System ERP – co to jest? Definicja, funkcje i budowa systemu do zarządzania firmą

System ERP, czyli Enterprise Resources Planning, to kompleksowe oprogramowanie wspomagające zarządzanie przedsiębiorstwem. Jest to narzędzie, które integruje kluczowe obszary działalności firmy, takie jak finanse, produkcja, magazyn, kadry czy zaopatrzenie.  Z jego funkcjonalności mogą skorzystać przedsiębiorstwa z przeróżnych branż: od e-commerce, przez usługi aż po sektor zdrowia, logistyki i transportu. Co kryje się pod skrótem ERP i czym tak naprawdę jest to oprogramowanie? 

 

System klasy ERP – co to jest? Definicja

ERP to skrót z angielskiego Enterprise Resource Planning i oznacza Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa. Zgodnie z definicją systemu klasy ERP jest to program do zarządzania procesami w biznesie, który usprawnia m.in. produkcję, łańcuch dostaw, handel, magazyn, a także dział księgowości czy kadry i płace. Składa się z połączenia modułów, które integrują się ze sobą i obsługują różne obszary firmy. 

 

Mówiąc o tym, co to jest system ERP, warto zaznaczyć, że jego kluczową cechą jest centralizacja danych w jednej bazie. Co to oznacza dla użytkowników? Po wprowadzeniu informacji do systemu stają się one natychmiast dostępne dla wszystkich osób z odpowiednimi uprawnieniami. Taki sposób zarządzania danymi ułatwia komunikację wewnętrzną i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich. 

 

Ponadto, system ERP można dopasować do specyficznych potrzeb i procesów każdej firmy, co czyni go elastycznym i skalowalnym. Dzięki temu przedsiębiorstwa mają możliwość dostosowania oprogramowania do swoich unikalnych wymagań oraz potrzeb związanych z rozwojem.

 

Początki systemów ERP – od tego się zaczęło

Początki systemów ERP sięgają lat 60. XX wieku, kiedy to przedsiębiorstwa zaczęły szukać sposobów na zautomatyzowanie swoich procesów biznesowych. Wówczas narodziła się idea integrowanego systemu informatycznego, który miałby obejmować wszystkie kluczowe obszary działalności firmy.

 

W latach 70. i 80. systemy ERP ewoluowały, stając się bardziej zaawansowane i kompleksowe. Pierwsze programy oferowały funkcje finansowe, a następnie rozszerzyły swoje możliwości o zarządzanie produkcją i magazynem. Jednak były to rozwiązania kosztowne i skomplikowane w implementacji.

 

W latach 90. to, czym są systemy ERP, stało się bardziej jasne. Postęp technologiczny (szczególnie w kontekście baz danych i sieci komputerowych) nadał temu oprogramowaniu wyjątkowe znaczenie. Firmy zaczęły dostrzegać korzyści z integracji wszystkich swoich procesów w jednym systemie.

 

Z biegiem czasu programy ERP i ich przeznaczenie ciągle się zmieniały. Dziś są to kompleksowe rozwiązania, które integrują się z różnymi obszarami firmy i z nowoczesnymi technologiami. Oferują też personalizowany wygląd, dopasowany do potrzeb przedsiębiorstwa. 

 

 

Budowa systemu ERP, czyli jak to działa?

System klasy ERP jest zbudowany z szeregu modułów. Każdy z nich odpowiada za inne procesy i wspomaga różne obszary funkcjonowania firmy, m.in.:

 

• kadry i płace
• magazyn
• produkcję
• finanse i księgowość
• logistykę
• administrację

 

W skład modułów do systemu ERP wchodzą również CRM, Business Inteligence czy obsługa serwisu. B2B. 

 

Budowa systemu ERP zakłada integrację wszystkich modułów. Rekordy z poszczególnych obszarów mają wspólną bazę danych, dzięki czemu każda osoba w firmie ma aktualne i zgodne z prawdą informacje. 

 

Co więcej, budowa oprogramowania klasy ERP pozwala na określenie, do jakich danych mają dostęp konkretne osoby. W ten sposób chronione są wrażliwe informacje.

 

Przykład

Pani Jadwiga, która obsługuje kadry w firmie, widzi wszystkie dokumenty związane z kwestiami kadrowo-płacowymi. Ma zatem dostęp m.in. do umów pracowników czy ich listy płac. Z kolei pan Marek, pracujący w dziale logistyki, nie ma dostępu do wspomnianych informacji. Choć oboje pracują na jednym systemie ERP, to mają różne możliwości dostępowe do danych.

