System ERP – co to jest? Definicja, funkcje i budowa systemu do zarządzania firmą

System ERP, czyli Enterprise Resources Planning, to oprogramowanie, które usprawnia procesy w przedsiębiorstwie. Narzędzie to integruje kluczowe obszary działalności firmy, np. magazyn, kadry, księgowość czy produkcję. Z racji licznych funkcjonalności, po systemy ERP sięgają biznesy z różnych branż: od produkcyjnych, przez usługowe, aż po handlowe. Co kryje się pod skrótem ERP i czym tak naprawdę jest to oprogramowanie? 

 

System klasy ERP – co to jest? Definicja

ERP to skrót z angielskiego Enterprise Resource Planning i oznacza Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa. Zgodnie z definicją systemu klasy ERP jest to program do zarządzania procesami w biznesie, który usprawnia m.in. produkcję, łańcuch dostaw, handel, magazyn, a także dział księgowości czy kadry i płace. Składa się z połączenia modułów, które integrują się ze sobą i obsługują różne obszary firmy. 

 

Mówiąc o tym, co to jest system ERP, nie można pominąć jego podstawowego wyróżnika: działa on na wspólnej, scentralizowanej bazie danych. Co to oznacza dla użytkowników? Gdy informacja trafi do programu, natychmiast zobaczą ją wszystkie osoby, mające dostęp do tej części oprogramowania. Dzięki temu komunikacja w firmie przebiega sprawnie i jest pozbawiona ludzkich błędów. 

 

Dodatkowo, system ERP może być dostosowany do konkretnych potrzeb i procesów każdej firmy, co sprawia, że jest elastyczny i skalowalny. Oznacza to, że firmy mogą dopasować oprogramowanie do swoich indywidualnych wymagań i rozwoju. 

 

Początki systemów ERP – od tego się zaczęło

Początki systemów ERP sięgają lat 60. XX wieku, kiedy to przedsiębiorstwa zaczęły szukać sposobów na zautomatyzowanie swoich procesów biznesowych. Wówczas narodziła się idea integrowanego systemu informatycznego, który miałby obejmować wszystkie kluczowe obszary działalności firmy.

W latach 70. i 80. systemy ERP ewoluowały, stając się bardziej zaawansowane i kompleksowe. Pierwsze programy oferowały funkcje finansowe, a następnie rozszerzyły swoje możliwości o zarządzanie produkcją i magazynem. Jednak były to rozwiązania kosztowne i skomplikowane w implementacji.

 

W latach 90. to, czym są systemy ERP, stało się bardziej jasne. Postęp technologiczny (szczególnie w kontekście baz danych i sieci komputerowych) nadał temu oprogramowaniu wyjątkowe znaczenie. Firmy zaczęły dostrzegać korzyści z integracji wszystkich swoich procesów w jednym systemie. Na rynku pojawiły się takie marki jak SAP, Oracle i Microsoft Dynamics.

 

Z biegiem czasu programy ERP i ich przeznaczenie ciągle się zmieniały. Dziś są to kompleksowe rozwiązania, które integrują się z różnymi obszarami firmy i z nowoczesnymi technologiami. Oferują też personalizowany wygląd, dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa. 

 

 

Budowa systemu ERP, czyli jak to działa?

System klasy ERP jest programem modułowym, a więc składa się z wielu modułów. Każdy z nich wspiera inne procesy firmowe i zwiększa efektywność różnych obszarów przedsiębiorstwa.

 

• kadry i płace
• magazyn
• produkcję
• finanse i księgowość
• logistykę
• administrację.

 

W skład modułów do systemu ERP wchodzą również CRM, Business Inteligence czy obsługa serwisu. Takie oprogramowanie sprawdzi się także w firmach nastawionych na działania business-to-business, bowiem na pokładzie ERP można stworzyć platformę internetową B2B. 

 

Budowa systemu ERP zakłada integrację wszystkich modułów. Rekordy z poszczególnych obszarów mają wspólną bazę danych, dzięki czemu każda osoba w firmie ma aktualne i zgodne z prawdą informacje. 

 

Co więcej, budowa oprogramowania klasy ERP pozwala na określenie, do jakich danych mają dostęp konkretne osoby. W ten sposób chronione są wrażliwe informacje.

