Czym jest system ERP i jak wdrożyć go w firmie?

Systemy ERP to oprogramowanie, które pomaga planować zasoby przedsiębiorstwa. ERP to skrót od angielskiego Enterprise Resource Planning. System łączy wszystkie procesy zachodzące w danej firmie: od momentu złożenia zamówienia przez klienta, przez jego realizację, aż po otrzymanie płatności.

Jedna wspólna baza danych sprawia, że system może je odpowiednio przyporządkować i zintegrować poszczególne obszary funkcjonowania firmy. Najprościej mówiąc, system ERP umożliwia szybki przekaz informacji, bieżącą kontrolę wszystkich spraw i wydajne planowanie pracy. To wpływa na usprawnienie pracy, komunikacji wewnątrz firmy, przyspiesza obsługę klienta, co przekłada się bezpośrednio na większe zyski.

Jak przygotować się do wdrożenia systemu ERP?

Wdrożenie systemu ERP przebiega tym sprawniej, im dokładniej przedsiębiorca określi wszystkie elementy, które system miałby obsługiwać i procesy, które trzeba usprawnić.

Oznacza to, że musi on przeanalizować nie tylko zdarzenia, z którymi pracownicy mają do czynienia codziennie, ale też sytuacje, które zdarzają się rzadko. System ERP powinien być jak najbardziej dopasowany do potrzeb danej firmy, dlatego nie warto skupiać się na wszystkich dostępnych funkcjonalnościach, lecz na tych komponentach, które pozwolą stworzyć właściwy dla danej organizacji model użytkowania systemu.

Przygotowanie do wdrożenia często wiąże się też z wprowadzeniem zmian w strukturze firmy i jej kulturze organizacyjnej. Osoby zarządzające projektem w optymalizowanych obszarach powinny informować pracowników, w jakim celu system jest implementowany i angażować ich w zagadnienia procesu. Przy ich pozytywnym nastawieniu dodatkowa praca związana z implementacją nie będzie stanowiła problemu.

Wdrożenie systemu krok po kroku

Wdrożenie systemu rozpoczyna się od szczegółowej analizy wymagań i oczekiwać klienta wobec systemu ERP. Na tej podstawie pierwszy zarys konkretnego rozwiązania i harmonogram prac. Jeśli klient zaakceptuje pomysł, zaczynają się pierwsze prace i wstępny import danych.

Dostawca systemu tworzy wersję testową oprogramowania, na której prowadzone są szkolenia dla pracowników. Gdy klient zaakceptuje wszystkie funkcjonalności systemu ERP, następuje import danych docelowych, a klient rozpoczyna rzeczywistą pracę z systemem. Przez pierwszy okres konsultanci dostawcy systemu osobiście wspomagają firmę w obsłudze wprowadzonego systemu.

Gdy praca z oprogramowaniem już się ustabilizuje, dostawca rozwiązania wspiera przedsiębiorstwo zdalnie. Po zakończeniu wdrażania systemu klient może liczyć oczywiście na profesjonalne wsparcie powdrożeniowe.