 

Do czego służy system ERP?

Podstawową funkcją oprogramowania klasy ERP jest planowanie zasobów przedsiębiorstwa. Mowa zarówno o produktach, jak i maszynach, surowcach, a nawet ludziach. Dzięki scentralizowanej i zintegrowanej bazie danych system informatyczny pozwala na zarządzanie m.in.:

 

• infrastrukturą całej firmy
• środkami materialnymi, np. maszynami, materiałami, flotą firmową
• zasobami ludzkimi, czyli pracownikami i kontrahentami
• środkami finansowymi, tj. rozliczeniami i płynnością finansową przedsiębiorstwa

 

Program ERP – biznesowe korzyści dla całej firmy

Korzyści z wdrożenia systemu ERP to przede wszystkim sprawna kontrola nad procesami firmy oraz bezproblemowy przesył informacji między działami. Do zalet należy także zgodność oprogramowania z przepisami, możliwość automatyzacji procesów biznesowych oraz zarządzanie dostępnymi zasobami. Dzięki systemowi klasy ERP możesz też liczyć na takie korzyści jak usprawnienie księgowości, kontrola rentowności przedsiębiorstwa i szybsza realizacja zamówień.

 

Zgodność z przepisami

 

Jedną z kluczowych zalet systemu ERP jest jego zgodność z obowiązującymi przepisami. Oprogramowanie jest regularnie aktualizowane, dzięki czemu wszelkie zmiany legislacyjne są natychmiast uwzględniane. Co to oznacza dla użytkownika? Nie musisz obawiać się o prawidłowe naliczanie podatków ani realizację zobowiązań wobec pracowników, kontrahentów czy instytucji publicznych. Twój system ERP jest zawsze dostosowany do aktualnych regulacji prawnych.

 

Automatyzacja procesów biznesowych

 

Rutynowe zadania można skutecznie zautomatyzować, co przekłada się na wyższą efektywność pracowników. Przekazanie części obowiązków systemowi ERP zmniejsza również prawdopodobieństwo błędów wynikających z czynnika ludzkiego. Wielokrotne wprowadzanie danych, na przykład dotyczących stanów magazynowych, niesie ryzyko pomyłek, zwłaszcza gdy operuje się dużą ilością informacji.

 

Z pomocą systemu można również zautomatyzować procesy płacowe i kontrolę czasu pracy, monitorować postępy projektu czy efektywnie przetwarzać dokumenty. Do pomiaru postępu zadań oraz skutecznego zarządzania relacjami z klientami możesz wykorzystać funkcjonalności modułu CRM.

 

Sprawne zarządzanie zapasami materiałowymi

 

Rozsądnie gospodarowanie zapasami sprawia, że w przedsiębiorstwie znajduje się tylko tyle materiałów, ile rzeczywiście jest potrzebne. Unika się więc tworzenia złogów magazynowych, które zajmują jedynie cenną przestrzeń. Przy planowaniu gospodarki zapasowej należy jednak pamiętać, by zawsze zachować lekki zapas. Dzięki temu firma nie znajdzie się w sytuacji, gdzie musi przerwać świadczenie usług lub wyrób towarów ze względu na brak materiałów. 

 

Jakie działanie systemu ERP można wykorzystać przy zarządzaniu zapasami materiałowymi? Przede wszystkim oprogramowanie na bieżąco aktualizuje stany magazynowe. Jeśli towar zniknie z półki, system zaktualizuje liczbę dostępnych produktów. 

 

Funkcje ERP obejmują również prognozowanie zapotrzebowania na konkretne materiały. W efekcie otrzymujesz zestawienie, jakie surowce warto zamówić, by uniknąć braków. 

 

Szybsza realizacja zamówień z zachowaniem jakości

 

Lepszy przepływ danych umożliwia również sprawną realizację zamówień. Zarządzanie gospodarką magazynową pomaga uniknąć przestojów wynikających z braku surowców czy towarów. To jednak nie jedyna zaleta systemu ERP. Dzięki modułowi handlowo-magazynowemu możesz m.in. generować dokumenty sprzedaży. Otrzymasz także natychmiastową informację o bieżącym stanie rozrachunków z kontrahentem oraz warunkach handlowych. Wszystko to wspiera automatyzację procesów i przyspiesza realizację zamówień.

