System ERP – co to jest? Definicja, funkcje i budowa systemu do zarządzania firmą

System ERP, czyli Enterprise Resources Planning, to kompleksowe oprogramowanie wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. Jest to narzędzie, które integruje kluczowe obszary działalności firmy, takie jak finanse, produkcja, magazyn, kadry czy zaopatrzenie.  Z jego funkcjonalności mogą skorzystać przedsiębiorstwa z przeróżnych branż: od e-commerce, przez usługi aż po sektor zdrowia, logistyki i transportu. Co kryje się pod skrótem ERP i czym tak naprawdę jest to oprogramowanie? 

 

System klasy ERP – co to jest? Definicja

ERP to skrót z angielskiego Enterprise Resource Planning i oznacza Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa. Zgodnie z definicją systemu klasy ERP jest to program do zarządzania procesami w biznesie, który usprawnia m.in. produkcję, łańcuch dostaw, handel, magazyn, a także dział księgowości czy kadry i płace. Składa się z połączenia modułów, które integrują się ze sobą i obsługują różne obszary firmy. 

 

Mówiąc o tym, co to jest system ERP, nie można pominąć jego podstawowego wyróżnika: działa on na wspólnej, scentralizowanej bazie danych. Co to oznacza dla użytkowników? Gdy informacja trafi do programu, natychmiast zobaczą ją wszystkie osoby, mające dostęp do tej części oprogramowania. Dzięki temu komunikacja w firmie przebiega sprawnie i jest pozbawiona ludzkich błędów. 

 

Dodatkowo, system ERP może być dostosowany do konkretnych potrzeb i procesów każdej firmy, co sprawia, że jest elastyczny i skalowalny. Oznacza to, że firmy mogą dopasować oprogramowanie do swoich indywidualnych wymagań i rozwoju. 

 

Początki systemów ERP – od tego się zaczęło

Początki systemów ERP sięgają lat 60. XX wieku, kiedy to przedsiębiorstwa zaczęły szukać sposobów na zautomatyzowanie swoich procesów biznesowych. Wówczas narodziła się idea integrowanego systemu informatycznego, który miałby obejmować wszystkie kluczowe obszary działalności firmy.

c

W latach 70. i 80. systemy ERP ewoluowały, stając się bardziej zaawansowane i kompleksowe. Pierwsze programy oferowały funkcje finansowe, a następnie rozszerzyły swoje możliwości o zarządzanie produkcją i magazynem. Jednak były to rozwiązania kosztowne i skomplikowane w implementacji.

 

W latach 90. to, czym są systemy ERP, stało się bardziej jasne. Postęp technologiczny (szczególnie w kontekście baz danych i sieci komputerowych) nadał temu oprogramowaniu wyjątkowe znaczenie. Firmy zaczęły dostrzegać korzyści z integracji wszystkich swoich procesów w jednym systemie. Na rynku pojawiły się takie marki jak SAP, Oracle i Microsoft Dynamics.

 

Z biegiem czasu programy ERP i ich przeznaczenie ciągle się zmieniały. Dziś są to kompleksowe rozwiązania, które integrują się z różnymi obszarami firmy i z nowoczesnymi technologiami. Oferują też personalizowany wygląd, dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa. 

 

 

Budowa systemu ERP, czyli jak to działa?

System klasy ERP jest zbudowany z szeregu modułów. Każdy z nich odpowiada za inne procesy i wspomaga różne obszary funkcjonowania firmy, m.in.:

 

• kadry i płace
• magazyn
• produkcję
• finanse i księgowość
• logistykę
• administrację.

 

W skład modułów do systemu ERP wchodzą również CRM, Business Inteligence czy obsługa serwisu. Takie oprogramowanie sprawdzi się także w firmach nastawionych na działania business-to-business, bowiem na pokładzie ERP można stworzyć platformę internetową B2B. 

 

Budowa systemu ERP zakłada integrację wszystkich modułów. Rekordy z poszczególnych obszarów mają wspólną bazę danych, dzięki czemu każda osoba w firmie ma aktualne i zgodne z prawdą informacje. 

 

Co więcej, budowa oprogramowania klasy ERP pozwala na określenie, do jakich danych mają dostęp konkretne osoby. W ten sposób chronione są wrażliwe informacje.

