enova365 dla biur rachunkowych

Z raportu KPMG z 2018 roku pt. Outsourcing usług księgowych, prawnych i podatkowych w firmach wynika, że 65% przedsiębiorstw korzysta z outsourcingu, głównie księgowego. Z drugiej strony, już w 2018 roku w Polsce zarejestrowanych było ponad 70 000 biur rachunkowych, obsługujących około 2 000 000 przedsiębiorców. Z tego wynika, że rynek klientów dla biur rachunkowych jest duży i nadal się rozwija. Konkluzja – aby być konkurencyjnym, biura rachunkowe muszą się rozwijać, a najczęściej pomaga w tym nowoczesna technologia.

Patrząc na specyfikę pracy jaką jest obsługa klientów, biura rachunkowe już na starcie mają tę przewagę, że korzystają tylko z najlepszych systemów do obsługi księgowej, finansowej, czasami też kadrowej. Najlepszych – czyli jakich? Jakie pytania powinni zadać sobie księgowi i właściciele biur rachunkowych zanim zdecydują się zainwestować w nowe oprogramowanie księgowe?

1. Kiedy zmienić system?

To jedno z pytań, które nasuwa się najczęściej w sytuacji, kiedy biuro rachunkowe się rozwija i ma coraz więcej klientów. Jeżeli obecny system posiada ograniczenia np. w ilości przetwarzanych danych, jest nieaktualny, zmiany wymagają długotrwałej konfiguracji, to czas żeby zastanowić się nad nowym oprogramowaniem księgowym.

2. Czy nowe oprogramowanie będzie zgodne z aktualnymi przepisami prawa?

Zmiany przepisów szczególnie księgowych niestety zdarzają się często, do tego nie zawsze są one jasne, a terminy ich wprowadzania mogą się zmieniać. Dlatego warto korzystać z oprogramowania, które po pierwsze jest zawsze aktualne, po drugie część pracy wykona za Ciebie np. będzie gotowe na nowe stawki CIT, przypomni o zbliżającym się terminie złożenia deklaracji. Najwięksi producenci, jak Soneta sp. z o.o. odpowiadająca za system enova365 oraz jej autoryzowani partnerzy, edukują też swoich klientów organizując webinary, czy tworząc ebooki podsumowujące najważniejsze zmiany w prawie. Dzięki temu nie martwisz się zmianami w przepisach, wiesz że Twoje oprogramowanie zrobi to za Ciebie.

3. Dane moich klientów będą bezpieczne?

Obsługując wielu klientów musisz postawić na wydajny program księgowy, wydajność powinna iść w parze z bezpieczeństwem. Postaw na system, który jest polecany przez inne firmy, przez stowarzyszenia, na taki który przechowuje dane w chmurze i tam również automatycznie tworzy zapasowe dane. Sprawdź czy dostęp do danych możliwy jest tylko lokalnie czy też poprzez przeglądarkę internetową. Jeżeli za pośrednictwem WWW, to czy połączenie jest bezpieczne, szyfrowane. Ochrona danych to oczywiście RODO, ale też procedury oraz certyfikaty bezpieczeństwa.

Elementy dobrego programu księgowego na przykładzie enova365

Dobry program księgowy, przygotowany do pracy dla biur księgowych, poza prowadzeniem pełnej rachunkowości, ewidencji środków pieniężnych i innych niezbędnych obszarów oferuje też automatyzację niektórych działań np. ewidencjonowania i dekretacji dokumentów. Automatyzacja powtarzających się czynności sprawia, że masz więcej czasu na realną pomoc swoim klientom, a łatwe elementy, które często są czasochłonne, wykonuje za Ciebie system.

Przydatną funkcją są też przykładowo elektroniczne wyciągi bankowe, które pozwalają na importowanie wyciągów bankowych i ich bezpośrednią podstawową obsługę. Program enova365 zawiera także dedykowane różnym grupom użytkowników Pulpity, które pozwalają na sprawniejsze zarządzanie wnioskami pracowniczymi np. urlopami, wypłatami, delegacjami.

Praca na wielu bazach w systemie księgowym to możliwość wykonywania wielu operacji na raz np. konfiguracji czy archiwizowania baz danych. Pozwala też na zbiorcze generowanie niektórych dokumentów np. plików JPK.

Kolejnym elementem dobrego programu dla biur rachunkowych są dodatki oferowane przez producenta lub jego partnerów, które wspierają przykładowo importy oraz eksporty księgowe. Umożliwiają one sprawne przenoszenie danych między różnymi podmiotami – klientem i jego biurem rachunkowym. W systemie enova365 przenoszone dane zapisywane są w formacie tekstowym, opracowanym przez jego producenta.

Program dla biur rachunkowych powinien być też nowoczesny, a to oznacza że będzie mobilny. enova365 daje możliwość wglądu do danych z dowolnego urządzenia, wystarczy dostęp do przeglądarki internetowej. Oferuje także aplikację dedykowaną na urządzenia z systemem operacyjnym Android. Tzw. wersja Multi (przeglądarkowa) to także bezpieczeństwo danych w chmurze, a jak wiemy usługi chmurowe rosną w siłę i są obecnie bardzo silnym trendem.

