Czym jest KSeF i jakie przyniesie zmiany?

Od 1 lipca 2024 zmienia się sposób wystawiania i otrzymywania faktur – specjalna platforma, z której teraz można korzystać dobrowolnie, będzie obowiązkowa. Ministerstwo Finansów już teraz zapowiada, że nie będzie kolejnego odroczenia wprowadzenia systemu. Warto więc już teraz dowiedzieć się jak korzystać z KSeF, żeby być przygotowanym na zmiany.

 

Krajowy System e-Faktur to platforma do wystawiania i otrzymywania faktur ustrukturyzowanych drogą elektroniczną, system teleinformatyczny administrowany przez Krajową Administrację Skarbową. W dużym uproszczeniu można nazwać go centralną bazą faktur.

 

KSeF – od kiedy będzie obowiązkowy?

KSeF tak naprawdę już funkcjonuje, ale nie jest obowiązkowy. Od października do grudnia 2021 roku Ministerstwo Finansów prowadziło pilotaż z udziałem podatników, a od 1 stycznia ubiegłego roku funkcjonował jako rozwiązanie dobrowolne. Obowiązkowy KSeF zostanie wprowadzony od 1 stycznia 2024 roku i od tej pory wszyscy podatnicy będą musieli z niego korzystać bez wyjątku.

 

Faktury ustrukturyzowane będzie można wystawić z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów (webowej aplikacji KSeF, która obecnie nie jest dostępna), albo przy użyciu programów komercyjnych.

 

Jakie korzyści wprowadza KSeF?

Bez wątpienia dla fiskusa. Wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu e-Fakturami ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego. W praktyce oznacza to efektywniejszą analizę i weryfikację organów podatkowych, co powinno utrudnić działalność przestępstwom i nadużyciom. Ministerstwo Finansów szacuje, że dzięki wdrożeniu tego systemu w przeciągu kilku lat przychód państwa z tytułu ograniczenia szarej strefy wyniesie ponad 10 miliardów złotych.

 

Jednak są też zalety dla podatników. KSeF usprawnia obrót między przedsiębiorcami i rozliczenia, wszystkie faktury ustrukturyzowane są bowiem wystawione na podstawie tego samego wzoru. Jednolity format otwiera dużą przestrzeń do automatyzacji obiegu dokumentów, a także przejście na transformację cyfrową wszystkich przedsiębiorców.

 

Zyskujemy także pewność, że faktura dotarła do kontrahenta – przedsiębiorcy nie muszą się martwić, że taki dokument np. zaginie. Pozbędziemy się także kłopotu związanego z archiwizacją faktur – w KSeF pozostaną przez kolejne 10 lat. Podatnik, który posługuje się fakturą ustrukturyzowaną, nie będzie musiał składać na żądanie organów pliku JPK_FA. Skróci się także termin na zwrot VAT – podatnik będzie mógł otrzymać zwrot podatku w ciągu 40 dni a nie 60.

 

Po wprowadzeniu KSeF zmieni się charakter pracy księgowości, czy biur rachunkowych gdyż nie będzie konieczności zbierania faktur – biuro księgowe będzie mogło pobierać je samodzielnie z KSeF.

 

Krajowy System e-Faktur – jak to działa?

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta – można je obsłużyć z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane źródła w rodzaju kwalifikowanych certyfikatów (podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany) i Profilu Zaufanego

 

Korzystanie z KSeF wiąże się z koniecznością dostosowania swoich systemów informatycznych, a w szczególności oprogramowania księgowego. Najważniejszą kwestią jest zweryfikowanie, czy stosowany system posiada pole do wpisywania danych koniecznych dla faktury ustrukturyzowanej. Kolejnym ważnym punktem jest połączenie własnego systemu z KSeF oraz przeprowadzenie testów całego procesu na wszystkich jego etapach, takich jak m.in. wystawienie faktury i weryfikacja danych

 

Producenci systemów, które wdrażamy są gotowi do wprowadzenia nowych funkcjonalności. Zarówno systemy firmy Soneta (enova365), jak i programy producenta Streamsoft (Streamsoft Verto, Streamsoft Prestiż, Streamsoft Pro) będą dostosowane do planowanych zmian z odpowiednim wyprzedzeniem.

Skontaktuj się z nami!