 

Przykład

Pani Jadwiga, która obsługuje kadry w firmie, widzi wszystkie dokumenty związane z kwestiami kadrowo-płacowymi. Ma zatem dostęp m.in. do umów pracowników czy ich listy płac. Z kolei pan Marek, pracujący w dziale logistyki, nie ma dostępu do wspomnianych informacji. Choć oboje pracują na jednym systemie ERP, to mają różne możliwości dostępowe do danych.

 

Do czego służy system ERP?

Podstawową funkcją oprogramowania klasy ERP jest planowanie zasobów przedsiębiorstwa. W ich skład wchodzą zarówno produkty, jak i maszyny, surowce, a nawet ludzie. Dzięki scentralizowanej i zintegrowanej bazie danych system informatyczny pozwala na zarządzanie m.in.:

 

• infrastrukturą całej firmy
• zasobami ludzkimi, czyli pracownikami i kontrahentami
• środkami materialnymi, np. maszynami, materiałami, flotą firmową
• środkami finansowymi, tj. rozliczeniami i płynnością finansową przedsiębiorstwa

 

Program ERP – biznesowe korzyści dla całej firmy

Korzyści z wdrożenia systemu ERP to przede wszystkim sprawna kontrola nad procesami firmy oraz bezproblemowy przesył informacji między działami. Do zalet należy także zgodność oprogramowania z przepisami, możliwość automatyzacji procesów biznesowych oraz zarządzanie dostępnymi zasobami. Dzięki systemowi klasy ERP możesz też liczyć na takie korzyści jak usprawnienie księgowości, kontrola rentowności przedsiębiorstwa i szybsza realizacja zamówień.

 

Zgodność z przepisami

 

Podstawową zaletą systemu ERP jest jego zgodność z przepisami. Oprogramowanie jest regularnie aktualizowane, dzięki czemu każde nowe zmiany legislacyjne są natychmiast implementowane. Co to oznacza dla klienta? Możesz być pewny, że oprogramowanie poprawnie naliczy podatki oraz zrealizuje wszelkie zobowiązania wobec pracowników, kontrahentów i instytucji publicznych. Twój system ERP jest zawsze gotowy na zmiany w prawie.

 

Automatyzacja procesów biznesowych

 

Powtarzalne czynności można z powodzeniem zautomatyzować, zwiększając tym samym wydajność pracowników. Powierzenie systemowi ERP części zadań redukuje też ryzyko błędu ludzkiego. Wielokrotne wpisywanie danych, takich jak stany magazynowe, jest podatne na pomyłki, szczególnie przy dużej liczbie informacji.

 

Z pomocą systemu można również zautomatyzować procesy płacowe i kontrolę czasu pracy, monitorować postępy projektu czy efektywnie przetwarzać dokumenty. Do pomiaru postępu zadań oraz skutecznego zarządzania relacjami z klientami możesz wykorzystać funkcjonalności modułu CRM.

 

Sprawne zarządzanie zapasami materiałowymi

 

Rozsądnie gospodarowanie zapasami sprawia, że w przedsiębiorstwie znajduje się tylko tyle materiałów, ile rzeczywiście jest potrzebne. Unika się więc tworzenia złogów magazynowych, które zajmują jedynie cenną przestrzeń. Przy planowaniu gospodarki zapasowej należy jednak pamiętać, by zawsze zachować lekki zapas. Dzięki temu firma nie znajdzie się w sytuacji, gdzie musi przerwać świadczenie usług lub wyrób towarów ze względu na brak materiałów. 

 

Jakie działanie systemu ERP można wykorzystać przy zarządzaniu zapasami materiałowymi? Przede wszystkim oprogramowanie na bieżąco aktualizuje stany magazynowe. Jeśli towar zniknie z półki, system zaktualizuje liczbę dostępnych produktów. 

 

Funkcje ERP obejmują również prognozowanie zapotrzebowania na konkretne materiały. W efekcie otrzymujesz zestawienie, jakie surowce warto zamówić, by uniknąć braków. 

 

Szybsza realizacja zamówień z zachowaniem jakości

 

Usprawniony przepływ danych umożliwia szybkie realizowanie zamówień. Gospodarka magazynowa, o której wspomniano wcześniej, zabezpiecza firmę przed przestojami spowodowanymi brakiem materiałów. To jednak nie jest jedyna funkcjonalność systemu ERP. Moduł handlowo-magazynowy pozwala m.in. na wystawianie dokumentów sprzedaży. Dzięki temu natychmiast otrzymasz informację o aktualnym stanie rozrachunków z kontrahentem oraz o jego warunkach sprzedaży. Dzięki temu możliwa jest częściowa automatyzacja, co znacząco przyspiesza realizację zamówień.

 

Oprogramowanie klasy ERP wzbogacone o system WMS odblokowuje natomiast pełen potencjał przedsiębiorstwa. Do Twojej dyspozycji pozostaje wówczas m.in. panel do weryfikacji pakowania. Z jego pomocą magazynierzy zawsze mają pewność, że spakowali wszystko, co należy. Co więcej, WMS informuje, w jakiej części magazynu znajdują się produkty. To zaś skraca czas realizacji zamówienia. 

 

Usprawnienie księgowości

 

Czym jest system ERP?To kompleksowe wsparcie dla księgowości, które eliminuje nieefektywność ręcznego tworzenia i archiwizowania dokumentów oraz minimalizuje ryzyko błędów. Problemy pojawiają się zwłaszcza wtedy, gdy firma codziennie obsługuje liczne transakcje z kontrahentami. Wolne tempo pracy działu księgowości może opóźniać procesy w całej firmie, a błędy mogą prowadzić do pogorszenia relacji biznesowych i problemów prawnych.

 

Moduł księgowości w systemie ERP automatyzuje powtarzalne zadania, odciążając pracowników. Dzięki niemu księgowi mogą m.in.:

 

• tworzyć zaawansowane wzory dokumentów w automatach księgowych
• korzystać z automatycznej dekretacji dokumentów po wystawieniu
• składać deklaracje podatkowe online (VAT-7 i VAT-UE)
• drukować wezwania do zapłaty i potwierdzenia przelewów
• przygotowywać raporty i zestawienia finansowe

 

Kontrola rentowności i analityka biznesowa

 

W rozwojowej firmie nie może zabraknąć narzędzi do analizy biznesowej. System informatyczny ERP, który jest wyposażony w moduł Business Inteligence, pełni funkcję rejestratora danych, a następnie tworzy z niego rozmaite raporty. Co to w praktyce oznacza dla Twojej firmy? 

 

Otrzymujesz potężne narzędzie do wszechstronnej analizy wszystkich obszarów działalności przedsiębiorstwa. Dzięki niemu możesz identyfikować najbardziej dochodowe produkty i na tej podstawie prognozować przyszłą sprzedaż. Moduł BI umożliwia także generowanie szczegółowych raportów, które pozwalają precyzyjnie określić kluczowych klientów oraz dokładnie przeanalizować obroty firmy. Narzędzie wskaże również jak wygląda dynamika sprzedaży w poszczególnych regionach, co pozwoli Ci np. wdrożyć akcję promocyjną w konkretnych punktach firmy.

 

Kluczową funkcjonalnością systemu ERP połączonego z modułem Business Intelligence jest jego elastyczność. Podczas wdrożenia analizujemy potrzeby Twojego biznesu i modyfikujemy raporty w taki sposób, by dostarczały Ci same potrzebne dane. Wybierasz więc, czy chcesz korzystać ze wszystkich możliwości systemu, czy z wybranych obszarów, np. analityki sprzedaży, kosztów produkcji lub kontrollingu.

 

 

Jak wykorzystać oprogramowanie ERP? 5 obszarów firmy, które korzystają

 

Handel i dystrybucja: sposób działania systemu ERP sprawia, że jest on idealnym wsparciem dla sprzedaży. Umożliwia ustalanie indywidualnych warunków sprzedaży, zarządzanie gratisami i zwrotami, a także kontrolowanie stanów magazynowych. Dodatkowo, oprogramowanie ERP wspiera zarządzanie sektorem handlowym firmy poprzez obsługę elektronicznej wymiany dokumentów. System ERP z modułem Handlowo-Magazynowym zwiększa efektywność i precyzję pracy zarówno w przedsiębiorstwach posiadających jeden magazyn, jak i w firmach z wieloma magazynami.

 

Sprawdź, jak pomagamy branży spożywczej 

 

Logistyka: optymalna ścieżka przejścia dla magazynierów nie tylko ułatwia ich pracę, ale i zwiększa wydajność pracowników. W przygotowaniu wizualizacji rozmieszczenia regałów pomoże Ci system do zarządzania logistyką. Wśród funkcji ERP znajdziesz też weryfikację wydań i przyjęć i wystawianie dokumentów magazynowych. Chcesz jeszcze bardziej usprawnić działania w magazynie? Poznaj system WMS, zautomatyzuj pracę magazynierów i skaluj swój biznes.

 

Produkcja: system ERP można wykorzystać w wielu aspektach produkcji. Funkcje tego oprogramowania przydadzą się Twojej firmie do zarządzania produkcją, jej rozliczania, mierzenia kosztów produkcyjnych oraz automatyzacji procesu paletowania. W kontekście produkcji ERP wspiera także dążenie do lean manufacturingu poprzez eliminację nieefektywnych działań. Dzięki temu oprogramowaniu można łatwo planować potrzeby materiałowe, oceniać zdolności produkcyjne i automatyzować zlecenia. Rozbudowane analizy i raporty pomagają w ocenie efektywności pracy oraz wskazują obszary wymagające poprawy.

 

Back office: administrowanie firmą nie byłoby możliwe gdyby nie przepływ informacji. Zgodnie ze swoją definicją, system ERP służy przede wszystkim do sprawnego przesyłu danych między działami. Dzięki działaniu na scentralizowanej bazie, informacje są pozbawione błędów, które mogłyby wystąpić przy przepisywaniu danych przez kilka różnych osób. Oprogramowanie klasy ERP łączy więc wszystkie procesy, które zachodzą w tle firmy i ułatwia szeroko pojęty back office.

 

E-commerce: wielokanałowość to nic nowego w branży e-commerce. Jak więc zoptymalizować ten proces i przyspieszyć realizację zamówień? Do zintegrowania sprzedaży z różnych platform przyda się system ERP. Funkcjonalności oprogramowania obejmują m.in. połączenie z marketplace’ami, kurierami i gospodarką magazynową. Twój biznes e-commerce zostaje zautomatyzowany, a Ty możesz zarządzać firmą z poziomu systemu ERP, będąc tam, gdzie Ci wygodnie.

 

Przeczytaj także: Przykłady systemów ERP. Jakie rozwiązanie wybrać do firmy?

 

 

ERP w chmurze czy on-premise – jaki rodzaj oprogramowania wybrać?

Przed wdrożeniem systemu ERP zastanów się, czego oczekujesz od programu. W przypadku licencji on-premise oprogramowanie jest instalowane na serwerach w Twojej firmie. Zyskujesz więc pełną kontrolę nad całą infrastrukturą i oprogramowanie. Możesz także zastosować dodatkowe środki bezpieczeństwa i maksymalnie zabezpieczyć się przed ingerencją osób trzecich w dane firmowe. Musisz jednak liczyć się z większymi kosztami – konieczna będzie budowa własnej zaawansowanej infrastruktury IT, utrzymanie jej oraz zatrudnienie osób odpowiedzialnych za ten obszar.. 

 

Co zaś z systemem ERP w chmurze? To rozwiązanie dla firm, które nie chcą inwestować we własne serwery i personel, który mógłby zarządzać oprogramowaniem. Biznesy te mogą także liczyć na mniejszy koszt początkowy, ponieważ nie muszą inwestować w skomplikowaną infrastrukturę IT. . Utrzymaniem i aktualizacją oprogramowania zajmie się wówczas firma wdrożeniowa, zaś przedsiębiorstwo będzie opłacać comiesięczny abonament.

 

Czy potrzebujesz systemu ERP? 5 pytań

Decyzja o wprowadzeniu nowych rozwiązań w firmie bywa trudna. Wciąż nie wiesz, czy system ERP jest dla Ciebie? Pozwól, że to ułatwimy. Odpowiedz na 5 krótkich pytań i sprawdź, czy Twój biznes potrzebuje wsparcia:

 

 

• Czy Twoi kontrahenci doświadczają opóźnień w realizowanych przez Ciebie zamówieniach?

 

• Czy trudno Ci uzyskać dokładne i aktualne informacje finansowe, aby podejmować strategiczne decyzje finansowe?

 

• Czy procesy HR w Twojej firmie są trudne do zarządzania, a obsługa wynagrodzeń i dokumentacji pracowników jest uciążliwa?

 

• Czy Twoja firma rośnie, a obecny system nie nadąża za rozwojem?

 

• Czy masz trudności w utrzymaniu spójności i dokładności danych między różnymi aplikacjami i arkuszami kalkulacyjnymi wykorzystywanymi w firmie?

 

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z powyższych pytań brzmi “tak”, to znak, że w Twojej firmie może brakować nowoczesnego systemu ERP. Co teraz? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z konsultacji eksperta. Przeanalizujemy Twoje potrzeby i dobierzemy program do zarządzania, który obsłuży procesy w Twoim biznesie. 

 

Skontaktuj się z nami!