Case studies - Teatr Wybrzeże

Zobacz case study z wdrożenia systemu enova365 w Teatrze Wybrzeże

Case studies - Teatr Wybrzeże

Zobacz case study z wdrożenia systemu enova365 w Teatrze Wybrzeże

Teatr Wybrzeże (dawniej Miejski Teatr Wybrzeże i Państwowy Teatr Wybrzeże w Gdańsku) został założony 20 listopada 1946. Obecnie jest jednym z najbardziej znanych i cenionych miejsc na teatralnej mapie Polski. Rocznie odwiedza go ponad 100 tysięcy widzów. Spektakle teatru goszczą na najważniejszych festiwalach w Polsce m.in. na Warszawskich Spotkaniach Teatralnych, Boskiej Komedii i Festiwalu Prapremier.

Zespół artystyczny Teatru Wybrzeże jest laureatem najbardziej prestiżowych polskich nagród teatralnych m.in.: Nagroda im. Konrada Swinarskiego dla Grzegorza Wiśniewskiego za reżyserię „Zmierzchu Bogów” oraz Paszport Polityki dla Eweliny Marciniak. Obecnie Teatr Wybrzeże dysponuje pięcioma scenami: Duża Scena, Czarna Sala im. Stanisława Hebanowskiego, Scena Malarnia w Gdańsku, Scena Kameralna w Sopocie oraz Scena Letnia w Pruszczu Gdańskim.

Najważniejsze fakty o Teatrze Wybrzeże

Branża:
Kultura/Rozrywka

widzów
rocznie

premier
rocznie

Rozpoznawalny
w całej Polsce

Pobierz pełne case study Teatr Wybrzeże

Zobacz zastosowany system w praktyce.

Dane projektu

Nazwa firmy
Teatr Wybrzeże

Branża
Kultura/Rozrywka

Zasięg terytorialny
Polska

Rok wdrożenia
2017

Wdrożony system
enova365

Czynniki warunkujące potrzebę zmiany systemu w Teatrze Wybrzeże

Przed wdrożeniem systemu enova365 Teatr Wybrzeże pracował na kilku autonomicznych systemach, co wpływało na organizację i komfort pracy. Ze względu na specyfikę działania przedsiębiorstwa ważną rolę odgrywa ewidencja elementów wyposażenia, która jak dotąd prowadzona była w osobnym systemie. Ponadto nie było możliwości importu danych z systemu sprzedaży i rezerwacji biletów do systemu księgowego.

Dodatkowo żaden z systemów nie umożliwiał przygotowania i wysyłki kompletu plików JPK. W rezultacie, obecność kilku systemów skutkowało rozproszeniem danych, a w efekcie końcowym wydłużało czas pozyskiwania i opracowania potrzebnej informacji.

Przed wdrożeniem oprogramowania, które zaproponowała firma Ekspert, wiele problemów przysparzała nam ewidencja wyposażenia. Dodatkowo zależało nam na tym, aby sprawnie zarządzać wszystkimi procesami i zintegrować dane w jednym miejscu. Dzięki rozwiązaniu, którym okazała się enova365, m.in. o połowę zredukowaliśmy czas przeprowadzania corocznego spisu środków trwałych i wyposażenia. System pomaga nam w opanowaniu sytuacji, dzięki czemu możemy skupić się na tym, co najważniejsze – przygotowywaniu kolejnych premier teatralnych.

Adam Orzechowski – Dyrektor Teatru Wybrzeże

Największe wyzwania

Zobacz, jakie wyzwania stały przed wdrożeniem systemu enova365 w Teatrze Wybrzeże

  • Stworzenie rozwiązania integrującego wszystkie istotne dane w jednym miejscu.
  • Sprawne i kompleksowe zarządzanie wszystkimi procesami.
  • Usprawnienie procesu ewidencji wyposażenia.
  • Import danych z systemu sprzedaży i rezerwacji biletów do systemu księgowego.
  • Możliwość przygotowania i wysyłki kompletu plików JPK przez system.
  • Skrócenie czasu pozyskiwania i opracowywania informacji.

Rozwiązanie od Ekspert Systemy Informatyczne

Automatyzacja w dynamicznym środowisku pracy

Codzienność Teatru Wybrzeże powiązana jest z dużą dynamiką. Inscenizacje stałe, czasowe, zmiany scen, nowe i wypożyczone rekwizyty oraz nietypowe kostiumy.

Pracownicy mają obowiązek rejestracji całej gamy wyposażenia wykorzystanego w przedstawieniu, w celu sporządzania sprawozdań finansowych. W tak dużym obiekcie proces ewidencjonowania wyposażenia był żmudny, czasochłonny i wymagał zaangażowania wielu osób. Ekspert zaproponował rozwiązanie, dzięki któremu można było te działania zautomatyzować.

Kompleksowy system, ułatwiający codzienną pracę

Kluczowym celem, jaki został postawiony przed systemem enova365, była optymalizacja pracy wykonywanej podczas spisu wyposażenia z natury.

Przed wdrożeniem pracownicy generowali papierowe arkusze spisu środków trwałych, a spis przeprowadzali ręcznie, aby w kolejnym kroku wprowadzić jego wyniki do systemu komputerowego. Nie tylko był to bardzo czasochłonny proces, ale również zwiększał ryzyko błędów. Dodatkowo znajdował się w odrębnym systemie niezwiązanym z procesem księgowości. Rozwiązanie zaproponowane przez firmę Ekspert dało możliwość tworzenia profesjonalnych zestawień czy analiz, które ułatwiły pracę zaangażowanym osobom.

Ewidencjonowanie przedmiotów w systemie

Dzięki wdrożeniu systemu enova365 każdy środek trwały zyskał przypisany w systemie opis

i kod kreskowy, który jest drukowany na etykietach, przyklejanych na ewidencjonowanych przedmiotach. Podczas inwentaryzacji specjalnie przygotowane arkusze trafiają na kolektory danych, za pomocą których można zeskanować kody kreskowe z etykiet. Odczytana informacja trafia bezpośrednio do systemu enova365.

Nowoczesna inwentaryzacja

Udogodnieniem jest także możliwość szybkiego zlokalizowania danego obiektu w Teatrze.

Podczas inwentaryzacji będzie można wskazać zmiany w lokalizacji poszczególnych środków trwałych (np. według systemu dany środek powinien znajdować się w lokalizacji A, a inwentaryzacja wykazała, że znajduje się w lokalizacji B).

Pobierz pełne case study Teatr Wybrzeże

Zobacz zastosowany system w praktyce.

Korzyści z wdrożenia systemu enova365 w Teatrze Wybrzeże

Dzięki dokładnej analizie przedsiębiorstwa i możliwościom dostosowania systemu do potrzeb Teatru, wdrożenie enova365 pozwoliło na osiągnięcie wielu korzyści:

  • Dostęp do wartościowych danych, które są aktualizowane w czasie rzeczywistym.
  • Możliwość przygotowania i wysłania kompletu danych istotnych z punktu widzenia JPK.
  • Łatwiejsze wprowadzanie danych pracowniczych.
  • Przechowywanie wszystkich informacji zebranych w jednym miejscu.
  • Redukcja czasu przeprowadzania corocznego spisu środków trwałych i wyposażenia o ponad 50%.
  • Możliwość szybkiego odszukania wyposażenia z wykorzystaniem terminali przenośnych.
  • Umożliwienie zaimportowania danych do systemu księgowego z zewnętrznego sytemu rezerwacji i sprzedaży biletów.