Flota – poznaj nowy moduł od enova365 i zadbaj o firmowe pojazdy

Na sprawne zarządzanie flotą wpływają m.in. uporządkowane informacje o pojazdach, które pozwalają być na bieżąco z nadchodzącymi naprawami, przeglądami technicznymi czy kończącymi się polisami. Zebranie w jednym miejscu wszystkich danych o samochodach i ich trasach ułatwia z kolei ewidencjonowanie pojazdów i rozliczanie podróży. Z punktu widzenia przedstawicieli handlowych kluczowy jest natomiast system rezerwacji aut, dzięki któremu zawsze wiedzą oni, jakie pojazdy są dostępne i mogą zarezerwować samochód na konkretny termin. Wszystkie te funkcjonalności znajdziesz w nowym module od enova365, z którym zarządzanie firmową flotą staje się łatwiejsze. Co może Ci zaoferować?

Rejestr pojazdów w Twojej firmie

Jak zachować porządek w ewidencji firmowych pojazdów? Najlepiej z modułem Flota od enova365! Dla uporządkowania informacji do każdego samochodu możesz przypisać m.in. takie cechy jak marka, model, typ auta, kolor, numer VIN i numer rejestracyjny, właściciel, numer karty paliwowej czy roczny limit kilometrów. Dzięki tym cechom wszystkie pojazdy mają komplet danych, a użytkownik może filtrować i sortować rekordy według wybranych przez niego informacji.

Ewidencja sytuacji związanych z pojazdem i rozliczanie tras

W nowym module Flota od Enova365 znajdziesz m.in. możliwość ewidencjonowania zdarzeń dotyczących pojazdu.  Do podstawowych sytuacji należą przegląd techniczny oraz awaria samochodu, ale nie musisz się do nich ograniczać. Zdarzenia można modyfikować tak, by odpowiadały na potrzeby Twojego przedsiębiorstwa. Z każdym takim wydarzeniem możesz też powiązać konkretne dokumenty lub wpisać przy nim notatkę. Od teraz łatwe jest też prowadzenie księgowej ewidencji przebiegów – z modułu wygenerujesz potwierdzenie przejazdu w kilka chwil.

Rezerwacja przejazdów

Koniec z chaosem w zarządzaniu firmową flotą. W module od enova365 sprawdzisz, który pojazd jest dostępny, a następnie go zarezerwujesz. Do każdego zaplanowanego przejazdu są dołączane takie informacje jak:

• automatycznie generowany numer rezerwacji
• auto podlegające rezerwacji
• miejsce odbioru oraz zwrotu samochodu
• godzina rozpoczęcia i zakończenia rezerwacji
• miejsce docelowe
• kontrahent, do którego się udajesz
• dane osoby rezerwującej
• cel i opis wyjazdu

Moduł Flota wyliczy także długość podróży na podstawie odczytów licznika.

Ubezpieczenia, szkody i mandaty – wszystko w jednym miejscu

Czy skompletowanie wszystkich informacji o samochodzie  w jednym miejscu jest możliwe? Z modułem Flota od enova365 – tak! Do każdego pojazdu możesz przypisać istotne dla niego dokumenty, w tym ubezpieczenie. Masz także możliwość ustalenia m.in. tego, od kiedy do kiedy obowiązuje polisa, jaki jest jej zakres, suma oraz ile wynosi składka.

Podobnie wygląda to przy szkodach. W informacjach dodatkowych można dodać takie szczegóły jak opis zdarzenia, czas i miejsce, dane sprawcy i kierowcy, wysokość roszczenia czy też aktualny status sprawy. Co więcej, do sprawozdania z kolizji możesz dołączyć także zdjęcia (np. uszkodzeń) oraz notatkę policyjną.

Jeśli któryś z Twoich kierowców otrzymał mandat, korzystając ze służbowego samochodu, do kartoteki pojazdu można dołączyć stosowną informację. W module Flota znajdzie się wówczas miejsce m.in. na takie dane jak czas wystawienia mandatu, trasa na jakiej poruszało się auto, kto był kierowcą, a także ile wyniosła kara pieniężna i jaka jest liczba punktów karnych.