 

Oprogramowanie klasy ERP wzbogacone o system WMS odblokowuje natomiast pełen potencjał przedsiębiorstwa. Do Twojej dyspozycji pozostaje wówczas system do kompleksowego zarządzania magazynem wysokiego składowania. Zyskujesz m.in. panel do weryfikacji pakowania. Z jego pomocą magazynierzy zawsze mają pewność, że spakowali wszystko, co należy. Co więcej, WMS informuje, w jakiej części magazynu znajdują się produkty. To zaś skraca czas realizacji zamówienia. 

 

Usprawnienie księgowości

 

Czym jeszcze jest system ERP? To wszechstronna pomoc dla działu księgowości. Ręczne przygotowywanie i archiwizowanie dokumentów przez księgowych jest czasochłonne i podatne na błędy ludzkie. Problem staje się szczególnie widoczny, gdy firma codziennie obsługuje dziesiątki lub setki kontrahentów. Wówczas zbyt wolna praca działu księgowości może opóźniać inne procesy w firmie, a błędy mogą prowadzić do pogorszenia relacji z partnerami biznesowymi i konsekwencji prawnych.

 

Moduł księgowości w systemie ERP automatyzuje rutynowe zadania i odciąża pracowników. Dzięki niemu Twoi księgowi mogą m.in.:

 

• tworzyć zaawansowane wzory dokumentów w automatycznych modułach księgowych
• korzystać z automatycznej dekretacji dokumentów po ich wystawieniu
• składać deklaracje podatkowe online (VAT-7 i VAT-UE)
• generować wezwania do zapłaty i potwierdzenia przelewów
• przygotowywać raporty i zestawienia finansowe

 

Kontrola rentowności i analityka biznesowa

 

W rozwojowej firmie nie może zabraknąć narzędzi do analizy biznesowej. System informatyczny ERP, który jest wyposażony w moduł Business Inteligence, pełni funkcję rejestratora danych, a następnie tworzy z niego rozmaite raporty. Co to w praktyce oznacza dla Twojej firmy? 

 

Zyskujesz potężne narzędzie do analizy wszystkich obszarów przedsiębiorstwa. Z jego pomocą możesz m.in. dowiedzieć się, które produkty są najbardziej rentowne i na tej podstawie prognozować przyszłą sprzedaż. Dzięki modułowi BI z łatwością określisz też kluczowych klientów i przeanalizujesz obroty firmy. Narzędzie wskaże również jak wygląda dynamika sprzedaży w poszczególnych regionach, co pozwoli Ci np. wdrożyć akcję promocyjną w konkretnych punktach firmy.

 

Kluczową funkcjonalnością systemu ERP połączonego z modułem Business Intelligence jest jego elastyczność. Podczas wdrożenia analizujemy potrzeby Twojego biznesu i modyfikujemy raporty w taki sposób, by dostarczały Ci same potrzebne dane. Wybierasz więc, czy chcesz korzystać ze wszystkich możliwości systemu, czy z wybranych obszarów, np. analityki sprzedaży, kosztów produkcji lub kontrollingu.

 

 

Jak wykorzystać oprogramowanie ERP? 5 obszarów firmy, które korzystają

 

Handel i dystrybucja: to, w jaki sposób działa system ERP, czyni go idealnym wsparciem dla sprzedaży. Umożliwia ustalanie indywidualnych warunków sprzedaży, ułatwia zarządzanie promocjami i zwrotami, a także pomaga w monitorowaniu stanów magazynowych. Dodatkowo, oprogramowanie ERP wspiera pracę działu handlowego w firmie, oferując funkcje obsługi elektronicznej wymiany dokumentów.

 

Sprawdź, jak pomagamy branży spożywczej 

 

Logistyka: optymalna ścieżka przejścia dla magazynierów nie tylko ułatwia ich pracę, ale i zwiększa wydajność pracowników. W przygotowaniu wizualizacji rozmieszczenia regałów pomoże Ci system do zarządzania logistyką. Wśród funkcji ERP znajdziesz też weryfikację wydań i przyjęć i wystawianie dokumentów magazynowych. Chcesz jeszcze bardziej usprawnić działania w magazynie? Poznaj system WMS, zautomatyzuj pracę magazynierów i skaluj swój biznes.

