Czym jest KSeF i jakie przyniesie zmiany?

Od 1 lipca 2024 zmienia się sposób wystawiania i otrzymywania faktur – specjalna platforma, z której teraz można korzystać dobrowolnie, będzie obowiązkowa. Ministerstwo Finansów już teraz zapowiada, że nie będzie kolejnego odroczenia wprowadzenia systemu. Warto więc już teraz dowiedzieć się jak korzystać z KSeF, żeby być przygotowanym na zmiany.

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną, system teleinformatyczny administrowany przez Krajową Administrację Skarbową. W dużym uproszczeniu można nazwać go centralną bazą faktur.

Od kiedy będziemy korzystać z nowego systemu?

KSeF tak naprawdę już funkcjonuje, ale nie jest obowiązkowy. Od października do grudnia 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż z udziałem podatników, a od 1 stycznia ubiegłego roku funkcjonował jako rozwiązanie dobrowolne. Obowiązkowy KSeF zostanie wprowadzony od 1 stycznia 2024 roku i od tej pory wszyscy podatnicy będą musieli z niego korzystać bez wyjątku. Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawić z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów (webowej aplikacji KSeF, która obecnie nie jest dostępna), albo przy użyciu programów komercyjnych.

Jakie będą z tego korzyści?

Bez wątpienia dla fiskusa. Wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu e-Fakturami ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznacza to efektywniejszą analizę i weryfikację organów podatkowych, co powinno utrudnić działalność przestępstwom i nadużyciom. Ministerstwo Finansów szacuje, że dzięki wdrożeniu tego systemu w przeciągu kilku lat przychód państwa z tytułu ograniczenia szarej strefy wyniesie ponad 10 miliardów złotych.

Jednak są też zalety dla podatników. KSeF usprawnia obrót między przedsiębiorcami i rozliczenia, wszystkie faktury ustrukturyzowane są bowiem wystawione na podstawie tego samego wzoru. Jednolity format otwiera dużą przestrzeń do automatyzacji obiegu dokumentów, a także przejście na transformację cyfrową wszystkich przedsiębiorców.

Zyskujemy także pewność, że faktura dotarła do kontrahenta – przedsiębiorcy nie muszą się martwić, że taki dokument np. zaginie. Pozbędziemy się także kłopotu związanego z archiwizacją faktur – w KSeF pozostaną przez kolejne 10 lat. Podatnik, który posługuje się fakturą ustrukturyzowaną, nie będzie musiał składać na żądanie organów pliku JPK_FA. Skróci się także termin na zwrot VAT – podatnik będzie mógł otrzymać zwrot podatku w ciągu 40 dni a nie 60.

Po wprowadzeniu KSeF zmieni się charakter pracy księgowości, czy biur rachunkowych gdyż nie będzie konieczności zbierania faktur – biuro księgowe będzie mogło pobierać je samodzielnie z KSeF.

Jak to będzie działało?

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta – można je obsłużyć z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane źródła w rodzaju kwalifikowanych certyfikatów (podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany) i Profilu Zaufanego.

Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania swoich systemów informatycznych, a w szczególności oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jest zweryfikowanie, czy stosowany system posiada pole do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie własnego systemu z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych.

Producenci systemów, które wdrażamy są gotowi do wprowadzenia nowych funkcjonalności. Zarówno systemy firmy Soneta (enova365), jak i programy producenta Streamsoft (Streamsoft Verto, Streamsoft Prestiż, Streamsoft Pro) będą dostosowane do planowanych zmian z odpowiednim wyprzedzeniem.