 

Przykład

Pani Jadwiga, która obsługuje kadry w firmie, widzi wszystkie dokumenty związane z kwestiami kadrowo-płacowymi. Ma zatem dostęp m.in. do umów pracowników czy ich listy płac. Z kolei pan Marek, pracujący w dziale logistyki, nie ma dostępu do wspomnianych informacji. Choć oboje pracują na jednym systemie ERP, to mają różne możliwości dostępowe do danych.

 

Do czego służy system ERP?

Podstawową funkcją oprogramowania klasy ERP jest planowanie zasobów przedsiębiorstwa. W ich skład wchodzą zarówno produkty, jak i maszyny, surowce, a nawet ludzie. Dzięki scentralizowanej i zintegrowanej bazie danych system informatyczny pozwala na zarządzanie m.in.:

 

• infrastrukturą całej firmy
• zasobami ludzkimi, czyli pracownikami i kontrahentami
• środkami materialnymi, np. maszynami, materiałami, flotą firmową
• środkami finansowymi, tj. rozliczeniami i płynnością finansową przedsiębiorstwa

 

Program ERP – biznesowe korzyści dla całej firmy

Korzyści z wdrożenia systemu ERP to przede wszystkim sprawna kontrola nad procesami firmy oraz bezproblemowy przesył informacji między działami. Do zalet należy także zgodność oprogramowania z przepisami, możliwość automatyzacji procesów biznesowych oraz zarządzanie dostępnymi zasobami. Dzięki systemowi klasy ERP możesz też liczyć na takie korzyści jak usprawnienie księgowości, kontrola rentowności przedsiębiorstwa i szybsza realizacja zamówień.

 

Zgodność z przepisami

 

Podstawową zaletą systemu ERP jest jego zgodność z przepisami. Oprogramowanie jest na bieżąco aktualizowane i gdy tylko pojawiają się zmiany legislacyjne, w systemie są nanoszone poprawki. Co to oznacza dla klienta? Nie musisz martwić się, czy oprogramowanie dobrze naliczy podatki i czy zrealizuje zobowiązania względem pracowników, kontrahentów lub instytucji publicznych. Twój system klasy ERP jest zawsze gotowy na zmiany prawne. 

 

Automatyzacja procesów biznesowych

 

Powtarzalne czynności można z powodzeniem zautomatyzować, zwiększając tym samym wydajność pracowników. Powierzenie systemowi ERP części zadań redukuje też ryzyko błędu ludzkiego. Wielokrotne wpisywanie danych, takich jak stany magazynowe, jest podatne na pomyłki, szczególnie przy dużej liczbie informacji.

 

Z pomocą systemu można również zautomatyzować procesy płacowe i kontrolę czasu pracy, monitorować postępy projektu czy efektywnie przetwarzać dokumenty. Do pomiaru postępu zadań oraz skutecznego zarządzania relacjami z klientami możesz wykorzystać funkcjonalności modułu CRM.

 

Sprawne zarządzanie zapasami materiałowymi

 

Rozsądnie gospodarowanie zapasami sprawia, że w przedsiębiorstwie znajduje się tylko tyle materiałów, ile rzeczywiście jest potrzebne. Unika się więc tworzenia złogów magazynowych, które zajmują jedynie cenną przestrzeń. Przy planowaniu gospodarki zapasowej należy jednak pamiętać, by zawsze zachować lekki zapas. Dzięki temu firma nie znajdzie się w sytuacji, gdzie musi przerwać świadczenie usług lub wyrób towarów ze względu na brak materiałów. 

 

Jakie działanie systemu ERP można wykorzystać przy zarządzaniu zapasami materiałowymi? Przede wszystkim oprogramowanie na bieżąco aktualizuje stany magazynowe. Jeśli towar zniknie z półki, system zaktualizuje liczbę dostępnych produktów. 

 

Funkcje ERP obejmują również prognozowanie zapotrzebowania na konkretne materiały. W efekcie otrzymujesz zestawienie, jakie surowce warto zamówić, by uniknąć braków. 

 

Szybsza realizacja zamówień z zachowaniem jakości

 

Usprawniony przepływ danych to także możliwość szybkiej realizacji zamówienia. Wspomniana już gospodarka magazynowa chroni firmę przed przestojem spowodowanym brakiem materiałów. Na tym nie kończy się jednak funkcjonalność systemu ERP. Z modułu handlowo-magazynowego możesz m.in. wystawiać dokumenty sprzedaży. Natychmiast otrzymasz informację zwrotną o tym, jaki jest aktualny stan rozrachunków z kontrahentem oraz jakie są jego warunki sprzedaży. Wszystko to pozwala na częściową automatyzację i przyspiesza realizację.