 

Produkcja: działanie systemu klasy ERP możesz wykorzystać na wielu polach produkcji. Funkcjonalności oprogramowania przydadzą się Twojej firmie m.in. do sterowania produkcją, rozliczania jej, mierzenia kosztów produkcyjnych czy do zautomatyzowania procesu paletowania. ERP w tym obszarze biznesu służy także do “odchudzania” produkcji, czyli do dążenia do lean manufacturingu i eliminacji mało skutecznych działań.

 

Back office: administrowanie firmą nie byłoby możliwe gdyby nie przepływ informacji. Zgodnie ze swoją definicją, system ERP służy przede wszystkim do sprawnego przesyłu danych między działami. Dzięki działaniu na scentralizowanej bazie, informacje są pozbawione błędów, które mogłyby wystąpić przy przepisywaniu danych przez kilka różnych osób. Oprogramowanie klasy ERP łączy więc wszystkie procesy, które zachodzą w tle firmy i ułatwia szeroko pojęty back office.

 

E-commerce: wielokanałowość to nic nowego w branży e-commerce. Jak więc zoptymalizować ten proces i przyspieszyć realizację zamówień? Do zintegrowania sprzedaży z różnych platform przyda się system ERP. Funkcjonalności oprogramowania obejmują m.in. połączenie z marketplace’ami, kurierami i gospodarką magazynową. Twój biznes e-commerce zostaje zautomatyzowany, a Ty możesz zarządzać firmą z poziomu systemu ERP, będąc tam, gdzie Ci wygodnie.

 

Przeczytaj także: Przykłady systemów ERP. Jakie rozwiązanie wybrać do firmy?

 

 

ERP w chmurze czy on-premise – jaki rodzaj oprogramowania wybrać?

Przed wdrożeniem systemu ERP zastanów się, czego oczekujesz od programu. W przypadku licencji on-premise oprogramowanie jest instalowane na Twoich wewnętrznych serwerach. Zyskujesz wówczas pełną kontrolę nad wdrożonym rozwiązaniem. Możesz także zastosować dodatkowe środki bezpieczeństwa i maksymalnie zabezpieczyć się przed ingerencją osób trzecich w dane firmowe. Musisz jednak liczyć się z większymi kosztami wdrożenia oraz utrzymać swoją infrastrukturę IT. 

 

Co zaś z systemem ERP w chmurze? To rozwiązanie dla firm, które nie chcą inwestować we własne serwery i personel, który mógłby zarządzać oprogramowaniem. Biznesy te mogą także liczyć na nieco tańsze wdrożenie oraz mobilny dostęp do programu z dowolnego miejsca na świecie. Z drugiej strony firmy te będą zmuszone poświęcić część funkcjonalności, bowiem ERP w chmurze ma ograniczone możliwości dostosowywania modułów. 

 

Czy potrzebujesz systemu ERP? 5 pytań

Decyzja o wprowadzeniu nowych rozwiązań w firmie bywa trudna. Wciąż nie wiesz, czy system ERP jest dla Ciebie? Pozwól, że to ułatwimy. Odpowiedz na 5 krótkich pytań i sprawdź, czy Twój biznes potrzebuje wsparcia:

 

 

• Czy Twoi kontrahenci doświadczają opóźnień w realizowanych przez Ciebie zamówieniach?

 

• Czy trudno Ci uzyskać dokładne i aktualne informacje finansowe, aby podejmować strategiczne decyzje finansowe?

 

• Czy procesy HR w Twojej firmie są trudne do zarządzania, a obsługa wynagrodzeń i dokumentacji pracowników jest uciążliwa?

 

• Czy Twoja firma rośnie, a obecny system nie nadąża za rozwojem?

 

• Czy masz trudności w utrzymaniu spójności i dokładności danych między różnymi aplikacjami i arkuszami kalkulacyjnymi wykorzystywanymi w firmie?

 

Jeśli odpowiedź na którekolwiek z powyższych pytań brzmi “tak”, to znak, że w Twojej firmie może brakować nowoczesnego systemu ERP. Co teraz? Skontaktuj się z nami i skorzystaj z konsultacji eksperta. Przeanalizujemy Twoje potrzeby i dobierzemy program do zarządzania, który obsłuży procesy w Twoim biznesie.