Akta osobowe pracownika – co zawiera część A, B, C, D i E?
Akta osobowe pracownika to jeden z najważniejszych elementów dokumentacji pracowniczej. Pracodawca musi prowadzić je osobno dla każdego pracownika i przechowywać w odpowiednim porządku. Obecnie akta osobowe składają się z pięciu części: A, B, C, D i E.
W artykule wyjaśniamy, co zawiera każda część akt osobowych, gdzie przechowywać najważniejsze dokumenty i jak prowadzić teczkę pracowniczą, aby zachować porządek w kadrach. Pokazujemy też, jak elektroniczna dokumentacja pracownicza i system ERP mogą ułatwić codzienną pracę działu kadr i płac.
Spis treści
Dokumentacja pracownicza – co to jest?
Dokumentacja pracownicza to wszystkie dokumenty, które pracodawca prowadzi w związku z zatrudnieniem pracownika. Obejmuje zarówno akta osobowe pracownika, jak i dokumenty dotyczące czasu pracy, urlopów czy wynagrodzeń.
Akta osobowe są więc tylko jedną częścią dokumentacji pracowniczej. To w nich znajdują się dokumenty podzielone na części A, B, C, D i E. Poza aktami pracodawca prowadzi też m.in. ewidencję czasu pracy, dokumentację urlopową oraz dokumentację związaną z wypłatą wynagrodzenia.
Przeczytaj też: Lista płac – co zawiera i jak obliczyć wynagrodzenia pracowników?
Takie rozróżnienie jest ważne, bo nie każdy dokument dotyczący pracownika powinien trafić do teczki osobowej. Część dokumentów należy przechowywać osobno, zgodnie z ich przeznaczeniem i zasadami prowadzenia dokumentacji pracowniczej.
Z czego składają się akta osobowe pracownika?
Akta osobowe pracownika składają się z pięciu części: A, B, C, D i E. Każda z nich obejmuje inny rodzaj dokumentów – od etapu rekrutacji, przez przebieg zatrudnienia, aż po zakończenie pracy i dokumenty związane z odpowiedzialnością pracownika.
Na telefonie przesuń tabelę w bok, aby zobaczyć wszystkie kolumny.
Teczka akt osobowych pracownika powinna być prowadzona osobno dla każdej osoby. Dokumenty warto układać chronologicznie i przypisywać do właściwego miejsca. Przy większej liczbie pracowników pomaga w tym system kadrowo-płacowy, który porządkuje dokumenty w kartotece pracownika.
Akta osobowe część A
Część A akt osobowych zawiera dokumenty związane z ubieganiem się o zatrudnienie. To materiały zebrane jeszcze przed podpisaniem umowy, czyli na etapie rekrutacji i kierowania kandydata do pracy.
W części A przechowuje się m.in.:
- kwestionariusz osobowy kandydata,
- dokumenty potwierdzające kwalifikacje, jeśli są wymagane na danym stanowisku,
- skierowanie na wstępne badania lekarskie,
- orzeczenie lekarskie z badań wstępnych,
- inne dokumenty z procesu rekrutacji, które pracodawca może legalnie przechowywać.
Warto pamiętać, że część A akt osobowych nie powinna być miejscem na wszystkie dokumenty z rekrutacji. Pracodawca powinien przechowywać tylko te dane i dokumenty, które są potrzebne do zatrudnienia oraz mają podstawę prawną do przetwarzania.
Akta osobowe część B
Część B akt osobowych obejmuje dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy i przebiegiem zatrudnienia. To najobszerniejsza część teczki pracowniczej, bo trafiają do niej dokumenty powstające od momentu zatrudnienia aż do zakończenia pracy.