 

Oprogramowanie klasy ERP wzbogacone o system WMS odblokowuje natomiast pełen potencjał przedsiębiorstwa. Do Twojej dyspozycji pozostaje wówczas m.in. panel do weryfikacji pakowania. Z jego pomocą magazynierzy zawsze mają pewność, że spakowali wszystko, co należy. Co więcej, WMS informuje, w jakiej części magazynu znajdują się produkty. To zaś skraca czas realizacji zamówienia. 

 

Usprawnienie księgowości

 

Czym jeszcze jest system ERP? To kompleksowe wsparcie dla księgowości. Ręczne tworzenie i archiwizowanie dokumentacji przez księgowych jest niewydajne oraz obarczone ludzkimi błędami. Problem pojawia się zwłaszcza wtedy, gdy firma każdego dnia rozlicza dziesiątki lub setki kontrahentów. Zbyt wolna praca działu księgowości opóźnia wówczas procesy w całej firmie, a ewentualne pomyłki narażają przedsiębiorstwo na pogorszenie relacji biznesowych i konsekwencje prawne.

 

Moduł księgowości w oprogramowaniu ERP automatyzuje powtarzalne procesy i odciąża pracowników. Z jego pomocą Twoi księgowi mogą m.in.:

 

• tworzyć zaawansowane wzory dokumentów w automatach księgowych
• korzystać z automatycznej dekretacji dokumentów po wystawieniu
• składać deklaracje podatkowe online (VAT-7 i VAT-UE)
• drukować wezwania do zapłaty i potwierdzenia przelewów
• przygotowywać raporty i zestawienia finansowe

 

Kontrola rentowności i analityka biznesowa

 

W rozwojowej firmie nie może zabraknąć narzędzi do analizy biznesowej. System informatyczny ERP, który jest wyposażony w moduł Business Inteligence, pełni funkcję rejestratora danych, a następnie tworzy z niego rozmaite raporty. Co to w praktyce oznacza dla Twojej firmy? 

 

Zyskujesz potężne narzędzie do analizy wszystkich obszarów przedsiębiorstwa. Z jego pomocą możesz m.in. dowiedzieć się, które produkty są najbardziej rentowne i na tej podstawie prognozować przyszłą sprzedaż. Dzięki modułowi BI z łatwością określisz też kluczowych klientów i przeanalizujesz obroty firmy. Narzędzie wskaże również jak wygląda dynamika sprzedaży w poszczególnych regionach, co pozwoli Ci np. wdrożyć akcję promocyjną w konkretnych punktach firmy.

 

Kluczową funkcjonalnością systemu ERP połączonego z modułem Business Intelligence jest jego elastyczność. Podczas wdrożenia analizujemy potrzeby Twojego biznesu i modyfikujemy raporty w taki sposób, by dostarczały Ci same potrzebne dane. Wybierasz więc, czy chcesz korzystać ze wszystkich możliwości systemu, czy z wybranych obszarów, np. analityki sprzedaży, kosztów produkcji lub kontrollingu.

 

 

Jak wykorzystać oprogramowanie ERP? 5 obszarów firmy, które korzystają

 

Handel i dystrybucja: to, w jaki sposób działa system ERP, czyni go idealnym wsparciem dla sprzedaży. Pozwala ustalać indywidualne warunki sprzedaży, pomaga obsługiwać gratisy i zwroty, a także bierze udział w kontrolowaniu stanów magazynowych. Co więcej, oprogramowanie klasy ERP pomaga w zarządzaniu sektorem handlowym firmy dzięki obsłudze elektronicznej wymiany dokumentów.

 

Sprawdź, jak pomagamy branży spożywczej 

 

Logistyka: optymalna ścieżka przejścia dla magazynierów nie tylko ułatwia ich pracę, ale i zwiększa wydajność pracowników. W przygotowaniu wizualizacji rozmieszczenia regałów pomoże Ci system do zarządzania logistyką. Wśród funkcji ERP znajdziesz też weryfikację wydań i przyjęć i wystawianie dokumentów magazynowych. Chcesz jeszcze bardziej usprawnić działania w magazynie? Poznaj system WMS, zautomatyzuj pracę magazynierów i skaluj swój biznes.

