Case studies -Currenda

Zobacz case study z wdrożenia systemu enova365 w firmie Currenda

Case studies -Currenda

Zobacz case study z wdrożenia systemu enova365 w firmie Currenda

Currenda Sp. z o.o. jest producentem specjalistycznego oprogramowania dla sądownictwa i kancelarii komorniczych, świadczy usługi wsparcia i utrzymania systemów. Firma oferuje swoim klientom rozwiązania do zarządzania złożonymi procesami prawnymi i biznesowymi.

W ramach spółki funkcjonuje również wydawnictwo książek i czasopism o tematyce prawniczej i egzekucyjnej. Historia wydawnictwa sięga 1992 roku, przez lata działalności udało się wypracować dużą rozpoznawalność w środowiskach prawniczych. Odwołania do publikacji Currendy możemy często znaleźć w wyrokach Trybunału Konstytucyjnego, Sądu Najwyższego i sądów powszechnych.

Najważniejsze fakty o firmie Currenda

Branża:
Producent oprogramowania,
wydawnictwo

kancelarii korzysta z rozwiązań Currendy

użytkowników rozwiązań Currendy

publikacji w ramach wydawnictwa

Zasięg terytorialny:
Polska

Pobierz pełne case study Currenda

Zobacz zastosowany system w praktyce i szczegółowe opisy rozwiązań

Dane projektu

Nazwa firmy
Currenda Sp. z o.o.

Branża
oprogramowanie, wydawnictwo

Zasięg terytorialny
Polska

Rok wdrożenia
2019-2020

Wdrożony system
enova365 Wersja Platynowa




Czynniki warunkujące potrzebę zmiany systemu w firmie Currenda

Głównym czynnikiem warunkującym chęć zmiany oprogramowania w firmie Currenda był brak aktualności systemu i możliwości jego dostosowania do szybko zmieniających się przepisów prawnych dla przedsiębiorców oraz nowych regulacji w ustawie o rachunkowości. Proponowany system musiał jednocześnie odznaczać się dużą elastycznością i umożliwiać łatwą integrację w obszarze stosowanych już rozwiązań.

W przypadku firmy Currenda zarekomendowaliśmy wdrożenie systemu enova365 w wersji platynowej i wykorzystanie modułów, które w pełni pokrywały procesy leżące w kręgu zainteresowań naszego Klienta. Oprogramowanie dostarczane przez firmę Soneta sp. z o.o. spełnia wszystkie wymagania przepisów polskiego prawa. Producent szybko i sprawnie reaguje na zmieniające się uwarunkowania zewnętrzne, więc możemy być pewni, że nasi klienci otrzymują system na miarę ich wymagań. Aktualność systemu i możliwość przystosowania ich do nowych regulacji była jednym z kluczowych warunków stawianych przez firmę Currenda. Wybór oprogramowania enova365 był tego gwarantem.

Michał Glinka – Kierownik sprzedaży ds. kluczowych klientów, Ekspert Systemy Informatyczne

Największe wyzwania

Zobacz, jakie wyzwania stały przed wdrożeniem systemu enova365 w firmie Currenda

  • automatyzacja generowania dokumentów obciążeniowych za utrzymanie i aktualizacje dla użytkowników systemów dostarczanych przez firmę Currenda,
  • automatyzacja procesów fakturowania. Wcześniej proces ten musiał być ręcznie wykonywany przez operatorów poprzedniego systemu,
  • dostosowanie używanego oprogramowania do specyficznych wymagań firmy w zakresie obsługi kancelarii komorniczych i klientów wydawnictwa,
  • wydajność oprogramowania musi sprostać wymaganiom przetwarzania dużych ilości danych w pakietach.

Rozwiązanie od Ekspert Systemy Informatyczne

Proces obsługi sprzedaży – fakturowanie

Wdrożenie enova365 pozwoliło w dużym stopniu na automatyzacje procesów związanych z fakturowaniem.

Dokonano w tym zakresie integracji z używanym systemem Moja Currenda służącym do zamawiania produktów i usług firmy. Ścisła integracja z tym rozwiązaniem była wymogiem udanego wdrożenia enova365. Zastosowaliśmy tutaj moduł Integrator enova365 i webserwisy odpowiadające za spójność danych i sprawną ich wymianę pomiędzy systemami. Znacznie uprościło to pracę z zamówieniami oraz wyeliminowało proces kopiowania.

Obsługa zamówień od kontrahentów

Kiedy klient składa nowe zamówienie poprzez system Moja Currenda, automatycznie generuje się dokument

zamówienia w tym systemie i jest przenoszony do enova365. Następnie do zamówienia automatycznie generowany jest odpowiedni dokument sprzedaży, tworzony jest plik PDF i następuje wysyłka dokumentu na przypisany adres e-mail. Trafia on również do repozytorium plików. Wszystko to dzieje się automatycznie, bez potrzeby dodatkowej ingerencji ze strony użytkownika, jak i operatora po stronie Currendy.