Nowoczesne biuro rachunkowe powinno też korzystać z oprogramowania, które oferuje funkcjonalności typu Business Intelligence, pozwalające na pokazanie danych w sposób graficzny. Ułatwiają one tworzenie raportów, wizualizację danych. enova365 umożliwia dzielenie się tego typu danymi bezpośrednio z klientami biura rachunkowego.

DMS i OCR w firmie księgowej

DMS czyli Document Management System to system dedykowany do zarządzania dokumentami. Pozwala na gromadzenie, kompletowanie, wyszukiwanie i udostępnianie dokumentów, które powstają w firmie, innymi słowy do elektronicznego obieg dokumentów. enova365 jako dobry program księgowy posiada taki dedykowany moduł dla biur rachunkowych.

Co ważne, z DMS związana jest technologia OCR (Optical Character Recognition), która służy do rozpoznawania znaków i tekstów zapisanych w plikach graficznych lub formacie PDF, czyli najczęściej sprowadza się to do czytania zeskanowanych dokumentów. To ogromne usprawnienie dla biur rachunkowych, które dzięki temu nie muszą przepisywać danych przekazanych w dokumentach od klienta.

Jak to działa w praktyce? Biuro rachunkowe dostaje dokumenty w wersji papierowej, skanuje je, wprowadza do programu księgowego. System je rozpoznaje i ewidencjonuje. Dzięki temu wszystkie dokumenty są w wersji elektronicznej, eliminuje to ilość archiwum w wersji klasycznej, papierowej. To niezwykle cenne usprawnienie przy przepływie dokumentów. Workflow w programie księgowym pozwala na minimalizację popełnienia błędów przez pracowników, co za tym idzie mniejszą ilość korekt po stronie biura rachunkowego. Wykorzystując nowoczesne funkcjonalności wiele aspektów codziennej pracy zostanie zautomatyzowanych i usprawnionych.

Pulpit Klienta biura rachunkowego – jak usprawnia pracę i oszczędza czas

Program dla biur rachunkowych, szczególnie w czasie pracy zdalnej i rozproszonej, powinien ułatwiać pracę na linii klient – biuro rachunkowe, a lokalizacja i siedziby organizacji nie powinny być barierą. Żeby komunikacja była łatwa, szybka i oczywiście przyjemna, warto skorzystać z rozwiązania enova365 jakim jest Pulpit Klienta Biura Rachunkowego. To narzędzie służące do bezpośredniej komunikacji, które posiada cechy charakterystyczne dla usług Business to Business.

Jakie są najważniejsze funkcjonalności?

• Klient zyskuje podłączenie do swojej bazy stworzonej przez biuro rachunkowe.
• Klient może samodzielnie wystawić własne faktury, które trafią do bazy już w biurze rachunkowym.
• Pulpit pozwala na oznaczanie kartotek towarowych kodami GTU, które są od pewnego czasu wymogiem prawnym, ułatwia to pracę przy wystawianiu przez biuro pliku JPK.
• Klient może samodzielnie pobierać gotowe pliki przygotowane przez biuro np. te do przelewów, które klient musi samodzielnie wykonać.
• Biuro rachunkowe może przygotować dokumenty np. bilans, a klient w Pulpicie zyskuje do nich bezpośredni dostęp.

Jakie są zalety korzystania z Pulpitu Klienta Biura Rachunkowego?

• Samofakturowanie.
• Oszczędność czasu.
• Oszczędność pieniędzy.
• Zmniejszenie ilości dokumentów papierowych.
• Nieograniczone możliwości kontaktu.
• Bezpieczeństwo przekazywania i przechowywania danych.
• Brak blokady lokalizacyjnej (Klient jest w Warszawie, a Biuro rachunkowe w Szczecinie)

enova365 dla biura księgowego – dlaczego warto?

enova365 to oprogramowanie księgowe zarówno dla małych biur rachunkowych, jak i dużych, wielooddziałowych organizacji. Umożliwia tworzenie wszelkiego rodzaju sprawozdań finansowych tych podstawowych, ale też rozbudowanych analiz. Przez zakupem pomożemy Ci w analizie i dopasowaniu systemu do Twoich potrzeb. Decydując się na wdrożenie wybierzesz, które elementy i funkcjonalności są Ci potrzebne teraz, a które będą potrzebne za jakiś czas, w perspektywie rozwoju i zwiększenia np. obsługiwanych klientów.

Dlaczego enova365 to dobre oprogramowanie księgowe? Jest dostosowywane do zmieniających się wymogów prawnych, z drugiej strony jest stale rozwijane, aby zawsze odpowiadać na potrzeby klientów. Wiemy, że biuro rachunkowe ma swój specyficzny cykl pracy, że to trudna i skrupulatna praca, dlatego system automatyzuje wiele czynności i usprawniając pracę.

Chcesz dowiedzieć się, jakie korzyści przyniesie wdrożenie enova365 w Twoim biznesie? Skontaktuj się z nami!