 

Produkcja: działanie systemu klasy ERP możesz wykorzystać na wielu polach produkcji. Funkcjonalności oprogramowania przydadzą się Twojej firmie m.in. do sterowania produkcją, rozliczania jej, mierzenia kosztów produkcyjnych czy do zautomatyzowania procesu paletowania. ERP w tym obszarze biznesu służy także do “odchudzania” produkcji, czyli do dążenia do lean manufacturingu i eliminacji mało skutecznych działań.

 

Back office: administrowanie firmą nie byłoby możliwe gdyby nie przepływ informacji. Zgodnie ze swoją definicją, system ERP służy przede wszystkim do sprawnego przesyłu danych między działami. Dzięki działaniu na scentralizowanej bazie, informacje są pozbawione błędów, które mogłyby wystąpić przy przepisywaniu danych przez kilka różnych osób. Oprogramowanie klasy ERP łączy więc wszystkie procesy, które zachodzą w tle firmy i ułatwia szeroko pojęty back office.

 

E-commerce: wielokanałowość to nic nowego w branży e-commerce. Jak więc zoptymalizować ten proces i przyspieszyć realizację zamówień? Do zintegrowania sprzedaży z różnych platform przyda się system ERP. Funkcjonalności oprogramowania obejmują m.in. połączenie z marketplace’ami, kurierami i gospodarką magazynową. Twój biznes e-commerce zostaje zautomatyzowany, a Ty możesz zarządzać firmą z poziomu systemu ERP, będąc tam, gdzie Ci wygodnie.

 

Przeczytaj także: Przykłady systemów ERP. Jakie rozwiązanie wybrać do firmy?

 

 

ERP w chmurze czy on-premise – jaki rodzaj oprogramowania wybrać?

Przed wdrożeniem systemu ERP zastanów się, czego oczekujesz od programu. W przypadku licencji on-premise oprogramowanie jest instalowane na Twoich wewnętrznych serwerach. Zyskujesz wówczas pełną kontrolę nad wdrożonym rozwiązaniem. Możesz także zastosować dodatkowe środki bezpieczeństwa i maksymalnie zabezpieczyć się przed ingerencją osób trzecich w dane firmowe. Musisz jednak liczyć się z większymi kosztami wdrożenia oraz utrzymać swoją infrastrukturę IT. 

 

Co zaś z systemem ERP w chmurze? To rozwiązanie dla firm, które nie chcą inwestować we własne serwery i personel, który mógłby zarządzać oprogramowaniem. Biznesy te mogą także liczyć na nieco tańsze wdrożenie oraz mobilny dostęp do programu z dowolnego miejsca na świecie. Z drugiej strony firmy te będą zmuszone poświęcić część funkcjonalności, bowiem ERP w chmurze ma ograniczone możliwości dostosowywania modułów. 

 

Czy potrzebujesz systemu ERP? 5 pytań

Decyzja o wprowadzeniu nowych rozwiązań w firmie bywa trudna. Wciąż nie wiesz, czy system ERP jest dla Ciebie? Pozwól, że to ułatwimy. Odpowiedz na 5 krótkich pytań i sprawdź, czy Twój biznes potrzebuje wsparcia:

 

 

• Czy Twoi kontrahenci doświadczają opóźnień w realizowanych przez Ciebie zamówieniach?

 

• Czy trudno Ci uzyskać dokładne i aktualne informacje finansowe, aby podejmować strategiczne decyzje finansowe?

 

• Czy procesy HR w Twojej firmie są trudne do zarządzania, a obsługa wynagrodzeń i dokumentacji pracowników jest uciążliwa?

 

• Czy Twoja firma rośnie, a obecny system nie nadąża za rozwojem?

 

• Czy masz trudności w utrzymaniu spójności i dokładności danych między różnymi aplikacjami i arkuszami kalkulacyjnymi wykorzystywanymi w firmie?

 

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z powyższych pytań brzmi “tak”, to znak, że w Twojej firmie może brakować nowoczesnego systemu ERP. Co teraz? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z konsultacji eksperta. Przeanalizujemy Twoje potrzeby i dobierzemy program do zarządzania, który obsłuży procesy w Twoim biznesie. 

 

Skontaktuj się z nami!