania wspomagającego procesy kadrowo-płacowe, jak i zapewniającego ich zgodność z aktualnymi przepisami.

Kolejnymi były chęć prowadzenia i przechowywania dokumentacji w jednym środowisku, potrzeba zachowania spójności danych w całej organizacji, podniesienie efektywności pracy oraz automatyzacja wybranych zadań ze szczególnym naciskiem na te najbardziej powtarzalne. W procesie wyboru znaczącym atutem okazała się możliwość wdrożenia samoobsługi pracowniczej.

Rekomendowaliśmy wdrożenie systemu enova365 firmy Soneta Sp. z o.o. w wersji Platynowej, ponieważ spełnia on wszystkie wymagania polskiego ustawodawstwa w zakresie ewidencji danych kadrowych, naliczania wynagrodzeń, zasiłków chorobowych, podatków oraz składek ZUS. Odpowiednia parametryzacja systemu gwarantuje łatwość jego przystosowania do zmieniających się przepisów oraz wymagań klienta i w większości przypadków może być realizowana samodzielnie przez użytkownika

Marcin Borowski – specjalista ds. wdrożeń kadrowo-płacowych, Ekspert Systemy Informatyczne

Największe wyzwania

Zobacz, jakie wyzwania stały przed wdrożeniem systemu enova365 w firmie Balcerzak

  • Dostosowanie wewnętrznych procedur do zmieniających się przepisów
  • Eliminacja błędów przy wyliczaniu podstawy wynagrodzenia chorobowego oraz nadgodzin
  • Automatyzacja wypełniania i składania wniosków urlopowychdla ponad 500 pracowników
  • Mechanizm ocen pracowniczych, którego obsługa możliwa będzie również przez pracowników i kierowników bezpośrednio w zintegrowanym systemie
  • Automatyzacja powiadomień o kończących się umowach, badaniach lekarskich oraz szkoleniach BHP
  • Rejestracja odbytych szkoleń w systemie

Rozwiązanie od Ekspert Systemy Informatyczne

Zintegrowany system

Koniec ręcznego wpisywania wpisywania podatków, składek ZUS-owych i dodatkowych wynagrodzeń dla blisko 500 pracowników.

Odpowiednio zdefiniowane mechanizmy płacowe pozwoliły na rozbicie płac pracowników zgodnie z ich źródłami finansowania, co znacząco usprawniło pracę działu. Przy wdrożeniu dodatkowo uprościliśmy i zoptymalizowaliśmy złożony system wynagrodzeń uzależnionych od wielu czynników tj. uwzględniający elastyczny czas pracy, zmianowość, oceny pracownicze itp.

Rozliczanie czasów pracy

By prawidłowo rozliczać oraz kontrolować czas pracy pracowników, zaimportowaliśmy do enova365 dane z odrębnego systemu RCP używanego w firmie Balcerzak.

Utworzyliśmy wzorce czasów pracy z podziałem na różne grupy (m.in. dla tych pracujących w systemie zmianowym. Nowe rozwiązanie przeprowadzało dodatkowe weryfikacje i automatycznie wysyłało notyfikację do działu kadr np. w sytuacji braku odnotowania godziny wejścia lub wyjścia pracownika.

Wnioski urlopowe, Pulpit Pracownika i Kierownika

Od momentu wdrożenia, pracownicy firmy mogą monitorować swój czas pracy, wymiar urlopów,

ewidencjonować wnioski urlopowe, składać wnioski o delegacje służbowe, sprawdzać pasek wypłaty oraz kartę wynagrodzeń pracowniczych itp. Z punktu widzenia kierowników, platforma zapewnia szybki podgląd obecności pracowników czy możliwość akceptacji odpowiednich wniosków. Daje również wgląd w planowane nieobecności i pozwala na organizację czasu pracy oraz ustalenie zastępstw.

Oceny pracownicze

Przygotowaliśmy mechanizm generujący arkusze ocen dla pracownika (który dokonuje samooceny) oraz jego przełożonego.

Arkusze są obecnie dostępne z poziomu pulpitów pracowniczych. Po ich wypełnieniu przez pracownika oraz przełożonego i zatwierdzeniu automatycznie zostaje wyliczona ocena na podstawie uzyskanych punktów

Nasza firma ma bardzo rozbudowany system wynagradzania i premiowania. Wdrożenie systemu ERP enova365 znacznie usprawniło proces obliczania miesięcznych wynagrodzeń i sporządzania list płac. To, co dla nas niezwykle istotnie to odejście od papierowego obiegu dokumentów. Pulpit Pracownika i Kierownika znacząco zautomatyzował aspekty związane z urlopami oraz nadgodzinami.

Wioletta Lisiewicz – Kierownik Działu Kadr, Balcerzak Sp. z o.o.

Szkolenia z jakości

Szkolenia z jakości dostępne są w formie testu zbudowanego na podstawie arkuszy ocen.

Po zatrudnieniu pracownika system automatycznie utworzy odpowiedni arkusz do uzupełnienia przez pracownika z poziomu Pulpitu. Dodatkowa funkcja pozwala na automatyczne dopisanie kolejnych szkoleń wraz z terminami ich wykonania. Bardzo cenioną funkcją okazała się możliwość załączania materiałów szkoleniowych.

Alerty

Firma Balcerzak dysponuje listą ukończonych szkoleń, badań lekarskich i kursów ponad 500 pracowników.

Przy tak dużej liczbie osób ręczna weryfikacja np. daty końca obowiązywania szkoleń BHP była bardzo uciążliwa. Wprowadziliśmy specjalne alerty wyświetlane w formie dodatkowego okna w systemie, które z odpowiednim, określonym wyprzedzeniem automatycznie informują upływającej dacie ważności danego szkolenia lub kursu.

Pobierz pełne case study firmy Balcerzak

Zobacz zastosowany system w praktyce i screenshoty poszczególnych rozwiązań

Korzyści z wdrożenia systemu enova365 w firmie Balcerzak

Wdrożenie systemu enova365 pozwoliło na osiągnięcie wielu korzyści nie tylko w szeroko pojętym obszarze kadrowo-płacowym, ale również w firmie jako całości. Poniżej przedstawiono najważniejsze z nich:

  • Gwarancja zgodności ze wszystkimi, zmieniającymi się przepisami kadrowo-płacowymi
  • Wprowadzenie automatyzacji w zakresie przygotowywania list płac oraz rozliczania pensji pracowniczych
  • Uproszczenie procedur rozliczania urlopów i dni wolnych pracowników
  • Szybki i intuicyjny dostęp do pełnej informacji o pracowniku
  • Umożliwienie samoobsługi pracowniczej, dzięki czemu pracownik może zarządzać swoimi wnioskami urlopowymi i nadgodzinami
  • Elastyczna obsługa systemu wynagrodzeń – enova365 pozwoliła na odwzorowanie bardzo złożonego systemu wynagrodzeń
  • Automatyzacja pracy
  • Łatwa, intuicyjna i dwukierunkowa współpraca z arkuszem Excel, która dała możliwość samodzielnej realizacji zadań przez dział HR bez potrzeby angażowania działu IT.