W części B przechowuje się m.in.:
- umowę o pracę,
- potwierdzenie warunków zatrudnienia,
- zakres obowiązków,
- oświadczenia pracownika,
- potwierdzenie zapoznania się z regulaminem pracy,
- dokumenty BHP,
- dokumenty dotyczące podnoszenia kwalifikacji,
- dokumenty związane z pracą zdalną,
- aneksy do umowy,
- dokumenty dotyczące zmiany warunków zatrudnienia,
- dokumenty związane z uprawnieniami rodzicielskimi.
Część B akt osobowych jest zwykle najbardziej rozbudowana. W praktyce pracodawcy często dzielą ją na mniejsze części tematyczne, np. B1, B2 czy B3, aby łatwiej zachować porządek w dokumentach.
Co warto wydzielić w części B jako B1, B2, B3?
Podział części B na mniejsze grupy nie musi wyglądać tak samo w każdej firmie. Można jednak uporządkować dokumenty tematycznie, np.:
- B1 – dokumenty związane z nawiązaniem stosunku pracy,
- B2 – przebieg zatrudnienia, aneksy i zmiany warunków,
- B3 – szkolenia, kwalifikacje i dokumenty BHP,
Taki podział nie jest obowiązkowy, ale pomaga szybciej znaleźć dokumenty – zarówno w papierowej teczce, jak i w elektronicznych aktach osobowych.
Akta osobowe część C
Część C akt osobowych zawiera dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia. Trafiają tu więc dokumenty, które powstają przy rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy.
W części C przechowuje się m.in.:
- wypowiedzenie umowy o pracę,
- porozumienie stron,
- dokumenty dotyczące rozwiązania umowy bez wypowiedzenia,
- kopię świadectwa pracy,
- dokumenty dotyczące ekwiwalentu za urlop,
- dokumenty związane z zajęciem wynagrodzenia, jeśli dotyczą zakończenia zatrudnienia,
- umowę o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy, jeśli została zawarta.
Akta osobowe część D
Część D akt osobowych obejmuje dokumenty związane z odpowiedzialnością porządkową pracownika. Trafiają tu przede wszystkim dokumenty dotyczące kar, które po określonym czasie mogą zostać uznane za niebyłe.
W części D przechowuje się m.in.:
- odpis zawiadomienia o ukaraniu,
- dokumenty dotyczące kary upomnienia,
- dokumenty dotyczące kary nagany,
- dokumenty dotyczące kary pieniężnej,
- dokumenty związane z usunięciem informacji o karze po jej zatarciu.
Część D akt osobowych warto prowadzić tak, aby łatwo oddzielić dokumenty dotyczące poszczególnych kar. To ważne, bo po zatarciu kary dokumenty z nią związane powinny zostać usunięte z akt pracownika.
Akta osobowe część E
Część E akt osobowych zawiera dokumenty związane z kontrolą trzeźwości pracownika lub kontrolą na obecność środków działających podobnie do alkoholu. Dotyczy więc tylko tych sytuacji, w których takie dokumenty rzeczywiście powstają.
W części E przechowuje się m.in.:
- informację dotyczącą kontroli trzeźwości przeprowadzonej przez pracodawcę,
- informację dotyczącą badania stanu trzeźwości przez uprawniony organ,
- dokumenty dotyczące kontroli na obecność środków działających podobnie do alkoholu,
- informacje o dacie, godzinie i wyniku kontroli, jeśli zgodnie z przepisami mogą być przechowywane.
Nie każdy dokument związany z kontrolą trzeźwości trafia do części E. Na przykład potwierdzenie poinformowania pracownika o wprowadzeniu takiej kontroli może znaleźć się w części B, ponieważ dotyczy przebiegu zatrudnienia i informacji przekazanych pracownikowi.
Wgląd w akta pracownicze – kto może mieć dostęp?
Akta pracownicze zawierają dane osobowe, dlatego dostęp do nich powinny mieć tylko osoby uprawnione. Najczęściej są to: pracodawca, pracownicy działu kadr i płac oraz osoby, które odpowiadają za obsługę dokumentacji pracowniczej.
