Jak obliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop w 2024 roku?

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to kluczowe świadczenie dla pracowników, którzy zakończyli współpracę i nie zdążyli wykorzystać przysługującego im urlopu wypoczynkowego. Zgodnie z polskim prawem, w takiej sytuacji pracodawca musi wypłacić pracownikowi rekompensatę pieniężną. Jak ją obliczyć? Jakie są wyjątki od obowiązku wypłaty? Sprawdzamy, jak oblicza się ekwiwalent za urlop, przedstawiamy przykładowe wyliczenia na 2024 rok, a także pokazujemy, jak system ERP może zoptymalizować ten proces. Dowiedz się więcej!
 

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop – co to jest?

Urlop wypoczynkowy jest gwarantowany każdego pracownikowi zatrudnionemu na umowę o pracę i nie można się go zrzec. W przypadku gdy zatrudniony ma do wykorzystania zaległe dni urlopowe, musi je wykorzystać w tzw. naturze, czyli w formie wolnego od pracy.¹ Gdy jednak nie ma takiej możliwości, ponieważ stosunek pracy wygasł lub został rozwiązany, konieczne jest wypłacenie ekwiwalentu.²

Ekwiwalent za niewykorzystany urlop to świadczenie pieniężne od pracodawcy, które przysługuje pracownikowi zatrudnionemu na podstawie umowy o pracę w sytuacji, gdy stosunek pracy został rozwiązany lub wygasł, a pracownik nie wykorzystał przysługującego mu urlopu wypoczynkowego.
 
Prawo do odebrania ekwiwalentu za urlop przysługuje więc osobom, które spełniają oba warunki: mają nieodebrane dni urlopowe oraz zakończyły współpracę z danym podmiotem. Wysokość należnej rekompensaty pieniężnej jest regulowana rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku, w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2).
 

Czy pracodawca może nie wypłacić ekwiwalentu za urlop?

Pracodawca nie ma obowiązku wypłaty ekwiwalentu za niewykorzystany urlop, jeśli zarówno on, jak i pracownik, postanowią o wykorzystaniu tego urlopu w kolejnym zatrudnieniu. Zgodnie z art. 171 § 3 Kodeksu pracy, taka sytuacja ma miejsce tylko wtedy, gdy nowa umowa o pracę zostaje podpisana bezpośrednio po zakończeniu pierwszej umowy i dotyczy tego samego pracodawcy.³
 
W praktyce oznacza to, że jeżeli pracownik i pracodawca ustalą, że niewykorzystany urlop zostanie przeniesiony na nową umowę, pracodawca nie jest zobowiązany do wypłaty ekwiwalentu pieniężnego.
 

Jak obliczyć ekwiwalent za urlop?

Do wyliczenia ekwiwalentu za niewykorzystany urlop należy określić:
 

• współczynnik ekwiwalentu
• podstawę wymiaru ekwiwalentu
• liczbę zaległych dni urlopowych
• wymiar czasu pracy

 
Te składowe pozwalają precyzyjnie określić, ile wynosi ekwiwalent za urlop.
 

Współczynnik ekwiwalentu za urlop 2024

 
Sposób obliczania współczynnika ekwiwalentu za urlop jest regulowany przez przepisy. Od sumy wszystkich dni w danym roku kalendarzowym należy odjąć dni ustawowo wolne od pracy, niedziele oraz święta. Uzyskaną liczbę dzieli się przez 12 (czyli liczbę miesięcy w roku), a otrzymany wynik jest współczynnikiem ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w tym roku kalendarzowym.
 
Przykładowo w 2024 wyliczenia dla tego współczynnika wynoszą:
 

• 366 dni w roku
• 52 niedziele
• 52 soboty
• 11 dni świątecznych

366 dni – (52 niedziele + 52 soboty + 11 dni świątecznych) = 251.
 

251:12 miesięcy = 20,92
 

Wskaźnik ten jest dostosowywany proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. W związku z tym współczynnik ekwiwalentu za niewykorzystany urlop w 2024 wynosi:
 

• 20,92 w przypadku pełnego etatu
• 15,69 dla ¾ etatu
• 10,46 dla ½ etatu
• 5,23 dla ¼ etatu

 
Przeczytaj też: Jak wybrać system ERP w 4 krokach?
 

Podstawa wymiaru ekwiwalentu za urlop

 
Do wyliczeń niezbędne jest także ustalenie podstawy wymiaru ekwiwalentu, czyli przeciętne wynagrodzenie pracownika. W jego skład wchodzą:
 

• stałe składniki wynagrodzenia (pensja podstawowa) określane w stawce miesięcznej z miesiąca, w którym nabyto prawo do ekwiwalentu.

 

• zmienne składniki wynagrodzenia wypłacone w 3 miesiącach poprzedzających okres, w którym nabyto prawo do ekwiwalentu. Składniki te nie mogą przysługiwać za okres dłuższy niż 1 miesiąc (a więc są to np. premie miesięczne, dodatki za nadgodziny). Do wyliczeń przyjmuje się średnią ze wspomnianych 3 miesięcy.

 

• zmienne składniki wynagrodzenia za okres dłuższy niż 1 miesiąc wypłacone w ciągu 12 miesiącach poprzedzających miesiąc, w którym nabyto prawo do ekwiwalentu. Są to np. premie kwartalne.

 

Po zsumowaniu wszystkich składników otrzymasz podstawę wymiaru ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Podstawę tę należy następnie podzielić przez współczynnik ekwiwalentu. Uzyskany w ten sposób wynik dzieli się przez obowiązujący pracownika dobowy czas pracy, by określić ekwiwalent za jedną godzinę pracy.
 
Otrzymaną wartość mnożymy przez liczbę godzin zaległego urlopu, dzięki czemu wiemy, ile wynosi ekwiwalent za urlop.
 

Wyliczenie ekwiwalentu za urlop – przykład

Sposób obliczania ekwiwalentu warto zobrazować na przykładzie.
 

Ekwiwalent za urlop brutto czy netto?

W przypadku ekwiwalentu za urlop często pojawia się pytanie, czy obliczona kwota to netto czy brutto. Ta pieniężna rekompensata za niewykorzystane dni wypoczynkowe jest traktowana jako przychód ze stosunku pracy, dlatego pracodawca musi odprowadzić składki zdrowotne i społeczne. Co więcej, od kwoty naliczany jest również koszt uzyskania przychodu.
 
Wyliczony ekwiwalent za urlop brutto musi więc zostać opodatkowany i ozusowany, a dopiero potem staje się kwotą netto, którą pracownik otrzymuje.
 

Naliczanie ekwiwalentu z pomocą systemu ERP

System ERP z modułem kadrowo-płacowym znacząco ułatwia proces naliczania ekwiwalentu za niewykorzystany urlop. Dane dotyczące liczby zaległych dni urlopowych, wynagrodzenia, współczynnika ekwiwalentu oraz innych istotnych parametrów są uwzględniane przez oprogramowanie, a obliczenia odbywają się automatycznie po kliknięciu odpowiedniego przycisku w programie. Dzięki temu nie tylko zwiększa się efektywność działów kadrowo-płacowych, ale również minimalizuje ryzyko błędów.
 
Chcesz zautomatyzować pracę działu kadrowo-płacowego w swojej firmie? Skontaktuj się z nami i poznaj nasze rozwiązania!

 
 
Bibliografia:
 

1. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141)

 

2. Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 roku, w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (Dz. U. z 1997 r. Nr 2)

 

3. Ustawa z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. 1974 Nr 24 poz. 141)

 

4. Ustawa z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. 1991 Nr 80 poz. 350)