Specyfika branży

Obsługa sądownictwa i kancelarii komorniczych cechuje się cyklicznością zamówień.

W związku z tym zaprojektowane webserwisy i integracje musiały odznaczać się dużą wydajnością. W jednym momencie rozwiązanie obsługuje teraz dużą liczbę przychodzących zamówień i wystawia odpowiednie dokumenty. Poprzedni system nie spełniał tego warunku.

Możliwość wymiany danych z systemem Moja Currenda

Przygotowane API umożliwia sprawną wymianę danych pomiędzy systemami w zakresie:

bazy danych kontrahentów, obsługi kartotek produktowych i usług, zmiany statusów zamówienia, importu jednorazowych zamówień oraz realizacji cyklicznych umów.

W naszym nowym systemie enova365 nie tylko odwzorowaliśmy procesy obsługiwane przez poprzednie systemy, ale również pojawiły się nowe możliwości np. w zakresie windykacji. Warto dodać, że teraz mamy dane księgowe i kadrowe w jednym systemie. Etap wdrożenia był bardzo intensywny, obie strony dołożyły wszelkich starań, by wszystko odbyło się terminowo i zgodnie z harmonogramem. Cieszy nas bardzo, że nawet po zakończeniu wdrożenia mamy bezpośredni kontakt z tymi samymi osobami. To duże ułatwienie przy rozmowach o funkcjonalnościach systemu i przyszłych potrzebach naszej firmy.

Alicja Kundzier – Dyrektor finansowy, Currenda Sp. z o.o.

Proces rejestracji kosztów

Rejestracja faktur kosztowych odbywa się z podziałem na koszty poszczególnych działów.

Odpowiednie osoby zajmują się przypisaniem kosztu (MPK). Po akceptacji pozycji przez wszystkich wymaganych użytkowników, dokument automatycznie zostaje przekazany do Działu Księgowości.

Obsługa i kontrola wydatków

Proces obsługi kosztów zaczyna się już od poziomu planowanych wydatków wnioskowanych

przez pracowników i od tego momentu ma powiązanie z powstającymi później dokumentami kosztowymi. Pracownicy mogą wnioskować o wydatki przy użyciu pulpitów pracowniczych, ma to szczególne znaczenie przy sprawnej organizacji pracy zdalnej.

System „czuwa” i odpowiednio sygnalizuje poziom wydatków z przypisanymi miesięcznymi limitami, jak i tymi przypisanymi do poszczególnych osób. Gdy zaistnieje sytuacja przekroczenia limitów, wydatek może być realizowany dopiero po akceptacji przełożonego.

Większe standardy bezpieczeństwa

Kolejnym niestandardowym rozwiązaniem było wdrożenie dodatkowego zabezpieczenia

przy logowaniu się użytkowników do systemu enova365 w wersji Multi. Zastosowaliśmy tutaj 2FA (two-factor authentication) poprzez podawanie kodu wysyłanego na przypisane urządzenia – telefon komórkowy.

Integracja z systemami bankowymi

Wdrożyliśmy dodatek „Wyciągi bankowe” umożliwiający integrację z systemem bankowym za pomocą webserwisu.

Operatorzy systemu dokonują weryfikacji poszczególnych pozycji na importowanych wyciągach z banku w zakresie przypisywania płatności do poszczególnych kontrahentów i obsługi płatności częściowych oraz zbiorczych.

Skuteczniejsza windykacja

Nikt nie lubi płatności, które są po terminie.

Operatorzy systemu w firmie Currenda mają również do dyspozycji rozwiązanie do generowania wezwań do zapłaty. Te dwie funkcjonalności poprawiły skuteczność windykacji zaległych płatności od klientów.

Pobierz pełne case study Currenda

Zobacz zastosowany system w praktyce i szczegółowe opisy rozwiązań

Korzyści z wdrożenia systemu enova365 w firmie Currenda

Wdrożenie systemu enova365 pozwoliło na osiągnięcie wielu korzyści nie tylko w szeroko pojętym obszarze kadrowo-płacowym, ale również w firmie jako całości. Poniżej przedstawiono najważniejsze z nich:

  • Automatyzacja najważniejszych procesów związanych z fakturowaniem i generowaniem dokumentów księgowych
  • Umożliwienie samoobsługi pracowniczej, usprawnienie komunikacji pomiędzy pracownikami, kierownikami i działem kadr
  • Poprawienie wskaźników związanych z windykacją
  • Automatyzacja obiegu dokumentów w firmie z odwzorowaniem ścieżek akceptacji, weryfikacji i zależności logicznych pomiędzy poszczególnymi działami
  • Znaczne usprawnienia w zakresie ewidencji czasu pracy (szczególnie przydatne przy pracy zdalnej)
  • Wyeliminowanie konieczności pracy w dwóch systemach, a co za tym idzie przepisywania i kopiowanych danych dot. urlopów i kartotek pracowników
  • Poprawa jakości danych/li>
  • Zmniejszenie liczby pomyłek przy wprowadzaniu danych do systemu