Pracownik ma prawo do wglądu w swoje akta osobowe. Może też poprosić o kopię całości lub części dokumentacji. Nie powinien jednak mieć dostępu do akt innych pracowników.
W praktyce dostęp do teczki pracowniczej powinien być kontrolowany. Dotyczy to zarówno dokumentów papierowych, jak i elektronicznej dokumentacji pracowniczej.W systemie kadrowo-płacowym można łatwiej nadać odpowiednie uprawnienia, sprawdzić historię działań i ograniczyć ryzyko dostępu do danych przez osoby nieupoważnione.
W przypadku elektronicznych dokumentów pomocny może być także moduł DMS, który wspiera kontrolę dostępu, obieg dokumentów i archiwizację plików.
Jak długo przechowywać akta osobowe pracownika?
Okres przechowywania akt osobowych zależy od tego, kiedy pracownik został zatrudniony. Najczęściej dokumentację pracowniczą przechowuje się przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym ustał stosunek pracy. Dotyczy to osób zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.
W przypadku starszych akt mogą obowiązywać inne terminy:
- dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. – 50 lat,
- dla pracowników zatrudnionych w latach 1999–2018 – co do zasady 50 lat, ale okres ten można skrócić do 10 lat po spełnieniu wymaganych warunków, m.in. przekazaniu odpowiednich dokumentów do ZUS.
Po upływie okresu przechowywania pracodawca może zniszczyć akta, ale powinien wcześniej upewnić się, że dokumenty nie są już potrzebne np. do rozliczeń, kontroli albo postępowań. W praktyce warto też pilnować tych terminów w systemie kadrowo-płacowym, aby uniknąć przechowywania dokumentacji dłużej, niż jest to potrzebne.
Elektroniczna dokumentacja pracownicza i system ERP
Dokumentacja pracownicza może być prowadzona w formie papierowej albo elektronicznej. Elektroniczne teczki osobowe ułatwiają porządkowanie akt, szybkie wyszukiwanie dokumentów i kontrolę dostępu do danych pracowników.
W praktyce system ERP może wspierać prowadzenie dokumentacji pracowniczej przez:
- przypisywanie dokumentów do właściwych części akt osobowych,
- prowadzenie kartoteki pracownika w jednym miejscu,
- porządkowanie dokumentów według dat i kategorii,
- kontrolę uprawnień użytkowników,
- szybsze wyszukiwanie umów, aneksów, oświadczeń czy świadectw pracy,
- rejestrowanie historii zmian,
- połączenie dokumentacji z kadrami, płacami, czasem pracy i urlopami.
Dowiedz się więcej: System ERP: co to jest, jak działa, moduły, koszty i wdrożenie (2026)
Dzięki temu dział kadr nie musi szukać dokumentów w wielu miejscach, a firma łatwiej zachowuje porządek i zgodność z dokumentacją pracowniczą. To szczególnie ważne tam, gdzie pracodawca prowadzi wiele teczek pracowniczych i chce ograniczyć ryzyko błędów.
W Ekspercie pomagamy firmom dobrać i wdrożyć system ERP dopasowany do ich procesów kadrowo-płacowych. Sprawdź możliwości enova365 oraz Streamsoft w obszarze kadr, płac i elektronicznej dokumentacji pracowniczej.
FAQ — najczęstsze pytania o dokumentację pracowniczą
Zebraliśmy odpowiedzi na najczęstsze pytania dotyczące akt osobowych, dokumentacji pracowniczej i elektronicznych teczek osobowych.
Bibliografia:
1. https://www.gov.pl/web/rodzina/akta-osobowe
2. https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/00101
3. https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/kodeks-pracy-16789274/art-113
O autorze
Ekspert Systemy Informatyczne
Jesteśmy firmą technologiczną, która od ponad 30 lat dostarcza biznesowe systemy IT wraz z autorskimi, dedykowanymi rozwiązaniami branżowymi. Ponad 850 wdrożeń u naszych Klientów z całej Polski.
Zobacz również inne artykuły:
